In tijden van crisis dient iedere organisatie crisisplannen te ontwikkelen en toe te passen. Daarbij kijkt men naar de overheid voor richting en sturing. Hoe kan de overheidsdienaar het beste omgaan met tijden van crisis en het goede voorbeeld geven?
Met de uitbraak van het coronavirus staat de overheid voor een ongekend complexe opgave. Ook op platform O willen wij hier aandacht aan besteden. Dat doen we in een reeks artikelen getiteld ‘De overheidsdienaar in tijden van crisis’.
Nu het coronavirus verregaande gevolgen heeft voor onze samenleving, is het nuttig enkele handvatten voor crisismanagement te delen. Op die manier kan het gewone (werkende) leven zoveel mogelijk doorgang vinden.
In de eerste plaats is rust van essentieel belang. De crisis gaat langer duren dan een paar dagen. Blijf daarom gezond eten, ga (als je nog buitenshuis werkt) op tijd naar huis, probeer goed te slapen en te ontspannen. Stel indien mogelijk ploegendiensten in.
Wel gaat de crisis natuurlijk impact hebben. Maak daarom een scherpe diagnose, waarbij je bepaalt hoe de crisis direct betrokken, maar ook de organisatie beïnvloedt. Stel expliciet doelen en prioriteiten, maar giet ze niet in beton.
Het is daarbij raadzaam fixatie op een korte termijndoel te voorkomen. Creëer een planningsteam dat zich niet met de waan van de dag bezighoudt, maar vooruit kijkt naar morgen, naar volgende week, volgende maand. Het team beschouwt verschillende scenario’s en ontwikkelt opties hoe daar het beste mee om te gaan.
‘Vergeet niet: het komt goed’
In een crisis is er geen tijd voor zelfsturende teams en consensusbesluitvorming. Zorg daarom voor eenhoofdige leiding binnen een heldere hiërarchische structuur. Het crisisteam heeft baat bij een duidelijke verdeling van rollen, taken en verantwoordelijkheden, die goed bewaakt dient te worden.
Sowieso is het nuttig niet-essentiële processen te beperken. Om effectief gebruik te maken van de middelen tot je beschikking, kun je medewerkers elders inzetten. Ook kun je online vergadertools gebruiken, zoals bijvoorbeeld Zoom of Google Hangouts.
Wanneer je vergadert, kies één of twee korte overlegmomenten op een dag en gebruik een vaste agenda voor de bijeenkomst. Het beperken van tijdsbeslag en discussie en een ongestoord verloop zijn hierbij belangrijk. De vergadering kan geleid worden door de chef of iemand anders (chef staf). Ieders rol in het overleg moet goed bewaakt worden.
Zorg in het algemeen voor een actieve en open communicatie naar eigen medewerkers, klanten, bevolking en media. Bepaal zelf wat je wanneer naar buiten brengt en vermijd ‘geen commentaar’. Plan je eigen communicatiemomenten. Zeg wat je doet en doe wat je zegt.
Het informatieproces moet snel en zorgvuldig zijn, wat leidt tot effectieve beeldvorming. Blijf niet zoeken naar volledige informatie: die bestaat niet. Houd een logboek bij, zodat alle acties, planning en verantwoordelijkheden vanaf de start helder zijn en gevolgd kunnen worden.
En vergeet niet: het komt goed. Begin daarom nu al met nadenken over nazorg en hoe je, als de crisis achter de rug is, weer teruggaat naar de normale gang van zaken.
