Hoe zorgen overheidsorganisaties voor een balans tussen innoveren (exploreren van nieuwe kansen) en stabiliseren (exploiteren van de huidige mogelijkheden)? Binnen de Datawerkplaats – een onderzoekssamenwerking tussen de Universiteit Utrecht, de provincie Utrecht en de gemeenten Amersfoort en Utrecht – onderzochten wij dit gezamenlijk aan de hand van drie casussen. De balans ligt in de combinatie van drie vormen van grenswerk, cultureel, organisatorisch en technisch.
Het verouderde ict-systeem van een fictieve gemeente kampt met langdurige processen, complex onderhoud en tekortschietende veiligheid. Een nieuw, efficiënter en goedkoper systeem lijkt de eenvoudige oplossing, maar blijkt in de praktijk lastig te realiseren doordat het bestaande systeem zo is verankerd in de organisatie. Veel overheidsorganisaties worstelen met dit spanningsveld. Door de snelle digitale ontwikkelingen staan zij voor de uitdaging om enerzijds te innoveren met nieuwe technologie (exploratie) en anderzijds stabiel te blijven functioneren met betrouwbare systemen (exploitatie). Exploratie gaat over innovatie: zoeken naar nieuwe kansen, variëren, experimenteren en ontdekken.
Exploitatie draait om stabiliteit: verfijning, efficiëntie, selectie en implementatie. Waar exploratie flexibiliteit vraagt van een organisatie, vraagt exploitatie zekerheid en procedures. Organisaties die erin slagen beide te combineren, worden ambidexter genoemd: ze kunnen exploreren en exploiteren tegelijk, en hebben daarmee op lange termijn de grootste kans op succes. Maar hoe wordt een overheidsorganisatie ambidexter?
Deze vraag stond centraal in het onderzoek van de Datawerkplaats. De Universiteit Utrecht heeft in samenwerking met de provincie Utrecht en de gemeente Amersfoort en Utrecht drie casussen onderzocht waarin er spanning bestond tussen exploitatie en exploratie. Dit onderzoek heeft geleid tot het grenswerkenmodel (zie afb. hierna).
Grenswerk betreft het verbinden van twee of meer systemen waarvan doelen en verwachtingen (gedeeltelijk) met elkaar in strijd zijn. Exploratie en exploitatie worden met elkaar verbonden via het culturele, organisatorische en technische grenswerk. Hierbij speelt de coördinator voor grenswerk een bijzondere rol. Hieronder worden de drie soorten van grenswerk en de rol van de coördinator nader toegelicht.
Cultureel grenswerk
Cultureel grenswerk betreft het creëren van gedeelde normen, waarden en verhalen waarin wordt benadrukt dat zowel innovatie als stabiliteit belangrijke waarden zijn voor de organisatie. Wanneer een ict-systeem moet worden vervangen, zien we vaak dat medewerkers niet zitten te wachten op vernieuwing. Ook zullen zij benadrukken dat stabiele systemen essentieel zijn voor burgers en gemeentelijke organisatie en deze stabiliteit wordt bedreigd door te snelle introductie van een nieuw systeem. Voorstanders van het nieuwe ict-systeem zullen vinden dat de gemeente zonder deze innovatie achterblijft en maar blijft aanmodderen. Als er geen cultuur is waarin de meerwaarde van beide perspectieven wordt gezien, ontstaat frustratie en vaak stilstand. Of juist te snelle innovatie met weinig aandacht voor mogelijke nadelige effecten en risico’s. Cultureel grenswerk is essentieel om dit te voorkomen. Een belangrijke rol ligt bij het topmanagement van een overheidsorganisatie, zoals de gemeentesecretaris of directeur. Zij moeten een cultuur creëren waarin ruimte is om te innoveren, maar waarin ook de waarde van stabiliteit wordt erkend. Door deze twee werelden te combineren, kunnen exploratie en exploitatie worden verenigd, zodat de organisatie stabiel blijft én innovaties goed landen.
