BZK Flex

Een wendbare organisatie die op inhoud en capaciteit kan inspelen op actuele opgaven. Dat is, kort gezegd, het uitgangspunt van Nieuw BZK, het vorig jaar gereorganiseerde ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Om dat doel te realiseren, is een nieuwe structurele directie opgericht: BZK Flex. Vanuit Flex werken gekwalificeerde medewerkers in programma’s en projecten of als tijdelijke aanvullende capaciteit op beleidsdossiers. Directeur Sicco Louw en manager Josien Kuiper blikken terug op het eerste jaar Flex: ‘Het is de hippe tent waar je moet zijn.’

Flexwerken, flexplekken, flexpool: op steeds meer plekken binnen de rijksoverheid begint het voorvoegsel ‘flex’ ingeburgerd te raken. Zo worden bij diverse ministeries op tijdelijke of op projectbasis bepaalde opdrachten uitgevoerd. Medewerkers worden voor een tijdje uitgeleend aan een andere directie of afdeling en keren na afloop (meestal) weer terug op hun oude stek.
Deze flexibele inzet van personeel heeft bij het ministerie van BZK een structurele basis gekregen. Secretaris-generaal Richard van Zwol is de motor achter deze organisatorische vernieuwing. Hij voerde eind 2015, begin 2016 een reorganisatie door en wilde dat binnen het bestuursdepartement een deel van de personele capaciteit werd ondergebracht in een ‘permanente, flexibele organisatie.’
Aldus geschiedde. Sicco Louw, voorheen directeur Communicatie, werd benoemd tot directeur Flex. Hij en Josien Kuiper, manager voor alle project- en programmaleiders en strategisch adviseurs, zijn enthousiaste ambassadeurs van het Flex-concept, maar zeggen wel: ‘Het was voor alle partijen in het begin wennen. Aanvankelijk had Flex het imago van een afvoerputje: als je na de reorganisatie geen vaste plek kreeg, werd je bij Flex gestald. Maar dat beeld sloeg om toen de catalogus met alle flexopdrachten bij BZK werd gepresenteerd. Vanaf dat moment werd Flex voor veel BZK’ers de hippe tent waar je moet zijn.’

Dat is geen grootspraak, want Flex begon op 1 april 2016 met 200 medewerkers voor 241 opdrachten. Als je de rijkstrainees en degenen die buiten BZK zijn gedetacheerd meerekent, dan telt Flex zelfs zo’n 300 medewerkers. Die opdrachten zijn verdeeld over alle organisatieonderdelen van het bestuursdepartement van BZK en ze kunnen in lengte variëren van een paar weken tot twee jaar. In functieschalen uitgedrukt bestrijken de opdrachten een heel breed scala: van schaal 6 tot en met schaal 15.

Taakstelling
Vrijwel alle BZK’ers kunnen dus in principe Flex-medewerker worden. Maar BZK heeft ook te maken met een taakstelling. Die houdt in dat het aantal opdrachten voor Flex in 2017 is teruggelopen naar 187,5 fte. Een aantal flex’ers heeft inmiddels een functie gekregen bij een van de andere directies van BZK. Over de samenstelling van BZK Flex voor 2018 en verder durft Louw nog geen voorspelling te doen: ‘Dat hangt onder meer af van de kabinetsformatie en de eventuele gevolgen daarvan voor de beleidsterreinen van BZK.’
Flex aanduiden als het interne uitzendbureau van BZK is volgens Louw niet de juiste omschrijving: ‘Uitzendkrachten komen altijd van buiten je eigen organisatie. Bij Flex gaat het om BZK’ers die bij jouw afdeling of directie komen werken. Het gaat feitelijk dus om directe collega’s. In de praktijk is er geen onderscheid tussen vaste medewerkers en mensen van Flex’. Josien Kuiper: ‘Uit eigen

ervaring weet ik dat je als uitzendkracht ergens kort werkt met als belangrijkste motivatie: geld verdienen. Als Flex’er voel je je verbonden aan BZK en aan de opgaven die hier liggen.’
Bij Flex snijdt het mes volgens Louw aan drie kanten: ‘Ten eerste het organisatieperspectief. Met een directie als Flex kun je je personele capaciteit daar inzetten waar het op dat moment nodig is. Dat kan per kabinetsperiode verschillen. Maar er kunnen zich ook maatschappelijke ontwikkelingen voordoen waar je op moet inspelen. De huisvesting van vluchtelingen bijvoorbeeld. De SG’s hebben in een brief aan de kabinetsinformateur geschreven dat de overheid wendbaar en innovatief moet zijn. Met het flexibel inzetten van een deel van je personeel kan dat ook.’
De tweede kant is dat de mobiliteit van de medewerkers toeneemt. Iets wat voormalig minister voor de Rijksdienst Stef Blok altijd sterk propageerde. Immers: hoe mobieler je je als ambtenaar opstelt, hoe interessanter je voor een toekomstige werkgever of opdrachtgever bent. Dat is gelijk ook de derde positieve kant van Flex. Louw: ‘Als Flex’er kun je met een vast contract op verschillende plekken in de organisatie werken. Hoe mooi wil je het hebben? Ik vind Flex – en trouwens ook veel Flex’ers – daarom een geweldig concept’. Kuiper beaamt dat: ‘Ik spreek medewerkers die zeggen: vroeger moest ik na een detachering altijd terug naar mijn oude plek. Nu kan ik als het ene project is afgelopen vanuit Flex aan een andere klus bij BZK beginnen.’

