Zinvol digitaal werken

Met het digitaal werken ontstaat een aantal problemen. Om deze problemen het hoofd te bieden ontwikkelde de Datawerkplaats van de Universiteit Utrecht het instrument ‘Zinvol digitaal samenwerken’. Auteurs Fleur Stalenhoef, Wouter Nieuwenhuizen en Albert Meijer leggen uit hoe je kunt zorgen voor effectieve, inclusieve en creatieve digitale samenwerking, tijdens en na de coronacrisis.

Door de coronacrisis is in het jaar 2020 het digitale werken in de publieke sector in een stroomversnelling terecht gekomen. De plotselinge overgang van een fysieke naar een digitale werkomgeving ging niet altijd even gemakkelijk, bleek uit onderzoek van de Datawerkplaats bij provincie Zuid-Holland. Daarom ontwikkelde de Datawerkplaats van de Universiteit Utrecht het instrument ‘Zinvol digitaal samenwerken’ en testte dit bij provincie Zuid-Holland, in Gouda en Almere. Het instrument helpt teams tijdens en na de coronaperiode op een zinvolle manier vorm te geven aan hun digitale samenwerking.

Verarming van het werk
Digitaal werken leidt niet overal of voor iedereen tot dezelfde problemen. Technologie wordt immers door iedereen op een andere manier gebruikt. Onderzoek van de Datawerkplaats en Provincie Zuid-Holland laat echter zien dat een aantal thema’s bij bijna iedereen terugkomt.

In veel gevallen zorgt het digitaal werken voor een ‘verarming van het werk’. Hoewel digitaal werken vaak efficiënt verloopt, reistijd bespaart en sommigen thuiswerken als prettig ervaren, zorgt digitaal werken in veel gevallen voor verarming van spontaniteit, contact met collega’s en creativiteit. Nu de focus bij het digitale werken vooral ligt op de meer zakelijke, doelgerichte kant van het werk, kunnen andere waarden in het geding komen. Voor een inclusieve samenwerking is het belangrijk dat er ruimte is voor iedereen en er voldoende gelegenheid is voor informeel contact, zodat niemand ondergesneeuwd raakt. Creatief werken vraagt om ruimte voor ontwikkeling en het organiseren van nieuwe dingen. Alle drie deze waarden – effectiviteit, inclusiviteit en creativiteit – zijn van belang voor een zinvolle manier van digitaal samenwerken. Door de verzakelijking van het contact wordt echter de afstand tussen collega’s groter. Daarnaast vraagt het digitale werken vaak meer van mensen en kost het meer energie. Vaak worden bestaande problemen vergroot: enerzijds worden er sneller eilanden gevormd en anderzijds is een overload aan informatie onwenselijk. Kortom, met het digitaal werken ontstaan er een aantal problemen bij het werken in teams. Deze problemen zijn sterk verbonden met deze tijd, maar zouden wel eens van blijvende aard kunnen zijn.

‘Zachte kant’ van digitaal samenwerken
Hoewel het digitale thuiswerken eerst een tijdelijk verschijnsel van de coronacrisis leek, wordt het steeds duidelijker dat het digitale werken ook in de toekomst een belangrijk deel van ons leven blijft. Het is dan ook belangrijk om na te denken over hoe een zinvolle samenwerking er kan uitzien. Enkel technologische kennis over de programma’s waarmee gewerkt wordt, is niet voldoende. Het is noodzakelijk om na te denken over hoe deze technologie moet worden ingezet. Dit vergt een aanpak die onderkent dat naast het effectief uitvoeren van de omschreven taken, ook de ‘zachte kant’ cruciaal is voor het digitaal functioneren van een organisatie. Zo is het niet alleen noodzakelijk om te weten hoe de functie op Microsoft Teams voor het maken van breakoutrooms werkt, maar is het ook essentieel om na te denken over hoe, wanneer en welke reden de breakoutrooms worden gebruikt. Het instrument moet organisaties helpen de ‘zachte kant’ van het digitaal werken te versterken.

