Het ziet er allemaal kinderlijk eenvoudig uit: Het Agility Booster Book. Een schrift met een ringband, een stel kaarten met symbolen en een aparte praktische inleiding over agile werken, zoals die door Agile Business Builders is ontwikkeld. Maar achter die schijnbare eenvoud schuilt een grote hoeveelheid kennis en ervaring die kan worden ingezet om bedrijven, maar ook overheidsorganisaties efficiënter en meer klantgericht (of doelgericht) te laten werken in zichzelf organiserende projectteams.
De zelforganiserende teams – en dat geldt dus uiteraard ook voor alle deelnemers aan zo’n team – krijgen een grote verantwoording, zij zijn namelijk verantwoordelijk voor de resultaten waaraan zij zichzelf aan committeren. Het topmanagement geeft de bedrijfsmatige en organisatorische visie van de organisatie aan en de teams kunnen hier vervolgens autonoom invulling aan geven.
Afdelingen zijn niet langer meer nodig. Er wordt op een flexibele wijze gewerkt met multidisciplinaire teams, korte cycli en ook nog eens op een visuele, controleerbare wijze. Dat is agile, dat staat voor flexibiliteit en wendbaarheid.
Projectteams zullen zich van meet af aan expliciet moeten committeren aan de bedrijfsmatige en organisatorische uitgangspunten (of doelstellingen) van een organisatie. Om een zelf organiserend team te vormen moet duidelijkheid en overeenstemming ontstaan over een ieders vertrouwen, betrokkenheid, commitment, eigenaarschap en resultaatgerichtheid. Teams – maar ook individuele leden – zullen zich over hun activiteiten en resultaten moeten verantwoorden. Maar dan niet op een bureaucratische wijze, zoals bij overheidsorganisaties vaak nog veel te veel het geval is.
Cultuuromslag
Wil een overheidsorganisatie efficiënter en daadkrachtiger werken, door deze manier van werken te omarmen, dan zullen niet alleen allerlei procedures en hiërarchische verhoudingen moeten verdwijnen, maar zal vooral de nieuwe manier van werken verankerd moet worden in de organisatie: van hoog tot laag. Dat betekent een forse cultuuromslag, die – zo leert de ervaring – wel eens negen maanden nodig heeft om daadwerkelijk te landen.
Vooral het topmanagement, directie of raden van bestuur blijken nogal eens moeite te hebben om afstand te doen van hun vaak controlerende- en sturende positie, waardoor de meerwaarde van het agile werken teniet gedaan wordt. Juist daarom pleiten de samenstellers van deze werkmethode ervoor om nadrukkelijk aandacht te besteden aan de cultuuromslag bij agile transities, zowel bij medewerkers individueel, team en management.
De door Agile Business Builders ontwikkelde trainingsmethode in de vorm van interactieve workshops, interventiekaarten en een hieraan gekoppeld werkboek, is praktisch en leidt tot versterking van de (onderlinge) loyaliteit en het commitment met de organisatiedoelstellingen. De methode zorgt ervoor dat op zowel medewerkers-, team- en op management niveau de nieuwe manier van werken landt en de cultuuromslag ook daadwerkelijk plaatsvindt.
Soms leidt het ook tot selectie: niet iedereen is immers bereid of in staat zich te committeren aan de nieuwe manier van werken. Het veranderen van de individuele mindset is misschien wel het belangrijkste (en meest hardnekkige) onderdeel van de training en de daaraan gekoppelde werkwijze. Via herkenning en erkenning komt stapsgewijs ook de bewustwording in beeld.
Dat alles moet dan weer leiden tot een nieuwe werkwijze en daarbij aangepast gedrag. Door periodiek de methode te herhalen en de ervaringen intern te borgen kan een organisatie eigenlijk al vrij vlug zonder hulp van buitenaf aan de gang gaan.
Dagelijks werk
De agile-methode wordt door verschillende organisaties aangeboden en toegepast, ieder vanuit een eigen filosofie of vakkennis. Het Agility Booster Book onderscheidt zich omdat hierin houding, gedrag en cultuurverandering centraal staan. De methode zelf is eigenlijk helemaal niet heilig: het gaat om het realiseren van organisatorische vernieuwingen en het veranderen van de mindset bij medewerkers.
Het zou nuttig zijn wanneer overheidsorganisaties die nogal onder vuur liggen zoals de Belastingdienst of de Voedsel- en Warenautoriteit en die het lastig hebben om aan de eisen vanuit de samenleving en de wetgeving te voldoen deze methode gaan integreren in het dagelijks werk. Dan zal blijken dat de methode helemaal niet zo eenvoudig is, maar dat het werken met agile dat wel is.
Karin Schijf-Werlemann (2018): Agility Booster Book, ISBN 978 94 930 1800 6, Agile Business Builders, Aalsmeer, 210 blz. (zie www.agilebb.nl/yowyo/)
