Er lijkt steeds meer aandacht te komen voor de rol van de vertrouwenspersoon in organisaties. Integriteitskwesties die zich binnen verschillende sectoren hebben voorgedaan en die tot veel maatschappelijke commotie en media-aandacht hebben geleid dragen daaraan bij.
Vertrouwenspersonen spelen immers een belangrijke rol bij het adviseren van medewerkers die integriteitskwesties aan willen kaarten. Gaat het wel om een integriteitskwestie of is er sprake van een arbeidsconflict? Wat is de juiste route of procedure voor het doen van een melding? Doe je de melding intern, extern, of kies je voor de integriteitscommissie die daartussenin opereert? Op welke bescherming kun je rekenen, wat zijn de mogelijke risico’s die je loopt en hoe kun je deze afdekken?
Dat zijn allemaal vragen waar de vertrouwenspersoon antwoord op weet. Daarnaast kunnen medewerkers met diegene sparren over lastige dilemma’s en toelichting krijgen over het integriteitsbeleid. De signalen die vertrouwenspersonen ontvangen bieden bovendien waardevol inzicht in de aard en omvang van integriteitsproblemen die zich binnen de organisatie voordoen. Vertrouwenspersonen kunnen op basis van deze (geanonimiseerde) signalen het management en integriteitsfunctionarissen van input voorzien voor noodzakelijke beleidswijzigingen of -intensiveringen. Samengevat heeft de vertrouwenspersoon een drieledige rol: adviseren, sparren en analyseren.
‘Het wetsvoorstel moet beter aansluiten bij de praktijk’
De vertrouwenspersoon is een typisch Nederlands fenomeen, waar we trots op mogen zijn, en is verplicht voor elke overheidsorganisatie. Het initiatiefwetsvoorstel Vertrouwenspersonen van GroenLinks wil nu alle organisaties (dus ook private) verplichten tot het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Ik ben daar een groot voorstander van, maar heb toch ook inhoudelijke bedenkingen bij het wetsvoorstel.
De belangrijkste bedenking is dat het wetsvoorstel (dat inmiddels bij de Eerste Kamer voorligt) de rol van vertrouwenspersoon beperkt tot ongewenste omgangsvormen (zoals pesten en intimidatie). Voor andere typen integriteitsschendingen en misstanden (zoals bedoeld in de Wet bescherming klokkenluiders) is in dit wetsvoorstel geen rol weggelegd voor de vertrouwenspersoon. Kennelijk moeten medewerkers dergelijke zaken bij een andere functionaris of loket melden hetgeen tot een wildgroei aan meldloketten en daarmee tot onduidelijkheid leidt.
Dit staat overigens ook haaks op de praktijk, waaruit blijkt dat in de meeste overheidsorganisaties de vertrouwenspersonen de drie thema’s (ongewenste omgangsvormen, integriteit en misstanden) juist combineren. Die combinatiefunctie heeft belangrijke voordelen. Zo kunnen medewerkers niet altijd goed onderscheid maken tussen ongewenste omgangsvormen en andere typen schendingen/misstanden en gaat het soms om een combinatie daarvan. Om te voorkomen dat medewerkers moeten gaan shoppen met hun melding is één centraal aanspreekpunt laagdrempeliger en voor werkgevers efficiënter en duidelijker te communiceren. De combinatie biedt vertrouwenspersonen ook meer mogelijkheden om hun deskundigheid te ontwikkelen en op peil te houden omdat zij meer (diverse) casuïstiek krijgen.
‘De vertrouwenspersoon moet meerdere thema’s in behandeling kunnen nemen’
Niet alleen in de praktijk, maar ook in wetenschappelijke publicaties en in beleidsrapporten over vertrouwenspersonen wordt de combinatiefunctie bepleit. De beroepsvereniging van vertrouwenspersonen (LVV) sluit hierbij aan, net zoals de meeste instituten die opleidingen en trainingen voor vertrouwenspersonen verzorgen.
