Appjes en smsjes openbaar? Vreselijk!

Is dan niets meer heilig?

Toen ik voor het eerst hoorde dat appjes en smsjes vallen onder de Wet openbaarheid bestuur (WOB), viel ik van mijn stoel af. ‘Het moet niet gekker worden’, riep ik!

Maar Heleen, het juridisch hoofd van mijn ministerie, verzekerde mij dat het echt waar is. Het maakt volgens haar niet uit welke gegevensdrager wordt gebruikt. Het begrip document moet ruim worden opgevat. Naast gewone papieren en e-mails kunnen ook smsjes en appjes berichten bevatten die openbaar moeten worden gemaakt.

Vreselijk! Is er dan niets meer heilig?

Nu weet ik ook wel dat persoonlijke (beleids)opvattingen niet openbaar hoeven te worden gemaakt. Maar het is toch mogelijk dat een appje feitelijke informatie bevat die relevant is voor besluitvorming. En dat het daarmee openbaar materiaal wordt.

Het lijkt alsof de golf van openbaarheid tsunamivormen begint aan te nemen. Niets is meer heilig of veilig voor het beest van openbaarheid. Paul Frissen zegt in zijn prachtige boek Het geheim van de laatste staat; kritiek van de transparantie dat openheid, openbaarheid en transparantie hoera-woorden zijn geworden. ‘Hoe zou iemand ertegen kunnen zijn, zeker als hij niets te verbergen heeft?’, aldus Paul, die in zijn boek de stelling verdedigt dat geheimen noodzakelijk zijn voor de vrijheid van de democratie! Dat wil ik ook graag bepleiten!

Nu raken wij er al aan gewend dat mailtjes van ons ambtenaren in de krant staan, na een beroep op de WOB. Vaak met de toevoeging: topambtenaar zegt of vindt.

En meestal na een venijnig intro dat het van de gekke is dat….

Framing heet dat in goed Nederlands. Maar tegelijk is het ook shaming. Als topambtenaar weet je dat het kan gebeuren, maar voor een jonge, beginnende medewerker kan het flink confronterend zijn. Ook al is het hartverwarrend om als chef van de fietsenstalling voor deze keer bevorderd te worden tot topambtenaar. Maar dit schiet over het doel heen!

Het vervelende van deze openbaarheidshallelujah is niet alleen dat je aan de openbaarheidsdeur wordt genageld, maar ook en vooral dat het leidt tot het zoeken van slinkse sluiproutes.

Geïnspireerd door Deep Throat, in het boek in all Presidents Men zie ik in de nabije toekomst beleidsmedewerkers in regenjassen en met gleufhoeden afspraken maken in donkere parkeergarages om relevante beleidsgegevens uit te wisselen. De kunst om gecodeerde berichten te verzenden zal een grote sprong maken. Beleid maken wordt een ondergrondse activiteit.

En dan leidt openbaarheid tot geslotenheid! Dan zit het paard achter de wagen!

Nu is het goede nieuws dat onze ict-(hulp)middelen nog uit de vorige eeuw stammen. De kans dat appjes nog traceerbaar zijn is in onze overheidswereld vrij klein. Maar toch heb ik het vermoeden dat de Archiefwet binnenkort gaat voorschrijven dat onze smsjes en appjes moeten worden gearchiveerd.

Daarom pleit ik voor een vrije app-zone in ons werk. Zou de ambassade van Ecuador nog ruimte hebben?

Vond je dit artikel interessant? Lees alle artikelen van Mark Frequin
Deel dit artikel

Er zijn 5 reacties op dit artikel
Dankjewel voor je bijdrage
We hebben je reactie doorgestuurd naar de redacteur(en) van dit artikel en redactie van platform O. Deel het artikel en jouw bijdrage ook met je omgeving om discussie te stimuleren.
Heleen Dekker
Hoofddirecteur Bestuurlijke en Juridische Zaken (HBJZ) Ministerie van Infrastructuur en Milieu

De Wob staat op de een of andere manier altijd garant voor emotie. Bestuurders en ambtenaren (overigens ook indieners van Wob-verzoeken) worden erdoor geraakt, er is onbegrip en zelfs aversie. Terwijl wij toch – als gevolg van onze professie – eraan gewend zouden moeten zijn grotendeels te werken en te schrijven in het openbaar domein. Niks bijzonders, zou je zeggen.

Wellicht komt het door het systeem van de Wob en de werkwijze, die de wet in zijn huidige vorm afdwingt. Bij Wob-beslissingen hangt de afweging aan een ‘tenzij-bepaling’: alles is openbaar, tenzij… Dit kan je op het verkeerde been zetten. Een tenzij-bepaling voedt immers de gedachte dat het wel héél uitzonderlijk moet zijn als een document niet openbaar is. En dat klopt niet. De categorie ‘tenzij’ is groot. Veel documenten zijn niet openbaar. Ook niet volgens de Wob. Om redenen zoals Mark in zijn artikel noemt. Er moet ruimte zijn – en die geeft de Wob ook, zij het op een wat gecompliceerde manier – voor ‘beleidsintimiteit’. Een zwaar woord voor de vele e-mails, SMS-sjes, attenderingen, kladjes en concepten, die we nodig hebben voor intern beraad, doordenken, afstemmen etc.. Ofwel: om ons werk goed te kunnen doen.

Het was wellicht beter geweest om de Wob te ontwerpen op basis van een bepaling in de trend van: ‘om te bepalen of documenten al dan niet openbaar zijn wordt een afweging gemaakt aan de hand van de volgende criteria…..’. Daarmee worden nét iets andere verwachtingen gewekt; en dat kleurt de bestuurspraktijk.

Nog beter (en praktischer) zou zijn als we onze archieven al direct op deze wijze zouden inrichten en bijhouden. Dat wil zeggen aan de hand van de Wob-criteria. Documenten direct bij het ontstaan ervan al zoveel mogelijk scheiden in categorieën ‘openbaar en niet openbaar’ en het openbare deel goed toegankelijk maken. Dat scheelt veel gezoek, gestress en haastig afwegen op het moment dat een verzoek binnenkomt.
Met een beetje handig ICT-systeem zouden verzoekers uiteindelijk ook zélf binnen de openbare documenten kunnen zoeken, b.v. aan de hand van een register. Klantvriendelijk, gastvrij, transparant. Geheel in lijn met het streven van dit kabinet naar actieve openbaarheid. Zo’n systeem scheelt veel bestuurlijke lasten, haastige beslissingen en misverstanden. En emotie.

6 mrt 2016
Ipe van der Deen
Adviseur Strategie bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland

Hoera, nog meer openheid.
Ik stel voor dat de overheid alvast een paar datacentra bij laat bouwen, dat er voldoende ruimte komt om vervolgens ook alle opgenomen gesprekken te kunnen registreren en dat er alvast een stuurgroep komt die projectgroepen gaat inrichten die gaan nadenken hoe het rijk in de toekomst ook alle ambtelijke gedachten kan vastleggen. Een van de projectgroepen moet alvast de voorbereiding treffen om wettelijke belemmeringen op te heffen.

5 mrt 2016