Ervaringen van ambtenaren met startups


Platform Overheid gaat op zoek naar de waarde van het programma Startup in Residence (SiR). Vandaag het derde artikel: wat betekent het voor een overheidsorganisatie om met een startup aan een maatschappelijk vraagstuk te werken? Wat levert het op? Een rondgang langs ambtenaren die werkten met het SiR-programma.

In een serie artikelen gaat platform Overheid op zoek naar de waarde van het programma Startup in Residence (SiR). In het kader van dit programma nodigen diverse overheden startups uit om innovatieve oplossingen te ontwikkelen voor maatschappelijke uitdagingen, die voortkomen uit landelijke, provinciale en regionale ambities. Lees hier het eerste artikel en hier het tweede artikel in deze reeks. Bekijk hier ook de MOOC over dit onderwerp, ontwikkeld in samenwerking met het ministerie van BZK.

Als startups hun tent bij je opslaan, is niet gezegd dat je als ambtenaar meteen inhoudelijk aan de slag gaat. Joris Luyt en Maurice Weijermans ervaarden dat toen ze in 2019 met twee startups de kwaliteit van het wegdek in de provincie Zuid-Holland wilden voorspellen. ‘De eerste weken brainstorm je over waar je wilt uitkomen’, zegt Luyt. ‘Ambtenaren en startuppers krijgen workshops over elkaars manier van werken. Ook is het goed om aan de startup je ambtenarenjargon uit te leggen. Dat levert kritische vragen op. Zij willen het graag begrijpen en zo leer je elkaars manier van denken kennen.’

Verschillende verwachtingen
De inzendingen die -Holland ontving voor de challenge over het wegdek verraste de provincie. Waar verwacht werd dat startups zouden voorstellen met bestaande data te werken, bleken ook veel bedrijven nieuwe data te willen verzamelen. Door die tweedeling koos de provincie uit elke categorie een startup: Geronimo AI en RoadEO.

‘Het is heel moeilijk voor ambtenaren om geen oplossing in een opdracht te zetten’

Dat verschil in verwachtingen en aannames van ambtenaren en startups ziet Matthijs Goense van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) vaker. Hij werkt op de afdeling NoVUM, een innovatieteam van de SVB. Hij begeleidde samen met zijn collega Jeroen Vonk in 2019 deelnemers aan het SiR-programma van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Het is volgens hem belangrijk dat je meteen in het begin de challenge goed omschrijft: ‘Het is heel moeilijk voor ambtenaren om geen oplossing in een opdracht te zetten. In een politieke organisatie worden mensen gekozen om oplossingen te bedenken. Zo werkt innovatie niet. Als ik aan de voorkant al weet welke oplossing ik wil, is er eigenlijk geen ruimte voor innovatie meer. Dan kan ik ook meteen een aanbesteding uitschrijven’.

Challenge Canvas
Ook bij de SVB zag Goense het probleem van een goed omschreven challenge. Daarom ontwikkelde hij samen met zijn collega’s het Challenge Canvas, een groot schema waarop ambtenaren onder meer hun probleem, doelgroepen en beoogd effect kunnen schrijven. Het belang merkte Goense bij een project voor de Algemene Nabestaandenwet, die de SVB uitvoert. Omdat het om een uitkering gaat, kijken we volgens hem door een financiële bril naar de doelgroep. ‘Maar door interviews met de doelgroep ontdekten we dat, ongeacht het inkomen, achterblijvende partners in tijdnood komen. Het probleem was niet geld maar tijdgebrek, waardoor mensen mogelijk overspannen raken. Dat maakte de werkelijke vraag: hoe kunnen we vrije tijd geven in plaats van meer geld?’
Het Challenge Canvas helpt om vanaf dag één die juiste vragen en uitdagingen van een project scherp te formuleren. ‘En dan hoef je niet tot op de komma je doelgroep te beschrijven. Maar het zet aan tot denken over wat je wel en niet weet over de doelgroep.’ NoVUM maakte het canvas online beschikbaar.
Dat de formulering van de challenge voor het wegdek van de provincie Zuid-Holland deels onverwachte resultaten opleverde, was geen probleem. ‘Naderhand zag ik in de formulering dat het inderdaad aannemelijk was dat startups met nieuwe data wilden werken’, zegt Luyt. ‘Tijdens het hele traject ontdek je als ambtenaar wat je zelf wil. Dan zie je mogelijkheden en stel je kritische vragen aan jezelf.”

