Hoe ziet een gemiddelde werkdag van een topambtenaar bij het rijk eruit? Dat ondervonden drie winnaars van de Scriptieprijs Arbeid en Organisatie. Onderdeel van de prijs: een dagje meelopen met een topambtenaar. In dit laatste deel van een drieluik: een verslag van Erik-Jan van Dorp, winnaar derde prijs, en een reactie van Harry Paul, kwartiermaker secretaris-generaal voor het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV). Benieuwd naar de andere meeloopdagen? In deel 1: Lysanne van Schaik over haar dag met Gert-Jan Buitendijk. En in deel 2: Bart Beerens over zijn meeloopdag met Jaap Uijlenbroek.
Op maandagochtend 09.00 uur precies meld ik mij bij het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV). Ik ben hier vandaag om een dag mee te lopen met Harry Paul, kwartiermaker secretaris-generaal van het departement. Na een hartelijk ontvangst door secretaresse Marjolein wachten we even totdat Harry klaar is met zijn telefoongesprek. Voor hem begon de dag al vroeg met een telefonisch overleg met een commissaris van de Koning. Na een korte introductie door Harry en een uitleg van wat me vandaag te wachten staat, kondigt de fotograaf zich aan en gaan we samen op de foto. Daarna snel verder.
Harry Paul
Het was een mooie ervaring voor mij dat Erik-Jan een dag meeliep. Rustig en vrij onopvallend woonde hij de overleggen bij. Aan het einde van de dag hadden we een korte nabespreking. Eén van de reflecties die hij teruggaf, was dat in de overleggen de positie van de minister, de rol van de minister in het dossier en de relatie met het regeerakkoord opvallend vaak terugkomen. Gelukkig maar, dacht ik…. En dat het werk van de sg meer overleggen en afstemmen is, dan besluiten nemen. Mooi ook om te zien hoe Erik-Jan de dagelijkse praktijk plaatst in de theorie, die hij opvallend goed paraat heeft. Concluderend wil ik zeggen, dat ik het initiatief om jonge mensen mee te laten lopen zeer onderschrijf. Leerzaam voor beide partijen.
Afstemmen
Allereerst wordt de bestuursraad – de wekelijkse managementsvergadering van het ministerie – voorbesproken in een klein gezelschap aan Harry’s vergadertafel. Men loopt in een vlot tempo de agenda door terwijl de gevoeligheden worden benoemd en besproken. Naar goed Haags gebruik is vooraf zorgvuldig afstemmen het halve werk. Het duurt al met al een kleine twintig minuten waarna Harry zich naar de bestuursraad haast.
De bestuursraad is de wekelijkse vergadering van de ambtelijke top. Als SG is Harry de voorzitter van het overleg en loodst hij iedereen door de agenda. De bijeenkomst begint met het bespreken van personeelszaken. De volgende onderwerpen zijn vooral organisatorisch en politiek-bestuurlijk van aard. Per agendapunt schuiven er experts aan die de ambtelijke top van informatie en context voorzien. Het centrale woord is ‘ontvlechting’: de oprichting van het departement en de losmaking van Economische Zaken. De bestuursraad wordt vervolgens weer teruggekoppeld naar alle directeuren tijdens een ontspannen lunch in de kelderbar.
Rivier
De Amerikaanse hoogleraar Herbert Kaufman illustreerde in 1981 dat managers in een ‘snelstromende rivier stappen’ wanneer zij de leiding overnemen van een grote overheidsorganisatie[i]. Die organisatie heeft immers reeds ingesleten patronen, cycli en processen ontwikkeld voordat de manager in beeld kwam. Als een manager aantreedt aan de top van zo’n organisatie moet hij/zij dus met de stroom mee, of tegen de stroom in.
Tijdens mijn dag met Harry Paul werd dit goed zichtbaar. De verhouding tussen LNV en de grote Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) enerzijds en het ministerie van Economische Zaken anderzijds kent een lange geschiedenis. Tegelijkertijd is de ontvlechting van LNV een kans voor het departement en Harry Paul om een frisse start te maken. Veel van zijn tijd en aandacht ging uit naar zijn eigen opvolging, het aantrekken van nieuwe goede mensen voor het departement en een zorgvuldige borging van kennis, visie, middelen en medewerkers.
Ministersvleugel
Uitvalbasis van de SG is zijn werkkamer: een functionele, sobere kamer. De vergadertafel staat centraal. In de hoek heeft Harry een bureau met computer. Een televisie en twee gekleurde koeien staan op een kastje. Op de gang zie ik een typische moderne kantoorgang met vloerbedekking, flexplekken, printer en koffieautomaat. Naast Harry’s kamer is een trapje naar de ministersvleugel. Uit alles maak je op dat je in die vleugel in een andere ruimte bent. De lange – verlaten – gang heeft een statige uitstraling. Een glanzend stenen patroon op de vloer. Aan het begin van de gang is ‘de blauwe zaal’ waar de ministersstaf plaatsvindt. De minister houdt kantoor aan deze gang. Voor de kamer staat een bruine zachte bank waar gasten kunnen wachten totdat ze binnen worden geleid. Op het plafond laat M.C. Escher figuren vloeiend in elkaar overlopen. Harry loopt heen en weer tussen deze twee ruimtes als symbool voor zijn rol: scharnier tussen politiek en organisatie.
Bila’s
’s Middags heeft Harry verschillende ‘bila’s’ in de agenda staan. Bilaterale gesprekken met medewerkers. Eerst met een directeur over de aankomende voorjaarsnota – een belangrijk moment voor een nieuw departement. Het jargon vliegt over tafel. Daarna met een andere medewerker over de samenwerking tussen LNV en regionale projecten in Nederland. Tussendoor leest Harry zijn e-mail en inkomende stukken. Hij krijgt veel e-mail en updates met relevante informatie, bijvoorbeeld over de Brexit.
Aan het eind van de middag sta ik zelf op de agenda. We reflecteren in onze bila op de dag en op wat ik gezien heb. Harry neemt ruim de tijd om mijn vragen te beantwoorden. Als ik daarna afscheid neem, is de dag voor Harry nog niet voorbij. Hij heeft nog telefoongesprekken te voeren, mails en stukken te lezen. Een typische werkdag van de SG.
Wil je meer weten over de Scriptieprijs Arbeid en Organisatie, de winnende scripties en het WERKcongres? Op de Kennisbank Openbaar Bestuur vind je meer informatie.
Footnotes
- [i] Kaufman, H. (1981). The Administrative Behavior of Federal Bureau Chiefs. The Brookings Institute: Washington, p. 134
