Deliverology

Zelfs het best georganiseerde systeem kan zo af een toe een zetje gebruiken. Deliverology biedt dat extra zetje. De mechanische doping voor het overheids-peloton. Het is een ongelofelijk simpele manier van werken. Maar wel een manier van werken die je naast je reeds werkende systeem moet durven introduceren.

Ondanks de geijkte vooroordelen over gemeentelijke organisaties, zie ik er om mij heen veel soepel werken. Die een veelheid van producten leveren. Een prestatie die ik veel commerciële organisatie nog niet zie waarmaken. Bedrijven die niet focussen op een paar producten zijn langzaam aan het uitsterven (zie V&D) of hebben vele duizenden werknemers (bijvoorbeeld Samsung).
Toch kan het peloton af en toe wel wat mechanische doping gebruiken. Gewoon net even een extra zetje in de rug, als het ‘berg op’ of ‘met wind tegen’ gaat. Die mechanische doping heet deliverology. Een hele mond vol voor een systematiek, een manier van werken die eigenlijk ongelofelijk simpel is. Afgekeken van een initiatief van de Britse premier aan het begin van deze eeuw; een manier van werken die met een paar simpele vragen onderwerpen weer een stap verder helpt.

Delivery unit
Kern van deliverology is om projecten of werkzaamheden met een aantal kritische vragen op gang te helpen of te houden. In de klassieke benadering van de delivery unit (DU) worden de volgende vragen gesteld: wat probeer je te bereiken; hoe probeer je dat te bereiken; hoe weet je, op elk willekeurig moment, dat je op schema loopt; als je niet op schema loopt, wat ga je er dan aan doen? En als laatste: kunnen we helpen?
Van belang is wel om er voor te zorgen dat je als DU het werk niet gaat overnemen. Je denkt mee, je vraagt door, doet suggesties, maar neemt het werk of het probleem niet over. Net zoals mechanische doping dus: er is geen motortje die al het werk overneemt. Of die maakt dat je helemaal niet meer hoeft te trappen. Maar die zorgt voor zo af en toe een steuntje in de rug.

Overbetuwse schaal
Bij de start van de DO (Delivery Overbetuwe) hebben we direct een paar afspraken gemaakt. De leden gingen dit ‘werk’ er bij doen. Naast hun gewone werk. En het mocht daarom ook maximaal een paar uur per week ‘kosten’. Eigenlijk zouden de leden niet veel meer doen dan ze al gewoon waren om als constructief-kritische collega toch al te doen. Namelijk zo af een toe eens een bakje koffie drinken met een collega die vastloopt bij de realisatie van zijn opdracht. Maar wel met deze vijf vragen in het achterhoofd én met de mogelijkheid om eens in de zoveel tijd met de andere leden te sparren over hoe deze werkwijze goed te gebruiken.
Al snel kwamen we er achter dat het lastig is om te kiezen tussen al die collega’s en al die projecten, werkzaamheden en opdrachten die best een duwtje in de rug kunnen gebruiken. Zeker als je wilt vasthouden aan het principe dat we dit werk ‘erbij’ doen, kun je niet overal deze helpende hand toesteken. Hoeft ook niet. De DO is niet de enige manier om dingen vlot te trekken. En al helemaal geen vervanging van de klassieke sturingsmethoden. Het is gewoon dat extraatje bij tegenwind.

Zo blijft het voor zowel de DO, als het management, als de collega’s leuk.

Ook bleek de set van vragen niet helemaal afdoende. De laatste jaren zijn door Simon Sinek (Start with Why) en Wouter Hart (werk vanuit de bedoeling) voldoende inzichten gegeven, die in de DO duidelijk maakte dat de allereerste vraag zou moeten zijn: Waarom probeer je dit te bereiken? Een vraag die zeker tot betere gesprekken tussen onze ambtenaren en onze bestuurders heeft geleid.
In onze ervaring is de best werkende optie om je te gedragen als een kritische vriend. De DO is daarom verre van een geheim gezelschap, maar de leden hebben zich zelden tot nooit als onderdeel van de DO gepresenteerd. Een werkwijze die we langzaam verlaten. Juist omdat het duidelijk is of wordt dat de DO geen bedreiging is.
Voor mij is de manier van werken van een delivery unit een welkome en soms zelfs noodzakelijke aanvulling op het systeem van de lokale overheidsorganisaties. En hoe je het dan precies noemt of vorm geeft, is niet eens zo van belang. En natuurlijk klinkt mechanische doping als vals spelen. En dat zou het ook zijn als het openbaar bestuur een wedstrijd was. Gelukkig is het dat niet, en kunnen bestuurders en medewerkers de vruchten plukken van deze manier van werken.