Formele gesprekscyclus? Liever informele gesprekken!

Onlangs is de nieuwe gesprekscyclus; continue dialoog gepresenteerd binnen een overheidsorganisatie in mijn netwerk. Deze is voor iedereen per 1 januari 2018 gestart en vervangt onder andere de huidige PWC/POP-gesprekken en -formulieren.

De gesprekscyclus; continue dialoog is gericht op het realiseren van een meer prestatiegerichte cultuur, het versterken van eigenaarschap en aandacht voor persoonlijke ontwikkeling.  De gesprekscyclus bestaat uit drie periodes waarin je met je leidinggevende gesprekken voert. Eerste gesprek in januari – maart: het resultaat- en ontwikkelgesprek. Het tweede gesprek in april – oktober: voortgangsgesprek(ken) en feedback ophalen. Het derde gesprek in november – december: evaluatie- en beoordelingsgesprek.

‘Maar is ook waardevol en belangrijk voor jezelf: je gesprek maakt duidelijk wat er van je verwacht wordt, hoe het werk gaat, hoe jij je verder kan ontwikkelen, wat jouw ambities zijn en waar je hulp en ondersteuning bij kan gebruiken,’ zegt de afdeling HRM. En natuurlijk komen er informatiebijeenkomsten, wordt er een Q&A pagina op het intranet aangemaakt en komt er een telefonische helpdesk.

Een fraai staaltje Anglo-Amerikaans management-denken. Maar mijns inziens zou de bedoeling moeten zijn: het ondersteunen van mensen die een mooi vak willen uitoefenen. En daar hoeft wat mij betreft geen formele gesprekscyclus bij.

Ik zou deze cyclus juist informeel houden en onderdeel laten uitmaken van de dagelijkse routine. Zoals ze bijvoorbeeld bij Adobe gedaan hebben. Zij hebben de hele gesprekscyclus afgeschaft. Ze voeren enkel nog informele gesprekken. Niks wordt meer vastgelegd! Dat scheelt veel tijd. En voor Adobe werkt het. De motivatie én de prestaties zijn behoorlijk verbeterd.

Wat dan wel te doen?

Ik zou zeggen: de tijd en energie steken in de informele gesprekken, over de (op zich prima) gesprekspunten van deze cyclus: professioneel vakmanschap, resultaatgerichtheid, toegevoegde waarde, talent- en teamontwikkeling.

En daarnaast een gezonde aanspreekcultuur ontwikkelen. Een cultuur waarin medewerkers en leidinggevenden gewend zijn aan feedback ontvangen en geven. En waarin men zelf actief opzoek gaat naar feedback. Hoe meer mensen gewend zijn aan feedback geven en ontvangen, hoe makkelijker ze ermee aan de slag kunnen, zonder dat het de focus op hun huidige taak verstoord.

Grensoverschrijdend samenwerken – de uitdaging voor menige organisatie – gaat niet vanzelf. Om hier goed mee om te (leren) gaan, gaat het om zaken als elkaar dingen gunnen, respect tonen en tegelijkertijd zorgen dat zaken niet worden toegedekt omwille van gezichtsverlies, angst of schaamte. Hierbij is ook belangrijk om fricties te zien als bron van vernieuwing. De ontmoetingen van verschillen, ofwel fricties leiden regelmatig tot ongewenste situaties waarin betrokkenen tegenover elkaar komen te staan en elkaar belemmeren en frustreren. Deze verschillen moeten juist worden benut. Wrijving leidt tot glans!

Tot slot nog een laatste mee te geven aandachtspunt vanuit mijn eigen Theory U-ervaring (Theory U = verandertheorie) via het MIT in de Brabant-hub. Zorg binnen organisaties, dat er case clinics, sensing journeys en stakeholder interviews (excuses voor de Engelse woorden) worden gehouden. Om te oefenen in achtereenvolgens, toegang geven tot de wijsheid en ervaring van de groep mensen waarmee je samenwerkt. Die helpen te antwoorden op belangrijke en onmiddellijke leiderschapsuitdagingen op een betere en meer innovatieve methode. Mensen uit hun dagelijkse routine halen om hen in staat te stellen de organisatie, de uitdaging of het systeem door de lens van verschillende stakeholders te ervaren. En tenslotte te leren luisteren met open mind, open hart en open will.

De formats hiervoor zijn bij mij te verkrijgen.