Gemeenten moeten nou maar eens aan de bak. Ik ben helemaal klaar met het eindeloos machteloze getreuzel. Ik doel op het getreuzel om samen te werken op dienstverlening en informatievoorziening. Ik kan dat niet meer uitleggen als ik ook wil volhouden dat gemeenten de eerste overheid zijn die maatschappelijke meerwaarde leveren.
Het hoeft weinig betoog dat dienstverlening en informatievoorziening – voorzover het dat allang niet was – tot één van de kerntaken van gemeenten behoren. Sterker, ik durf de stelling aan dat het de komende jaren zal evolueren tot dé taak van gemeenten. Letterlijk elke gemeente is in de eigen gemeentelijke biotoop keihard bezig om telkens opnieuw een slinger te geven aan de kwaliteit en efficiëntie en strategische positionering van dienstverlening en informatie.
Maar wat de gemeenten consequent laten liggen, is dat ze dat gezamenlijk, met elkaar, oppakken. Hier en daar wordt heus wel wat samengewerkt, maar de hoofdlijn is nog steeds dat 390 gemeenten hun eigen wielen uitvinden. Het wiel van innovaties, het wiel van implementaties. Ik wil niet weten wat dát kost, uitgedrukt in onnodig uitgegeven geld en in maatschappelijke niet-gerealiseerde baten.
Ik vind het moeilijk te begrijpen, en nog moeilijker uit te leggen, dat een inhoudelijke verbetering bij gemeente X niet massaal wordt overgenomen door andere gemeenten. En dat gaat nou al jaaaaaaren zo… Nog moeilijker vind ik het te bevatten dat gemeenten de implementatie van vernieuwingen en verbeteringen niet collectief doen, maar grotendeels ieder voor zich. Ja, rond de drie decentralisaties zijn best positieve uitzonderingen te noemen. En ja, rond de Omgevingswet is de insteek op gezamenlijkheid gericht. Maar het is toch een roepend teken aan de wand dat de gezamenlijke aanbesteding van telefonie door 280 gemeenten telkens en telkens opnieuw wordt genoemd als hét voorbeeld van samenwerkende gemeenten! Dat is dan klaarblijkelijk het enige echte voorbeeld.
Genoeg gesomberd. Het tij is volgens mij in hoog tempo aan het kantelen. Door gemeenten, door maatschappelijke partners op het gebied van dienstverlening en informatiebeleid én door de algemene ledenvergadering van de VNG is uitgesproken dat het collectiviseren nu werkelijk vorm gaat krijgen. Nu of nooit, zo voelt voor mij de urgentie daarvan.
‘Genoeg gesomberd, het tij is aan het kantelen’
Dat leidt dan wel tot de boeiende vraag: wélke vorm, welke vormen?! Door Berenschot, zie https://vng.nl/files/vng/publicaties/2016/20160331-rapport-collectivisering-i-voorzieningen_en_dienstverlening.pdf, is een belangwekkende voorzet gedaan om tot coöperatief samenwerken te komen. Het rapport is de moeite van het lezen meer dan waard. Kernpunt is dat het coöperatief samenwerken de insteek is die om verdere uitwerking vraagt, op het terrein van gemeentelijke dienstverlening en informatievoorziening.
Coöperatief samenwerken dus. Het gaat dan om een herkenbare opdrachtgevende positie van gemeenten. Het gaat om het om zeep helpen van de grote afhankelijkheid van commerciële leveranciers. Het gaat om het structureel betrekken van partners als de NVVB en de VDP. Het gaat om het uitnutten van maatschappelijke en professionele netwerken. Het gaat om het creëren van substantiële meerwaarde voor burgers en bedrijven. Het gaat om eenmalige implementatie in plaats van 390 keer.
Nee, het gaat níet om het oprichten van een massief instituut dat de dienstverlening en de i-voorzieningen voor 390 gemeenten regelt. Anno 2016 gaat het immers om de kracht van het organiseren! En dat is echt wat anders dan het blijven denken in de kracht van organisaties. Ik zou zeggen: geen uitvoeringsorganisatie dus, geen uitvoeringsstructuur, maar een hybride flexibel uitvoeringsnetwerk.
Coöperatief samenwerken en collectiviseren staan haaks op massiviteit. Het gaat volgens mij juist om massaliteit. Met de mogelijkheid voor elke gemeente om te kiezen wat lokaal moet blijven, en met ruimte voor de beweging om massaal te gaan waar het met elkaar kan. Die bewegingsruimte is gigagroot als gemeenten even de moeite nemen zich te realiseren dat gemeentelijke autonomie zelden betrekking heeft op het domein van dienstverlening of informatievoorziening.