Organisatorisch grenswerk
Organisatorische grenswerk betreft het inrichten van management, capaciteit, geld en procedures die ruimte bieden voor experimenteren, maar tegelijkertijd zorgen voor het inbedden en borgen van geslaagde innovaties. Voor exploratie is ruimte nodig om zelf keuzes te maken en geld te besteden; voor exploitatie is inzicht nodig in risico’s, budgetten en capaciteit. Deze twee kunnen op gespannen voet staan. Voor een gemeente kan het lastig zijn om extra geld en capaciteit vrij te maken voor een nieuw ict-systeem, wanneer onduidelijk is wat het gaat opleveren. Ook moet een nieuw systeem aan strenge veiligheidseisen voldoen. Hierdoor kan het tot wel vijf jaar duren voordat een project alle procedures heeft doorlopen. Met veel frustratie tot gevolg. Goed organisatorisch grenswerk kan zo’n situatie voorkomen. Dit betekent allereerst dat procedures zo zijn ingericht dat ze zowel exploratie als exploitatie dienen: een goede inschatting van geld, capaciteit en risico’s zonder onnodig rigide te zijn. Verantwoordelijk hiervoor is het middenmanagement, dat procedures kan versnellen, vertragen, verstrakken of verspoelen. Daarnaast kan het middenmanagement door het maken van bewuste keuzes en door vertrouwen en autonomie te geven aan medewerkers, ervoor zorgen dat een project succesvol wordt afgerond.
Technische grenswerk
Technische grenswerk betreft het inrichten van data, ict en infrastructuur voor zowel nieuwe technologieën als stabiel draaiende systemen. Wanneer een nieuwe ict-systeem wordt ontwikkeld, moet ook het oude systeem nog blijven draaien. De techniek moet dus voldoende flexibel zijn om beide systemen te ondersteunen. Technische grenswerk wordt gedragen door een ict-architect. Deze functie begrijpt wat er vanuit de techniek nodig is om een nieuw project op te starten en wat nodig is om een organisatie stabiel te houden. De ict-architect schept de kaders waarbinnen exploratie en exploitatie rekening met elkaar houden, en vertaalt de techniek naar de dagelijkse praktijk van beleidsmedewerkers, projectleiders en middenmanagement, zodat beide werelden elkaar begrijpen.
Coördinator grenswerk
De coördinator verbindt de drie verschillende soorten van grenswerk, waardoor exploratie en exploitatie in balans blijven. Met sociale contacten en persoonlijke vaardigheden schakelt diegene tussen beide werelden en prikkelt de verantwoordelijken om hun taken goed uit te voeren. In de praktijk betekent dat ideeën pitchen, uitleggen, laten zien en veel koffiedrinken. Lukt het de coördinator om de typen van grenswerk dezelfde kant op te krijgen, dan ontstaat er draagvlak om een exploratie- en exploitatietaak goed uit te voeren.
Een innovatiemanager begrijpt wat elk type grenswerk nodig heeft om innovatie te laten slagen en de organisatie stabiel te houden
Een innovatiemanager is hiervan een typisch voorbeeld: een medewerker die met beide kanten schakelt en begrijpt wat elk type grenswerk nodig heeft om innovatie te laten slagen en de organisatie stabiel te houden. Deze coördinatorrol hoeft niet bij één persoon te liggen; de functie kan ook belegd zijn bij een groep mensen. De rol kan zich op verschillende plekken in de organisatie bevinden. Het is geen formele functie, maar wel een belangrijke positie. Daarom is het essentieel dat de organisatie de coördinator(en) erkent, en hen waardering, tijd en middelen geeft om de rol goed in te vullen. De coördinator moet vervolgens zelf hier actief invulling aan geven, zodat de rol zichtbaar wordt.
Conclusie
Een overheidsorganisatie wordt ambidexter door cultureel, organisatorisch en technisch grenswerk met elkaar te verbinden. Wanneer deze drie vormen van grenswerk in een organisatie tot uiting komen, is zij in staat exploratie en exploitatie met elkaar te combineren. Beide logica’s versterken elkaar, waardoor de organisatie ambidexter wordt en op lange termijn succesvol is. Een belangrijke rol is hierbij weggelegd voor de coördinator grenswerk: deze medewerker vormt de verbinding tussen exploratie en exploitatie en zorgt ervoor dat de betrokken grenswerkers geprikkeld blijven om hun taken goed uit te voeren.
Geef een reactie