‘Voor startups is snel werken niet stoer, maar bittere noodzaak’

Eenmaal aan de slag is het belangrijk dat startups snel antwoord krijgen van ambtenaren, legt Goense uit: ‘De meeste startups hebben een financiële horizon van drie maanden. Drie afstemmingsmomenten in een half jaar is een enorm risico. Snel werken is niet stoer, het is voor hen bittere noodzaak.’
Na vier maanden bleek het resultaat van RoadEO, dat voor het voorspellen van het wegdek nieuwe data met satellieten wilde verzamelen, technisch onhaalbaar. Geronimo AI mag sinds 1 januari dit jaar verder met hun ontwikkelde model. De eerste ervaringen van de provincie met SiR zijn positief: ‘Werken met een startup is een vrijbrief om dingen uit te proberen. Normaal zit je als opdrachtgever veel vaster aan afspraken en contracten’, zegt Weijermans.

Samenwerking
De provincie Zuid-Holland heeft sinds 2019 voor SiR de handen ineengeslagen met het ministerie van BZK, het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en de gemeente Den Haag. Ze hebben als één opdrachtgever challenges uitgezet. Die samenwerking biedt voordelen, zegt het Hoofd Stedelijke Economie Erik van der Rijt van Den Haag: ‘De kwaliteit van het programma dat we startups bieden is verder versterkt door deze samenwerking. We bundelen de krachten, delen onze expertise en bieden deelnemende startups en ambtenaren nu samen trainingen aan. Daarnaast kunnen we het programma ook kostenefficiënter inrichten nu we het samen doen, wat van belang is om SiR ook op de middellange termijn te kunnen blijven draaien. Verder is het goed dat we nu met verschillende overheden – lokaal, regionaal en landelijk – samen vraagstukken in de markt zetten. Het bevordert dus ook onze onderlinge samenwerking tussen overheden op een innovatieve manier.’

‘SiR maakt het mogelijk voor startups om mee te dingen naar overheidsopdrachten’

Van der Rijt was sinds het begin in 2016 nauw betrokken bij de startups die zijn gemeente binnenhaalde. Voor die tijd was het door Europese aanbestedingsregels, bijvoorbeeld vanwege het papierwerk, voor startups bijna ondoenlijk om mee te dingen naar overheidsopdrachten. Met SiR is dat wel mogelijk, doordat de overheid bij dit type aanbesteding het papierwerk grotendeels kan overnemen.
Het aantal innovatieve oplossingen van startups voor de challenges groeide van 11 in 2016 tot 70 in 2020. ‘De Haagse SiR-programma’s in de Nederlandse startup scène zijn in korte tijd erg populair geworden en voorzien gezien de aantallen duidelijk in een behoefte.’ In Den Haag heeft SiR meer bekendheid gekregen. Van der Rijt ziet dat managers bij de gemeente Den Haag enthousiast deelnemen aan het programma, maar daarna vaak nog schroom hebben om de innovatie ook daadwerkelijk als product in te kopen. In die zin is SiR nog niet ingedaald in de dagelijkse werkwijze, dat is ‘werk van de lange adem’.
Maar de opbrengst van SiR voor een overheidsorganisatie kan breder uitpakken dan alleen ontwikkelde producten: ‘Als afdeling Economische Zaken wilden we het imago van Den Haag onder jonge bedrijven veranderen. Dat is gelukt, blijkt uit onderzoek. SiR is een voorbeeld waarmee we laten zien dat de gemeente investeert in technologie en startups. Zo maken jonge ondernemers kennis met het aantrekkelijke vestigingsklimaat van Den Haag.’ Minstens zo belangrijk vindt Van der Rijt dat startups de overheid innovatiever leren werken. Hij hoopt dan ook dat ambtenaren zich langer committeren aan de jonge bedrijven dan alleen het SiR-programma van vier maanden: ‘Met startups schud je het tapijt op.’

Vond je dit artikel interessant? Lees alle artikelen van: Rogier Boogers
Deel dit artikel

Er zijn nog geen reacties op dit artikel

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*