Organisaties moeten steeds vaker de zeilen bijstellen om zich aan te passen aan een veranderende omgeving. Dat heeft de afgelopen decennia geleid tot de groei en professionalisering van projectmatig werken. In de omgang met hun projecten en programma’s zijn opdrachtgevers veel minder geprofessionaliseerd. Gelukkig is er nu een goed boek voor de opdrachtgever: De Kunst van Goed Opdrachtgeverschap, Handboek voor opdrachtgevers van projecten en programma’s door Marcel Vilain en Henny Portman. Beheerst u de kunst van goed opdrachtgeverschap?
Beeld: Blue Bricks
Weinig mensen overzien en begrijpen de werking van organisaties. In grotere samenwerkingsverbanden heb je teamchefs en managers, directeuren en bestuurders, secretarissen en commissarissen. De oppervlakkige toeschouwer zou kunnen veronderstellen dat al deze functionarissen overzien waar ze verantwoordelijk voor zijn. Echt overzien. Maar helaas: dat is niet de regel.
Een ‘goede’ leidinggevende weet hoe er bijgestuurd kan worden binnen de omstandigheden waarin die zich bevindt. Hij kent een handvol dilemma’s en weet daar vaardig mee om te gaan. En hij heeft wel opinies, stokpaardjes vaak, over de inrichting en werking van het team of de directie, maar mist – veelal zonder dat direct zichtbaar is hoe dat de organisatie schaadt – essentiële onderdelen van het inzicht in waarom het werkt zoals het werkt. Laat staan inzicht in wat er moet gebeuren als er iets aan de inrichting veranderd moet worden.
Geprofessionaliseerd project- en programmamanagement
Zo’n twintig jaar geleden begon ik in een grote overheidsorganisatie als adviseur over digitalisering en IT. Risicobeheersing was het uitgangspunt van de baan, en naar de toenmalige behoefte concentreerde onze aandacht zich op de introductie van nieuwe IT en de vernieuwing van bestaande. Al gauw ging ik er ook les over geven. Pas toen ik een paar jaar later even rond mocht kijken bij de collega’s van het ministerie van, tegenwoordig, Infrastructuur en Waterstaat (I&W) drong het tot me door: misschien wel meer dan de helft van de lessen en adviezen die ik gaf gingen helemaal niet over digitaal, maar over project- en programmamanagement. In mijn organisatie wist bijna niemand daar wat van.
Bij I&W daarentegen bleken mijn leerlingen niet alleen vaak ervaren programmamanagers, maar ook de organisatie-routines waren beter ingericht voor projectmatige opgaven. Gelukkig maar, voor de Nederlandse infrastructuur en waterbeheersing.
Er is vrij algemeen overeenstemming over wat er zo ongeveer nodig is om projectmatig doelen effectief te bereiken
Wie in projecten of programma’s geïnteresseerd is, wie wil leren hoe je het waarschijnlijk maakt dat je met je organisatie zo’n eenmalige inspanning tot een goed einde brengt, kan putten uit een breed kennisveld. Er is vrij algemeen overeenstemming over wat er zo ongeveer nodig is om projectmatig doelen effectief te bereiken (good practice). Aankomend project- en programmamanagers kunnen kiezen uit een reeks opleidingen, een bibliotheek aan literatuur en uit verschillende schakeringen aan diploma’s en certificeringen: het vakgebied is goed geprofessionaliseerd. Ik heb de afgelopen decennia kunnen waarnemen dat die professionalisering ook bepaald niet stilstaat.
Amateuristisch opdrachtgeverschap
Heel anders is de situatie bij de opdrachtgevers. Opdrachtgeverschap wordt maar weinig expliciet ontwikkeld, ondanks de hoge kosten van projectmislukkingen die vaak met amateuristisch opdrachtgeverschap geassocieerd kunnen worden. Organisaties hebben management development routines en processen. De te ontwikkelen leidinggevenden leren in dergelijke trajecten wel over de technieken en dynamieken van management, en leren vaak wat over leiderschap en hoe dat van management verschilt. Interpersoonlijke communicatie en persoonlijke groei zijn ook vaste onderdelen van een MD-programma. Bij de meer (technisch) inhoudelijke onderdelen komt vaak wel iets van projectmatig werken voor, maar dat is meestal te globaal om het soort opdrachtgever te worden die project- en programmamanagers graag zouden willen hebben.
