De roep om wendbare overheidsorganisaties wordt de laatste jaren steeds sterker. De gedachte is dat wendbare overheidsorganisaties snel kunnen inspelen op veranderingen als de situatie daarom vraagt, zonder vaak en veelal langdurig te hoeven reorganiseren. Maar wat is wendbaarheid dan precies? Moet iedere organisatie wel wendbaar zijn? En welke maatregelen in een organisatie dragen bij aan meer wendbaarheid?
In dit artikel leest u een samenvatting van de bevindingen uit onderzoek onder 800 overheidsmanagers. Onderzoek dat is uitgevoerd door programma InternetSpiegel van ICTU, in opdracht van het ministerie van BZK. De resultaten zijn gepubliceerd en gepresenteerd op het WERKcongres van het ministerie van BZK. Een uitgebreidere bespreking van de resultaten vindt u in deze whitepaper over wendbare overheidsorganisaties.
‘Een wendbare organisatie weet snel en adequaat in te spelen op veranderende, onvoorspelbare omstandigheden’
Voor dit onderzoek hebben we gebruik gemaakt van het gedachtegoed over wendbaarheid zoals dat door Mark Nijssen (zelfstandig consultant en promovendus op het gebied van wendbaarheid) is ontwikkeld. Hierbij nemen we als uitgangspunt dat een wendbare organisatie een organisatie is die snel en adequaat weet in te spelen op veranderende, onvoorspelbare omstandigheden. Zij is in staat om zich daar in hoge mate organisch op aan te passen, in plaats van ad hoc te reorganiseren. De gedachte is dat wendbaarheid vooral noodzakelijk is, als er ten eerste sprake is van veel veranderingen in de omgeving, die de organisatie raken en ten tweede als die veranderingen in hoge mate onvoorspelbaar zijn. Wij noemen deze combinatie voor het gemak dynamiek in de omgeving.
Het onderzoek laat zien dat een betere afstemming van de wendbaarheid van overheidsorganisaties op de mate van omgevingsdynamiek nog mogelijk is. In totaal zegt namelijk 35 procent van de managers dat zij veel onvoorspelbare veranderingen in de omgeving van hun organisatie ervaart. Voor hen zou, bezien vanuit de ervaren mate van dynamiek, wendbaarheid dus een oplossing kunnen zijn om hiermee om te gaan. De overgrote meerderheid van deze groep is echter naar eigen zeggen helemaal niet wendbaar. Tegelijkertijd is er een groep organisaties die wel wendbaar is, maar dat gezien de ervaren dynamiek niet zozeer zou hoeven zijn.
Verschillende managementpraktijken
In het onderzoek hebben we 53 managementpraktijken, waarvan op basis van eerder onderzoek wordt verondersteld dat zij bijdragen aan wendbaarheid, voorgelegd met de vraag welke worden toegepast. Deze praktijken zijn te categoriseren naar drie sturingsgebieden: kwalitatieve en kwantitatieve schaalbaarheid van het personeelsbestand, een snel lerende organisatie en een aanpasbare organisatiestructuur.
De resultaten laten zien dat hoog wendbare organisaties meer managementpraktijken toepassen dan laag wendbare organisaties, wat erop duidt dat het toepassen van een verscheidenheid van managementpraktijken nodig lijkt voor wendbaarheid. Kijken we naar het type managementpraktijken, dan valt een aantal dingen op.
‘Wendbaarheid vraagt om het kennen en begrijpen van de context waarin je als organisatie zit’
Ten eerste dat wendbaarheid vraagt om het kennen en begrijpen van de context waarin je als organisatie zit. Niet alleen voor het management, maar voor alle medewerkers. Als iedereen kan meedenken en -praten, ziet men ontwikkelingen sneller aankomen, snapt men de context van de ontwikkelingen en de rol van de organisatie hierin én snapt men ook (en heeft er begrip voor) dat snelle actie noodzakelijk is. Daarnaast is een goed werkend informeel netwerk binnen de organisatie van belang. Hierdoor weten medewerkers elkaar snel te vinden om ideeën uit te wisselen, af te stemmen en besluiten te nemen. Het laag in de organisatie neerleggen van besluiten is een ander patroon dat opvalt. Dit is ook het niveau waar de signalering en het bedenken van passende maatregelen plaatsvindt. Voor het nemen van deze besluiten hoeft niet gewacht te worden op formele, hiërarchische managementlijnen of overleggen. Schaalbaarheid van het personeelsbestand is vooral van belang voor het snel en soepel implementeren en uitvoeren van besluiten. Dit betekent bijvoorbeeld het snel kunnen aantrekken van nieuwe medewerkers of het snel en soepel intern kunnen laten schuiven van medewerkers van de ene plek in een organisatie naar een andere plek.
Blijft over de vraag hoe je dergelijke praktijken daadwerkelijk in de praktijk brengt. Een organisatie is natuurlijk niet van de ene op de andere dag wendbaar. En een veranderprogramma opstellen om over een jaar wendbaar te zijn, klinkt natuurlijk ook niet heel wendbaar. Veel eerder is wendbaar worden een kwestie van uitproberen, experimenteren en oefenen. Het is namelijk niet alleen zaak dat de organisatie managementpraktijken toepast die hierbij passen, maar ook dat medewerkers betekenis geven aan die managementpraktijken. En dat zij ervaren dat dit de manier is om met dynamiek in de omgeving om te gaan.
Voor een uitgebreider inzicht in de resultaten van dit onderzoek naar wendbaarheid en voor andere publicaties die tijdens het WERKcongres zijn verschenen, zie https://www.kennisopenbaarbestuur.nl/thema/werkcongres-2017/