De beperking van de rol van de vertrouwenspersoon tot ongewenste omgangsvormen, waardoor medewerkers voor andere typen schendingen en misstanden naar andere loketten of functionarissen op zoek moeten, is derhalve geen goede ontwikkeling. Het is zelfs een stap terug. Het wetsvoorstel dient nodig te worden aangepast zodat het beter aansluit bij de inzichten uit de praktijk, het beleid en de wetenschap. Daar is niet alleen de organisatie, maar ook de vertrouwenspersoon en de melder het meest mee geholpen.
De vertrouwenspersoon is een waardevolle schakel in het integriteitsbeleid van overheidsorganisaties. In aanvulling op preventieve integriteitsmaatregelen voorziet de vertrouwenspersoon, in combinatie met een meldregeling en onderzoeksprotocol, in een vangnet voor de omgang met integriteitsschendingen, misstanden en ongewenste omgangsvormen. Wel dienen we ervoor te zorgen dat de vertrouwenspersoon meerdere thema’s in behandeling kan blijven nemen. Dat behoedt ons voor wildgroei en voorkomt dat de diversiteit aan interne meldloketten en -routes zo complex wordt als de metrokaart van een grote stad. Die is voor de meeste dagjesmensen maar moeilijk te ontcijferen.
Beeld: Ekaterina Bolovtsova
Goed punt. Wat ik mis is de noodzaak dat vertrouwenspersonen 0ok actief misstanden of mogelijke misstanden kunnen aankaarten bij de top. Geen misverstand: het is prima dat er iemand is waarmee je kunt praten. Het is nog beter als die ook wat kan doen. Een goed voorbeeld is wat er gebeurde bij een grote organisatie na een schandaal dat ook duidelijk maakte dat er meer mis was dan die ene gebeurtenis, die ene persoon. Men zette een commissie op, benoemd door de top én onafhankelijk van de top. Deze bestond uit buitenstaanders: een ex hoofdcommissaris, een advocaat en een deskundige met een secretariaat. Zij ontwikkelde een procedure en beoordelingscriteria obv een gedragscode. Deze werd ruim verspreid in de organisatie. Die dat in eerste aanleg met wantrouwen bekeek. De procedure hield oa in dat men een klacht kon indienen, terwijl de naam alleen bekend zou blijven aan de leden van de commissie. Na een klacht volgde een onderzoek door de commissie. Indien bleek dat er meer dan niets of een eenmalige gebeurtenis aan de orde was, werd de zaak gemeld aan de Raad van Bestuur met een advies wat te doen. Niet alle zaken werden voorgelegd aan de RvB. De commissie kon ook zelf voorstellen doen aan betrokkenen om de klacht aan te pakken en op te lossen. Na een zeer aarzelende start, het duurde lang voor er serieuze meldingen binnen kwamen, begon men deze commissie te vertrouwen. Na enkele jaren heeft men een interne integriteitsafdeling opgezet die het werk van de commissie gaandeweg overnam. Wat is het punt uit dit voorbeeld? Als vertrouwenspersonen niet in staat zijn om na de analyse en indien daar uit blijkt dat er echte misstanden zijn, dit ook formeel aan de orde te stellen door bijvoorbeeld een melding aan de top en een voorstel voor onafhankelijk onderzoek van buiten, kan een persoon goed advies krijgen, er zal echter niets structureel veranderen. Ik werkte bijvoorbeeld in een organisatie met vertrouwenspersonen en had een goed gesprek toen ik in de problemen kwam door een manager. Hij bleef echter rustig door gaan met zijn misplaatst gedrag. Terwijl later bleek dat er vele slachtoffers geweest waren. Waarvan de meesten hun mond niet durfde open doen. Vertrouwenspersonen waren wel op de hoogte van zijn gedrag en de impact op sommigen. Maar ja, hun positie liet het niet toe dat te melden, dat was niet geregeld. Enfin, een lang verhaal. De bottomline: als vertrouwenspersonen ook niet kunnen melden, terwijl de top daar wel wat mee moet, heb je gesprek en advies geregeld (beter dan niets), maar geen structurele aanpak om te voorkomen dat verkeerd gedrag jarenlang door kan gaan, met alle consequenties van dien.