Massiviteit gaat over de logica van betonblokken. Massaliteit gaat over de liefde voor de samenleving. Typisch ambtenarenwerk om daar voor te gaan, ambtelijke professionals zijn van de uitvoering, van de ruimte, van de beweging. Uitvoerig en ruimte en beweging gericht op maatschappelijke meerwaarde.
‘Ik weet niet hoe dat coöperatief samenwerken precies moet en hoe het precies zal gaan’
Ik weet niet hoe dat coöperatief samenwerken precies moet en hoe het precies zal gaan. Ik heb nog vragen te over. Twee dingen weet ik wel. Dat er al in november van dit jaar een concrete uitwerking moet liggen hoe gemeenten coöperatieve collectivisering gaan organiseren. En dat gemeenten nu al sowieso diverse bestaande werkprocessen kunnen collectiviseren. Kan iemand mij uitleggen waarom 390 gemeenten exact hetzelfde paspoortproces hebben en onze paspoorten niet gewoon uit, zeg, Utrecht, komen?!
Ik nodig je uit op alle mogelijke manieren kritiek te leveren op het bovenstaande, om suggesties te doen, om voorstellen te lanceren. Alles wat helpt om gemeentelijke dienstverlening en informatievoorziening coöperatief te vernieuwen, is welkom!
Want gemeenten moeten aan de bak!
Eens met de column en helaas ook niet het antwoord paraat. Ik lees, zie en ken ook heel veel voorbeelden waarbij goede voorbeelden gedeeld worden en het wiel niet steeds opnieuw uitgevonden wordt. echter gaat dat altijd op beperkte schaal, niet vaak landelijk. mooi onderwerp om aan te pakken. Want hier is inderdaad (en helaas) nog een wereld te winnen
Ik denk dat er een paar dingen nodig zijn om een versnelling in de geschetste richting mogelijk te maken. Bijvoorbeeld: gemeenten zullen hun visie op dienstverlening & informatievoorziening in een netwerksamenleving helder moeten hebben. Dit zal mede helpen bij het loslaten van de gedachte ‘we moeten alles zelf organiseren’ en het overstappen naar inderdaad ‘de kracht van het organiseren’.
Ander voorbeeld: voor de manier van het organiseren en inrichten van veranderingen, bijvoorbeeld een coöperatieve samenwerking, zal een ander veranderingsmechanisme gebruikt moeten worden dan gebruikelijk. Om bestaande mechanismes te doorbreken zal ook in dat proces al de deur open gezet moeten worden voor het netwerk. In een blog (https://www.eiffel.nl/over/blogs/2016/gemeentelijke-transformatie-denk-en-doe-als-een-startup/) heb ik daar een aanzet toe gegeven onder het motto van ‘denk en doe als een startup’.
Kennen jullie het Zeeuwse initiatief ? Daar hebben alle Zeeuwse overheden de hoofden bij elkaar gestoken en zijn gekomen tot een Handreiking Informatiehuishouding op orde. Voor info hierover verwijs ik graag naar http://www.zeeuwsarchief.nl/archiefbeheer/e-depot/deelprojecten-zeeland-e-depot/handreiking-informatiehuishouding-op-orde-e-depot
Hier wordt gesproken over “bestaande werkprocessen collectiviseren”, maar zonder een “massief instituut”. Enkel een “hybride flexibel uitvoeringsnetwerk”. Kijkend naar de huidige praktijk: is dat niet wat de VNG met KING nu al doen? O.a. goede voorbeelden bij elkaar brengen en zorgen dat overheden dat van elkaar overnemen.
Mijn vraag is daarnaast altijd: zorgen we met dit idee van collectivisering nu voor goedkopere en betere dienstverlening? Centraliseren of decentraliseren is maar zo goed als de uitvoering er van. Ik hoor vaak (ook weer in dat rapport van Berenschot) gemeenten praten over het creëren van dienstverlening zoals Coolblue, Booking.com of ING. Dat wil iedereen. Maar dat de werkprocessen en (IT)infrastructuur van deze bedrijven haaks staan op onze werkwijze als gemeente lijkt bijna niemand serieus te adresseren.
Zij werken agile en hebben de kennis binnen hun organisatie om met de laatste technologie te werken. Wij als gemeenten moeten eerst exact beschrijven wat een nieuwe applicatie over 3 jaar moet doen voordat je ook maar iets mag gaan starten. En vervolgens vragen we ook nog eens in de aanbesteding of de leverancier aan ons kan vertellen hoe het klantproces het beste gedigitaliseerd kan worden.
Kun je dan verwachten dat gemeenten met hun huidige werkwijze snel en makkelijk een goed werkend proces (landelijk of van andere gemeenten) overnemen/aansluiten?
