Het opzetten van het programma Fitte Organisatie leverde de gemeente Wageningen een plek op in de shortlist van de Overheidsawards voor Beste Overheidsorganisatie van 2022. Aandacht voor fysieke en mentale fitheid en een groot lerend vermogen zijn niet slechts woorden, maar worden echt doorleefd, stelt Saskia Claassen, programmaleider Fitte Organisatie.
In deze reeks artikelen vertellen kandidaten van de Overheidsawards 2022 over hun werk, in de hoop andere overheden te inspireren. Gemeente Wageningen stond op de shortlist voor de Beste Overheidsorganisatie van het jaar 2022.
Zelfs de grootste organisaties zijn te klein om maatschappelijke vraagstukken van deze tijd alleen op te lossen. Het zijn vraagstukken die de grenzen van onze organisatie overstijgen. En die zo complex zijn dat samenwerken steeds belangrijker is. Maar waar begin je dan? Ondanks dat het niet eenvoudig is, vraagt dit ook om naar onszelf als organisatie te kijken. Bijvoorbeeld naar het samenspel tussen bestuur en organisatie, samenwerkingsvaardigheid met anderen en groeiende behoeften aan, en mogelijkheden van, informatievoorziening en ICT. Ook zien we het dilemma van aanhoudende schaarste op de arbeidsmarkt. Deze ontwikkelingen samen vragen om investeringen in het verder versterken van het strategisch en sturend vermogen van de organisatie en het verder op orde brengen en moderniseren van onze bedrijfsvoering en dienstverlening.
Fitte organisatie
Daarom bouwen we in Wageningen aan een Fitte Organisatie: vitaal, in balans met ambities, waarin leren en ontwikkelen en diversiteit en inclusie centraal staan. Medewerkers in onze Fitte Organisatie zijn mentaal en fysiek gezond. Kunnen op kantoor, thuis of elders (hybride) werken. En werken in een organisatie en functie die aansluiten bij hun intrinsieke drijfveren, ambities en levensfase. Als werkgever hebben we een betrouwbaar en herkenbaar arbeidsmarktimago dat in beeld is bij diverse groepen op de arbeidsmarkt die onze intrinsieke drijfveren herkennen en waarderen.
‘Zelforganisatie en persoonlijk leiderschap staan aan de basis’
Om zo’n fitte organisatie te bereiken leren we om met elkaar een gelijkwaardige dialoog te voeren over wat goed gaat en wat beter kan. Wat goed gaat behouden we en wat beter kan passen we aan. Het programma Fitte Organisatie is een instrument om initiatieven voor onze organisatie te bundelen en te richten. En is daarmee een hulpmiddel voor het bestuur en de organisatie om te sturen en verantwoorden op een Fitte Organisatie. Aan de hand van een programmaplan staan de jaren 2023, 2024 en 2025 in het teken van het verbinden van bovenstaande ambitie aan korte termijn doelen en concrete inspanningen. Zie hieronder hoe we hier de komende jaren aan gaan werken:
#1 We werken opgavegericht en zijn intern daarop ingericht
Onze bestuurlijke ambities zijn gekoppeld aan vier maatschappelijke opgaven die centraal staan de komende jaren in Wageningen. Deze vier opgaven zijn klimaatadaptatie, omgaan met schaarse ruimte, toekomstgericht samenleven en circulaire economie. We pakken deze opgaven op aan de hand van opgavegericht werken. Opgavegericht werken betekent meer samenwerken aan een opgave, binnen onze organisatie, en vooral ook samen met de stad. Dit binnen een context met een zeer divers speelveld en uiteenlopende belangen. Samen (gemeenteraad, college van B&W, organisatie, inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers) leiden we Wageningen naar een duurzame en betekenisvolle maatschappelijke positie. Want alleen samen kunnen we een sociale, duurzame, innovatieve en groene stad worden met (inter)nationale impact voor huidige en toekomstige generaties.
#2 We hebben meer aandacht voor onze medewerkers
Passend bij ons Rijnlands organisatiemodel vertrouwen we in Wageningen op de kwaliteit van onze vakprofessionals. Zelforganisatie en persoonlijk leiderschap staan aan de basis. Zelforganisatie gaat voor ons over het ontdekken en uitbouwen van de creatieve kracht van het individu en het team. Vanuit daar kunnen we echt maatschappelijke impact realiseren. Hiervoor is het versterken van het strategisch en sturend vermogen van de organisatie nodig. Daarom heeft een aantal teams, naast een teammanager, één of meerdere coordinatoren gekregen. De komende jaren staan in het teken van leren, ontwikkelen en realiseren van een effectiever samenspel tussen medewerker, coördinator en manager. Met als doel dat medewerkers meer aandacht krijgen en meer duidelijkheid over taken en rollen. En het faciliteren van randvoorwaarden voor zelforganisatie binnen de teams.