Effectieve, inclusieve en creatieve samenwerking
Op basis van het onderzoek in Zuid-Holland heeft de Datawerkplaats een instrument ontwikkeld over zinvol digitaal werken. Hierbij staat niet alleen de zakelijke kant van effectief werken, maar ook de meer zachte kant van inclusiviteit en creativiteit centraal. In het instrument worden zes dilemma’s uitgelicht die zijn gebaseerd op de thema’s die in ons onderzoek bij bijna iedereen terugkwamen. Bij de toepassing worden steeds de drie waarden in het achterhoofd gehouden: effectief, inclusief en creatief werken. Het instrument wordt toegepast in een (digitale) bijeenkomst van ongeveer anderhalf uur. Het instrument is bedoeld om te doorlopen in een team-setting: een samenstelling van mensen waarin langere tijd wordt samengewerkt. De dilemma’s prikkelen een team tot een gesprek over hoe zij graag digitaal willen samenwerken met het doel om concrete afspraken te maken. Bovendien is het nuttig om de tijd te nemen voor een reflectiemoment over de samenwerking en wederzijdse behoeften uit te spreken.

Opbrengsten van het gebruik van dit instrument
En wat levert het gebruik van dit instrument op? Het instrument is dit najaar bij lokale overheden getest en op basis daarvan doorontwikkeld. Er zijn hiervoor online bijeenkomsten van ongeveer anderhalf uur georganiseerd onder begeleiding van een trainer van de Datawerkplaats.
De ervaringen waren zeer positief. Kenmerkend voor de sessies was dat er ‘altijd wel een balletje ging rollen’, al verschilde het per team wat dit precies inhield. Vaak was er een lange lijst met afspraken, en altijd spraken de deelnemers achteraf van een nuttige sessie.

Uit ons onderzoek blijkt dat het enorm kan verschillen hoezeer deelnemers zich bewust zijn van bepaalde problemen en uitdagingen. Daarnaast kan de motivatie van deelnemers om met het instrument te werken en eigenaarschap te nemen over de digitale samenwerking verschillend zijn. Het is kan daardoor lastiger zijn om tot concrete afspraken te komen. In zo’n geval is het raadzaam om afspraken niet te forceren, maar juist een stapje terug te doen en het gesprek over de bestaande problemen en de rol van eigen verantwoordelijkheid met de deelnemers aan te gaan. Uit nagesprekken is echter gebleken dat deelnemers het altijd zinvol vinden om meer te horen over elkaars behoeften en de dilemma’s prikkelen tot een goed gesprek hierover. Daarnaast is het nuttig dat bepaalde uitdagingen zichtbaarder worden tijdens het gesprek. Zo ontstaat er meer bewustzijn van bepaalde problemen. Dit is een belangrijke stap in de richting van meer concrete afspraken en uiteindelijk een zinvollere samenwerking.
Bij de toepassing van het instrument is gebleken dat het beter werkt wanneer iemand van buiten het team de sessie begeleidt. Vreemde ogen helpen om een beter gesprek te voeren en afspraken ook daadwerkelijk vast te leggen. De Datawerkplaats heeft daarom ook een handleiding voor trainers ontwikkeld opdat zij zelf teams kunnen begeleiden bij het gebruik van het instrument. Hierdoor kunnen de organisaties uiteindelijk op een meer strategische manier verder met de vraagstukken rondom digitaal werken en het instrument. Het digitale werken lijkt immers ook na de coronacrisis onderdeel van onze werkcultuur te blijven. Het instrument over zinvol digitaal samenwerken en haar dilemma’s zullen dan ook zeer relevant blijven.

Meer weten?
Het instrument en de handleiding kunt u hier vinden. Neem voor meer informatie hierover contact op met Fleur Stalenhoef van de Datawerkplaats via e.f.stalenhoef@uu.nl.