Ik waardeer de oproep maar zie geen grote verandering als we niet de kern van onze werkwijze aanpassen. Het Berenschot rapport zegt wel iets over agile werken met minimum viable products (MVP) en kennis van ICT bij elkaar halen. Maar daar heb je geen nieuw cooperatief samenwerkingsmodel voor nodig.
Misschien moeten wij eerst eens zo’n experiment met een MVP doen. Door bijvoorbeeld verhuizen, uittreksels burgerlijke stand en geboorte landelijk als service te maken. Die lenen zich daar wel voor denk ik zo.
Voor verhuizen is zoiets trouwens al in de maak, maar ook daar wordt gewerkt op de standaard manier van op papier uitdenken en vervolgens aanbesteden. En wordt niet gewerkt met een MVP.
Het experiment moet daarom volledig los van de bestaande praktijk (bestaande werkwijze, architectuur, technologie, kanalen, etc) en daarbij geven we het team max een half jaar voor de eerste MVP, veilig en werkend.
Ik gok dat dit eenvoudig te realiseren is en de middelen die het team nodig heeft goedkoper zullen zijn. En werkt dit experiment niet, dan hebben we een keer wat anders geprobeerd dan weer eerst op papier een nieuwe structuur (van samenwerken) te hebben uitgewerkt in plaats van gewoon dingen te realiseren en uit te proberen.
Doet me trouwens ook denken aan dat voorbeeld met de website voor Obamacare… een fiasco voorkomen door een agile werkwijze en laatste technologie toe te passen voor een fractie van de kosten. Zie http://www.theatlantic.com/technology/archive/2015/07/the-secret-startup-saved-healthcare-gov-the-worst-website-in-america/397784/
Tja, de tekst begint er al bijna mee : “keihard bezig”.
Overheden – hoog en laag – zijn érg druk met bezig zijn. Erg druk met wéér een nieuwe aanpak, met bijbehorende consultancybureau’s, seminars en workshops. Wéér bezig met ‘de nieuwste ontwikkelingen’.
Decennia lang is men érg druk met bezig zijn, dat is totaal iets anders dan het bereiken van resultaten. En voor zover al resultaten worden bereikt valt te vaak te term ‘faalproject’. Het zou moeten gaan om Eigenaarschap. Om Opdrachtgeverschap. En dus resultaatverantwoordelijkheid. Want alle problemen zijn inmiddels wel bekend, de oplossingen zijn de afgelopen decennia óók al bedacht en uitgewerkt. Waarmee is iedereen dan zo ‘érg druk’? En waarom? Waarom zoveel praten, zoveel beleid, zoveel nieuwe wijn, en zo weinig effect? Wellicht, ………………. cultuur?
Dank voor de positief-kritische reacties! Ze roepen het beeld op dat nut en noodzaak om tot coöperatief samenwerken te komen breed wordt ondersteund, en tegelijkertijd wordt de vinger door meerdere reflectanten bij diverse aspecten van de gemeentelijke cultuur gelegd. Mijns inziens zeer terecht. Ja, een agile benadering is zonder twijfel nodig en ja, het gaat hier vooral om een veranderkundig vraagstuk. Ik doelde op dat soort elementen in mijn oproep om de kwaliteit van het organiseren centraal te stellen in plaats van het samenwerken van organisaties.
Dat brengt volgens mij met zich mee dat het coöperatief vernieuwen van dienstverlening en informatievoorziening nadrukkelijk ruimte moet bieden aan meervoudigheid, aan meerdere oplossingsrichtingen náást elkaar. Zo vraagt het coöperatief implementeren van een grotendeels wettelijk voorgeschreven werkproces wat anders van gemeenten dan het vanuit een centrale plek aan alle gemeenten beschikbaar stellen van het gebruik van een creatieve innovatie. En zo zijn er legio andere voorbeelden te noemen. De mate van samenwerken versus de wijze van samenwerken is gebaat bij een rijk palet aan coöperatieve benaderingen.
En dat brengt me bij de kern van de uitdaging: hoe maken we dat meervoudige palet nu werkelijk operationeel? Één ding is zeker: mét gemeenten, mét samenwerkingspartners en belangenbehartigers, en zo nodig soms met leveranciers.
“een agile benadering is zonder twijfel nodig”? Waarom?
Waarom niet ‘Lean’? Kennen we de verschillen tussen de twee eigenlijk wel? Of gaan we weer naar een seminar + lunch + gratis boek voor zelfstudie? Die laatste boeken – meestal ongelezen, soms nog in folie – koop ik overigens graag bij de kringloopwinkel bij mij om de hoek.