#3 We gaan meer leiden en minder managen
Binnen de organisatie heerst enorme gedrevenheid, aangejaagd door een jonge burgemeester en een nog jongere gemeentesecretaris (samen 74 lentes jong). Helemaal passend bij onze studentenstad! Fundamentele verandering start met leiders die vernieuwende initiatieven durven te ondersteunen. We faciliteren leiders die goed zijn in gas geven en kunnen afremmen, uitzoomen en overzicht creëren. Dit om de klassieke valkuil van managen te voorkomen: het realiseren van teamdoelstellingen waar het grotere geheel niet per definitie mee geholpen is. De functie van manager transformeert daarom naar een meer strategische rol op organisatieontwikkeling. Daardoor verschuift de nadruk van managen naar leiden: de verschillende teams vormen een systemisch geheel en vormen een eenheid. Waardoor het totaal goed is georganiseerd.
#4 We vormen een hybride, diverse en inclusieve organisatie
Iedereen is op een eigen manier hard aan het werk: op kantoor en thuis. Heel fijn dat flexibele werken, maar hoe blijven we elkaar ontmoeten? We maken praktijk van hybride werken en vormen een organisatie waarin iedereen zichzelf mag en kan zijn. Iedereen mee kan doen, gelijkwaardig is en we discriminatie op verschillende vlakken tegengaan. Een organisatie waarin saamhorigheid centraal staat en ruimte is voor individuele verschillen. Het formuleren van een aantal Wageningse waarden, het faciliteren van een goede thuiswerkplek, het aanpassen van het stadhuis, gericht op hybride samenwerking, het organiseren van een organisatiedialoog over diversiteit en inclusie, en het ontwikkelen van een jaarlijkse ontmoetingskalender in het teken van plezier, verwondering en inspiartie met elkaar gaan hieraan bijdragen.
‘De kern van modern werkgeverschap is de medewerker centraal stellen’
#5 We werken datagedreven, zijn digitaal (samenwerkings)vaardig en intern daarop ingericht
Het samenwerken met de stad aan opgaven vraagt om beter digitaal samenwerken met anderen. Intern zijn we zo georganiseerd dat we met inbegrip van de eisen van privacy en informatiebeveiliging, een prettige en veilige samenwerking met anderen bereiken. En we gebruiken data als stuurinstrument voor beleidsvorming en dienstverlening. Met behulp van ons Datalab en inhoudelijke vakprofessionals realiseren we een datagedreven beleid en uitvoering. Van warmtetoeslag tot kwalitatieve metingen naar aanleiding van meldingen openbare ruimte. Het programma Digitale Organisatie wordt het komende jaar opgezet om digitale initatieven voor onze organisatie te bundelen en richten. En vanuit onze dienstverleningsvisie werken we verder aan het digitaliseren van onze dienstverlening.
#6 We zijn mentaal en fysiek fit
Modern werkgeverschap gaat over heel veel, maar de kern is: de medewerker centraal stellen, bijdragen aan mentale en fysieke gezondheid en stimuleren van persoonlijk leiderschap. Een goede verbinding met jezelf is een voorwaarde voor een goede verbinding met anderen en de maatschappij. Zo helpen we medewerkers om steeds een weg voorwaarts te blijven vinden in de uitdagingen waar we voor staan. Dit doen we aan de hand van een vitaliteitsprogramma, leer- en ontwikkelprogramma en een HR-agenda bestaande uit ondersteunende HR-instrumenten.
‘We gaan recruitment anders inrichten’
#7 We hebben een sterk werkgeversmerk
De krapte op de arbeidsmarkt is historisch groot en zal de komende jaren structureel zijn. Binnen die context staan we voor de uitdaging om de personele bezetting op orde te houden. Daarom bouwen we aan een sterk werkgeversmerk dat gedragen wordt door onze medewerkers. Met als doel dat medewerkers trots zijn op ons als werkgever en ambassadeur zijn van onze organisatie. Om dit te bereiken gaan we recruitment anders inrichten met meer aandacht voor procesoptimalisatie, gastvrijheid en identiteit. Ook ontwikkelen we arbeidsmarktbeleid met als doel consistent uitdragen wie we zijn, wat Wageningen bijzonder maakt en waar we voor staan.
#8 We gaan waarderend vernieuwen vanuit organisatiedialoog
Het bouwen aan een Fitte Organisatie pakken we aan vanuit de strategie van waarderend vernieuwen. Oftewel, wat goed gaat willen we behouden en wat beter kan passen we aan. Om inzicht te krijgen in wat goed gaat en wat beter kan ontwikkelen we een werkwijze om (periodiek) organisatiedialoog vanuit het Rijnlands organisatiemodel te kunnen begeleiden, duiden en gerichte inzicht van de organisatieontwikkeling te kunnen bepalen. Dit wordt een belangrijk instrument voor de komende jaren om onze verantwoording van inspanningen te kunnen meten en weten.
Stap voor stap
Samen bouwen aan een fitte organisatie geeft plezier. Maar vanzelfsprekend ervaren we onderweg ook dilemma’s in ons dagelijks werk die niet direct oplosbaar zijn. Daarom kijken we jaarlijks wat haalbaar is en doen we het stap voor stap. Want de Fitte Organisatie is van en voor ons allemaal!
