Opgavegericht samenwerken in Almere

Hoe je een marathon met sprints als estafette kunt lopen

Voor iemand die net met hardlopen begint, lijkt een marathon een welhaast onmogelijke opgave.  Het vraagt een ijzeren discipline, veel trainen en voldoende uithoudingsvermogen. Wat de marathon voor de beginnend hardloper is, is het opgavegericht werken voor een gemeente als Almere.

Almere verandert, iedere dag weer. En de gemeentelijke organisatie verandert ook; geleidelijk en soms nauwelijks waarneembaar. De afgelopen twee jaar echter duidelijk zichtbaar door een reorganisatie. In 2018 namen we, zoals veel gemeenten al veel eerder voor ons gedaan hadden, afscheid van het dienstenmodel. We wilden een wendbare en op samenwerking gerichte organisatie zijn die écht contact met de stad maakt. Maar een nieuwe structuur, in ons geval een (platter) afdelingsmodel, zegt nog weinig over het vermogen om opgavegericht te werken.

‘Dé gemeente Almere bestaat niet’

Voor de buitenwereld zijn we één organisatie. Maar dé gemeente Almere bestaat niet. We zijn, om met de woorden van hoogleraar Change and Implementation Thijs Homan te spreken, een losvaste verzameling van allerlei informele groepen, coalities, stromingen en partijen. Intern benadrukken we soms nog te veel het eigen afdelingsbelang. Maar opgaven doen zich zelden binnen één afzonderlijke afdeling voor en dus is juist de interne samenwerking zo belangrijk. In Almere gingen we daarom dit voorjaar aan de slag met de zogenaamde oplossingsruimte.

Maak ruimte
Het idee achter de oplossingsruimte is simpel. Binnen de oplossingsruimte staat de opgave centraal. We creëren ruimte om een oplossing voor een vraagstuk te vinden. Ruimte in de agenda’s door op een vaste middag in de week aan een vraagstuk te werken. Ruimte in de organisatie door met collega’s uit verschillende afdelingen aan die opgave te werken. Mentale ruimte, door juist niet enkel experts te bevragen, maar vooral collega’s die nog niet eerder met het vraagstuk te maken hebben gehad; we noemen hen ‘de frisdenkers’. En we nemen de ruimte om met een voor ons nieuwe methode, Design Thinking, te werken.
Bij Design Thinking staat het perspectief van de klant, voor ons vaak de inwoner, centraal. Om een vraagstuk écht op te kunnen lossen, is het van belang dat je daadwerkelijk begrip hebt voor en je verdiept in het probleem en de probleemeigenaar. Dat is het vertrekpunt. Vervolgens moet een oplossing technisch mogelijk en bovendien uitvoerbaar zijn. Om hier te komen, doorloop je zes stappen. Waarbij je altijd een stapje terug kunt doen als nieuwe inzichten daar aanleiding toe zijn.

Hondenpoep
Collega’s van verschillende afdelingen gingen aan de slag met één van de grootste ergernissen van inwoners van Almere: hondenpoep. Zes weken lang werkten zij op maandagmiddag aan een oplossing voor dit vraagstuk in de Kimwierde, in Almere Haven. Met het herinrichten van de openbare ruimte is het voorkomen van overlast door hondenpoep een actueel vraagstuk.

‘Bij Design Thinking staat het perspectief van de inwoner centraal’

Het begint met begrip. En dus togen de ambtenaren naar de Kimwierde om daar met inwoners en collega ambtenaren te spreken. Daarna werd het vraagstuk gedefinieerd. Op basis van de (bijgestelde) vraag, werden zo’n 150 ideeën voor een mogelijke oplossing van het vraagstuk bedacht. Van de aanschaf van poepzuigers tot het winnen van biogas voor het laten branden van de straatverlichting. En van een poeploterij tot het maken van een hondentoilet. Enkele ideeën werden uitgewerkt tot een prototype. Het ontwerp werd vervolgens getest en tot slot gepresenteerd aan een jury bestaande uit inwoners, betrokken ambtenaren en de verantwoordelijk wethouder. De zes stappen van Design Thinking werden niet in één keer doorlopen, maar iedere week stond één stap centraal. Geen marathon dus, maar zes sprints.

Zelfreinigend vermogen
Bij dit vraagstuk zijn in Almere maar liefst acht afdelingen betrokken. Afdelingen die in de praktijk soms tegengestelde opvattingen en belangen hebben. Hondenpoep is op zichzelf misschien geen ingewikkeld vraagstuk, maar de wijze waarop wij hier intern samen aan werken is dat wel. Dit voorbeeld laat zien dat om opgavegericht te kunnen werken, interne samenwerking essentieel is. De aanwezigheid van inwoners en hun deelname aan de jury plaatst die interne samenwerking onder een vergrootglas. Want voor hen zijn wij immers één organisatie. En in aanwezigheid van inwoners soebatten over afdelingsbelangen, dat doe je niet. Je bewust zijn van het perspectief van de inwoners leidt tot zelfreinigend vermogen.
De oplossing voor het vraagstuk in de Kimwierde werd gevonden in de aanleg van enerzijds een speelveld voor kinderen en anderzijds een speelveld voor de hond. Er komen extra prullenbakken, hondenpoep en wat je er mee doet en kunt krijgt een positieve framing en inwoners worden betrokken bij het beheer van het gebied. Daarmee is er op één concrete plek in de stad een oplossing voor het probleem. Maar ook op andere plekken in de stad blijft hondenpoep een ergernis. We dragen het stokje daarom over. Betrokken afdelingsmanagers gaan samen aan de slag met de ideeën en kijken wat zij in gezamenlijkheid kunnen realiseren. Bijvoorbeeld door de aanschaf van een poepzuiger of door betere communicatie over plekken waar honden vrij mogen lopen.

Estafette
Maar dit vraagstuk en de eerste kennismaking met Design Thinking heeft ons nog veel meer gebracht:

  • inwoners zijn betrokken en aanwezig geweest waarmee ook voor de deelnemers duidelijk is en blijft voor wie we dit doen;
  • frisdenkers én betrokken experts hebben hun netwerk vergroot;
  • betrokkenen hebben inzicht gekregen in het aantal afdelingen dat aan hetzelfde onderwerp werkt met begrip en waardering voor elkaars rol en verantwoordelijkheid;
  • collega’s hebben zich een nieuwe manier van werken eigen gemaakt, Design Thinking;
  • bestuurlijk is er aandacht voor opgavegericht werken en vooral ook voor samenwerken;

We hebben laten zien wat een andere aanpak brengt. En daarom starten we dit jaar in Almere met een tweede en een derde oplossingsruimte! De opgaven waar we als gemeente voor staan, zijn groot. Maar als je de afstand opdeelt in meerdere sprints, soms een stukje samen oploopt en op tijd het stokje overdraagt… dan wordt de marathon een estafette en komen we samen een heel eind in het opgavegericht werken!

Vond je dit artikel interessant? Lees alle artikelen van Femke Schaafsma
Deel dit artikel

Er zijn nog geen reacties op dit artikel

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*