Goede vragen
Onlangs was er weer eens een aanleiding om op zoek te gaan naar handvatten voor opdrachtgevers die de kwaliteit van hun sturing op IT willen verbeteren. Het beste gereedschap van een opdrachtgever is de vraag. Met welke vragen kom je als opdrachtgever verder? Wat zijn de goede vragen? De beste? Mijn RADIO-collega’s en ik vonden deze bronnen. Met elk ook zo zijn beperkingen.
A) De commissaris en het toezicht op IT: de eerste zeven vragen
Een scherp dun boekje van prof. Lineke Sneller, uit 2018. Het is meer voor eigenaren dan voor opdrachtgevers, en Lineke en ik vonden het in 2022 al verouderd. Maar wel nog steeds een inspiratiebron.
B) Effectief Sturing geven aan Projecten
Ook al een fijn dun boekje, vanuit de Capgemini Academy, en ook wel oud: 2009. Opdrachtgevers aan wie ik dit eerder aanbood bleken vooral blij met de grafische leeswijzer op één pagina voorin.
C) Overzicht vragen in Gateway Reviews
Er bestaan verschillende varianten van Gateway Reviews, en elke variant kent zijn eigen kernvragen. Een collega maakte daar in 2022 een 1-pagina overzicht van (niet openbaar gepubliceerd).
D) Business cases: Bezint eer ge begint
Het Adviescollege ICT Toetsing publiceert regelmatig handreikingen. Eén daarvan gaat over Business Cases, met daarbij twee bijlagen met mooie opdrachtgever-vragen over de businesscase en meer algemeen.
Zelfs als je alleen oppervlakkig naar deze publicaties kijkt zie je de gaten. Is er dan niet een heldere bron voor het werk van opdrachtgevers? Hoe doe je dat?
Geen tijd
Opdrachtgevers beginnen vaak zonder voorbereiding aan hun rol. Ze krijgen zelden gerichte trainingen, hebben weinig tijd om zich echt in hun opdrachtgeverschap te verdiepen, en missen collega’s om ervaringen mee uit te wisselen. Met dat uitgangspunt begonnen auteurs Henry Portman en Marcel Vilain aan hun boek. De doelstelling om er een dun boek van te maken, geen tijd immers, moest onderweg wijken voor een invulling van compleetheid.
11 Aspecten en 36 technieken
Einde 2024 begonnen de auteurs met een artikel met daarin twaalf aspecten van goed opdrachtgeverschap. In het boek zijn het er nog elf. Bij de doorwerking naar het boek kwamen de auteurs kennelijk tot het inzicht dat het belang van de opdrachtgever – opdrachtnemer-relatie nog groter is dan de doelen en waardecreatie die ze in het artikel voorop stelden. Een consistente invulling van het raamwerk van die elf aspecten, aangevuld met 36 veelvoorkomende modellen en technieken leidt tóch tot de snelle toegankelijkheid die de druk, druk, drukke opdrachtgever zich zal wensen. Aangevuld met cases en interviews zal het boek er toe leiden dat de lezer toch wat langer doorleest en doorbladert dan hij bedoeld had.
Projectmatig
De Britse overheid was voor mij lang mijn thuisbasis waar het ging over professioneel projectmatig werken. Denk Prince2 en MSP. In die context is een project iets fundamenteel anders dan een programma. Wel een decennium ergerde ik me aan de “Grote ICT Projecten” bij het rijk, waar de minister van Binnenlandse zaken jaarlijks over rapporteert: dat zijn namelijk veelal geen projecten maar programma-opgaven.
Bij Portman en Vilain ontbreekt dat onderscheid ook, maar gelukkig beredeneerd en verklaard. Zo vatten ze project- en programmamanagement op als nuances van verschijningsvormen op een as tussen enerzijds improvisatie en anderzijds routine. Vaak, schrijven ze, wordt een opdrachtgever aangewezen voordat duidelijk is of de verandering zich het best leent voor een project- of een programma-aanpak. Ik moest er even aan wennen, maar dat had ik er graag voor over.
Titus Mars heeft deze bijdrage op persoonlijke titel geschreven.
Geef een reactie