Wat is er zo mis met het aloude DSDM? Overigens óók een ‘Agile’ aanpak, en bovendien procesgericht. Met daarin de uitermate pragmatische MoSCoW-prioriteitsstelling. Met MoSCoW kan elke beleidsmaker/-medewerker binnen seconden het kaf van het koren scheiden.
Want laten we wel zijn, 80-90% van de gemeentelijke processen is standaard voor alle gemeenten. En van deze 80-90% is het overgrote deel verplicht, en dus een M van ‘Must Have’ in de zin van MoSCoW. Dan zijn er nog een aantal processen waar je eigenlijk niet zonder kunt, de S van ‘Should Have’ van MoSCoW.
Bij behoorlijk gemeentelijk budgetbeheer blijkt dan al snel dat er bitter weinig geld over blijft voor andere zaken.
Kijk, zo wordt besluitvorming bijna een no-brainer waarover niet eens meer vergaderd hoeft te worden. Toegegeven, dat zal wennen zijn, zo niet een cultuurshock.
De processen dienen dus centraal te staan, niet “een rijk palet aan coöperatieve benaderingen.” voor gemeentelijke samenwerking. Het ís geen rocket science. Uit oogpunt van proces-efficiency en budgetbeheer is het dus voor de hand liggend aan te sluiten bij gemeenschappelijke aanpakken, zoals KING. Dat niet doen is eigenlijk een gevarenvlag. ‘Elke instantie is uniek, behalve de uwe!’ ‘Er is slechts een dunne grens tussen uniek zijn en opnieuw het wiel uitvinden’ verzuchtte van Teeseling oktober 2015 al in iBestuur. Dit laatste is het bekende ‘Not Invented Here Syndrome’.
Het NIH-syndrome gaat vaak gepaard aan het ‘WoCSoM-syndroom’. Bij dit laatste focussen opdrachtgevers op de Nice to Have’s – de C en W van MoSCoW – en de franje en beginnen het budget daar te besteden, onder voorbij gaan aan de bovengenoemde ‘Must Haves’ en ‘Should Haves’. Kenmerkende symptomen : achterstallig gemeentelijk infra-beheer, leegstaande kantorennieuwbouw en dure onderhoudscontracten voor verouderde Microsoft-software.
‘@Jan, uitgangspunt moet altijd zijn: welk probleem moeten we oplossen. In het geval van niet samenwerken en gebruik maken van al ontwikkelde kennis gaat het om het verbrassen van gemeenschapsgeld of gemeentelijke belastingen. Het zal vooral een kwestie zijn van wennen aan het niet langer uitvinden van het al bestaande wiel en dus loslaten (door afdelingen, managers en directeuren).
Maar ook lokale politici zullen er de meerwaarde van in moeten zien. Als steunfractielid in Arnhem heb ik over samenwerking tussen gemeenten net even te vaak gehoord dat de politiek dan de controle kwijt zou zijn. Misschien is daar een oplossing voor bedenken wel net zo ingewikkeld OF simpel als het loslaten door de ambtenaren in de betrokken gemeenten.
Ik begrijp dat samenwerking niet kan zonder veel woorden en hoge abstractie. De professional kwijt zijn taak met verve en met veel termen die zijn of haar kwaliteit moeten benadrukken. Maar wat ik mis en wat leidend is bij werkelijke verandering en innovatie: passie en lef bij bestuur en management. Zolang het bij holle frasen blijft wordt die (inovatie)motor niet gestart.
Dit alles betekent investeren in de medewerker en duidelijk maken dat het anders moet en anders kan. Voorbeeld geven en samenwerken intern. Met de bereikte resultaten naar de buren en daar dezelfde boodschap vertellen. Steen in de vijvermethode dus.
De beste verandering is een succesverandering. Vier dit samen en gebruik dit binnen en buiten de organisatie. Zo kun je werken aan samenwerking en standaardisatie.
Dit kan natuurlijk worden ondersteund door de van Ginkels van deze wereld en de beleidsbepalers op rijksniveau.
Hoe weten de gemeenten van elkaar welk wiel ze aan het uitvinden zijn?
Misschien wel door er een open competitie van te maken?
Zou het een idee zijn om alle voorgenomen ontwikkelingen te verzamelen, gelijksoortige ontwikkelingen bij elkaar te brengen en na een onderlinge voorselectie de beste drie hun idee laten ontwikkelen en af te spreken dat de beste door alle gemeenten wordt overgenomen? Een gezonde vorm van concurrentie dus. Mogelijk met als resultaat een beperkte vorm van diversiteit, als de praktijk daar mee geholpen is. Er kunnen dus ook twee winnaars zijn, bedoel ik.