Valkuilen
Zoals eerder opgemerkt is flexwerken geen nieuw fenomeen, ook bij BZK niet. Zes ministeries hebben of hadden al een projectenpool voor tijdelijke klussen. BZK onderscheidt zich van de collega-departementen doordat Flex voor een veel grotere groep medewerkers openstaat. Dat geldt met name voor (senior) beleidsambtenaren in de salarisschalen 12 en 13: zij vormen meer dan de helft van het personeelsbestand van Flex. Louw: ‘Dat is nergens anders binnen de overheid zo.’
Het bestaan van BZK Flex is niet onopgemerkt gebleven. Diverse overheidsorganisaties, waaronder ook gemeenten, hebben blijk gegeven van hun interesse in het concept. Louw en Kuiper leggen belangstellenden graag uit wat de voordelen en eventuele valkuilen zijn. Hun belangrijkste tip is: combineer het opzetten van een Flexpool niet met een taakstelling.
Louw legt uit: ‘Met Flex hebben we een nieuw werkconcept geïntroduceerd. Bij dat concept is het belangrijk dat er gedurende het jaar nieuwe opdrachten aan Flex kunnen worden verstrekt. Door de taakstelling neemt het aantal opdrachten aan Flex af. Daarbij komt dat de taakstelling bij BZK nu vooral gevolgen heeft voor de bezetting bij Flex. Dat geeft medewerkers soms een onveilig gevoel. Die combinatie is niet prettig bij de opbouw van een nieuw werkconcept.’
Kuiper onderschrijft dat: ‘Als je een Flexpool begint, denk dan van tevoren goed na over de omvang ervan en over het profiel. Dus: welke opdrachten neem ik aan en welke type medewerkers zoek ik? Daar moet je duidelijk over zijn, anders creëer je juist onrust omdat dan zowel de organisatie als de medewerkers niet weten waar ze aan toe zijn.’
Louw noemt nog een ander struikelblok: het bestaande functiegebouw. Hij bedoelt: ‘Ik heb een opdracht voor een senior beleidsmedewerker schaal 12. Maar ik heb op dat niveau alleen een senior medewerker bedrijfsvoering beschikbaar. Mogelijk best een goede kandidaat, maar die wordt het dan toch niet. Daarom wil ik niet vastzitten aan die vaste functiebenamingen. Je moet uitgaan van de kwaliteiten van een medewerker en niet van diens functieomschrijving.’
Tegelijk is het zo, tekent Louw daarbij aan, dat als die persoon dan werk gaat doen in een hogere schaal, hij of zij niet per definitie het bijbehorende salaris krijgt. ‘Je moet het vooral doen omdat je zo’n opdracht leuk vindt. Misschien hoort hier wel een heel ander soort beloningssysteem bij. Hoe dat eruit moet zien? Dat weet ik op dit moment ook niet. Ik houd mij aanbevolen voor tips.’

Stevige positie
Natuurlijk was het Flex-concept aanvankelijk voor alle partijen wennen. Louw: ‘Zeker voor directeuren. Die waren gewend met een vaste formatie te werken die van hen was. Dat is verleden tijd. Ze hebben nog steeds een deel eigen capaciteit, maar een deel verkrijgen ze via Flex. Dat betekent dat ze capaciteitsplannen moeten maken met onderscheid tussen structureel en tijdelijk werk. Daar werd in het begin wel mee geworsteld en het leidde tot wat gemopper, maar dat was tijdelijk.’
Ook de nieuwbakken Flex’ers moesten hun draai vinden. Daarom was het, aldus Louw, goed dat Flex van meet af aan een stevige positie had binnen BZK, zowel kwalitatief als kwantitatief. ‘Maar niet iedereen voelde zich meteen een Flex’er. Het is ook wel eens voorgekomen dat de match tussen opdrachtgever en Flex-medewerker niet goed was. Bijvoorbeeld omdat de opdrachtomschrijving niet aansloot bij de praktijk. Of omdat er toch andere competenties werden gevraagd dan aanvankelijk nodig leek. Maar dat waren echt uitzonderingen.’
Het komt zelfs voor dat Flex’ers twee of soms drie kleinere opdrachten doen. Louw: ‘Zo worden iemands kwaliteiten ten volle benut. Dat zou niet kunnen als we nog vastzaten in het oude stramien’. Volgens Kuiper meldden zich al snel na de start mensen van binnen én buiten BZK aan met de mededeling dat ze ook wel Flex’er wilden worden. ‘Helaas hebben we niet voor iedereen een leuke klus, maar wie weet komt het in de toekomst nog tot een match.’
Toch sluiten Louw en zij niet uit dat er op de lange duur bredere flexpools gaan ontstaan bij de rijksoverheid of elders in het openbaar bestuur. Louw: ‘Ik weet dat er 23 gemeenten in het westen van het land over en weer tijdelijke functies aanbieden. Alleen is dat wel een flexpool zonder vaste formatie. Maar wel met hetzelfde doel: de mogelijkheid om over de schutting van je eigen organisatie of afdeling te kijken. Alleen al daarom vind ik Flex een prachtig concept.’