De razendsnelle digitale ontwikkelingen stellen lokaal en regionaal bestuur voor nieuwe uitdagingen. En hierbij gaat het allang niet meer alleen om instrumentele vragen maar juist ook om bestuurlijke keuzen. Tegelijkertijd zien we dat het betrekken van bestuurders lastig is. De Datawerkplaats van de Universiteit Utrecht heeft onderzocht wat er nodig is om digitalisering op de bestuurlijke agenda te zetten, te behouden en in te bedden. Auteurs Casper Bos, Albert Meijer en Erna Ruijer leggen uit welke personen een sleutelrol vervullen in het agenderen van digitale vraagstukken.
Beeld: Pixabay
Uitdagingen zoals de afhankelijkheid van Amerikaanse Big Tech en de strategische betekenis van AI laten zien dat digitale ontwikkelingen komen met nieuwe bestuurlijke opgaven. Toch blijkt het lastig voor de ambtelijke organisaties van gemeentes en provincies om zulke thema’s op de bestuurlijke agenda te krijgen. Bestuurders hebben overvolle agenda’s en zien technologie vaak als een uitvoeringsvraagstuk. De strategische betekenis is niet altijd duidelijk en daarom is de bereidheid om hier tijd voor te maken beperkt. De Datawerkplaats onderzocht bij de gemeente Utrecht, Gemeente Amersfoort en Provincie Utrecht wat er nodig is om digitalisering op de bestuurlijke agenda te zetten, te behouden en in te bedden.
Waar wringt het?
Bestuurlijke besluitvorming ontstaat op het moment dat drie dingen samenkomen: een urgent probleem, een haalbare oplossing en bestuurlijke aandacht. Bij digitale thema’s staat die combinatie voortdurend onder spanning door twee terugkerende patronen.
Ten eerste zien we dat er consensus kan bestaan over digitale problemen en oplossingen maar politieke aandacht uit blijft. Veel uitdagingen zoals het implementeren van Large Language modellen voor medewerkers worden gezien als uitvoeringskwesties die bij de ict-afdeling afgehandeld moeten worden in plaats van voor een wethouder moeten verschijnen. Daarnaast zijn zaken zoals woningbouw of duurzaamheid aantrekkelijker voor politici, zeker rondom verkiezingstijd. Hierdoor ontstaan situaties waarbij problemen inhoudelijk opgelost kunnen worden maar politieke aandacht uit blijft en daarmee bestuurlijke besluitvorming.
Ten tweede zien we dat wanneer er wel politieke aandacht bestaat, bijvoorbeeld in de vorm van een raadsvraag, probleemdefinities en oplossingen daar niet altijd op aan sluiten. Zo bestaat er politieke aandacht voor digitale soevereiniteit bij alle genoemde organisaties en leeft de ambitie om onafhankelijk te worden van Amerikaanse Big Tech. Maar doordat deze ambitie abstract blijft, sluiten technische oplossingen lastig aan bij de bestuurlijke wensen.
Dit laat zien dat de uitdaging bij bestuurlijke agendering van digitale vraagstukken niet ligt in een gebrek aan kennis of middelen noch in betere procedures en richtlijnen maar in het kunnen koppelen van problemen, oplossingen en aandacht.
Wat is er nodig om het wel voor elkaar krijgen?
In ons onderzoek zagen we dat deze uitdagingen overwonnen worden door personen binnen de genoemde organisaties die actief technische expertise, beleidsopties en bestuurlijke aandacht aan elkaar verbinden. Die mensen noemen wij digitale policy entrepreneurs. Zij zorgen ervoor dat thema’s zoals digitale soevereiniteit op het juiste moment onder de bestuurlijke aandacht komen, verzorgen dat politieke en bestuurlijke wensen worden vertaald naar technische mogelijkheden bij de ict-afdeling en kunnen in bestuurlijk jargon uitleggen waar de digitale mogelijkheden ophouden. Om dit te bewerkstelligen passen zij drie verschillende strategieën toe.
- Double thinking.
Digitale policy entrepreneurs maken interne en externe koppelingen tussen issues en stakeholders door met verschillende brillen naar hetzelfde probleem te kunnen kijken. Intern is er overzicht over begrotingsdiscussies en beschikbare middelen en daardoor ziet de digitale policy entrepreneur kansen die anderen over het hoofd zien. Extern verbindt de digitale policy entrepreneur ontwikkelingen aan publieke waarden, zoals transparantie en autonomie, omdat er overzicht en begrip zijn van de toenemende politisering van digitale zaken. Op deze manier weten ze verschillende ‘bloedgroepen’ binnen de organisatie bij elkaar te brengen door tegelijkertijd ict-brillen maar ook managementbrillen op te kunnen zetten. - Plakbandtaal.
Digitale policy entrepreneurs laten verschillende lagen van de organisatie succesvol bij elkaar komen door tactisch taalgebruik. Door middel van ‘plakbandtaal’ weten zij aan ict-ers uit te leggen wat de bestuurlijke wens om digitaal soeverein te worden inhoudt. Andersom, weten zij aan bestuurders terug te vertalen wat de technische mogelijkheden zijn en waar deze ophouden. Zo brengen zij probleemdefinities en oplossingen van verschillende lagen binnen de organisatie op een lijn door de juiste vertaalslagen te maken. - Concretiseren.
Digitale policy entrepreneurs maken abstracte vragen concreet en tastbaar. Waar gaat het nu precies om? Waarom is dit belangrijk? Bij de digitalisering van het kadaster van de werfkelders in Utrecht werden oplossingen concreet gemaakt door middel van kennisclips en visualisaties. Dit maakte het voor bestuurders, raadsleden en inwoners zichtbaar wat er op het spel stond.
Hoe de digitale policy entrepreneur te borgen?
In ons onderzoek troffen wij digitale policy entrepreneurs in alle organisaties aan. En ook op verschillende plaatsen binnen de organisatie, Ze waren bijvoorbeeld projectleider, informatiemanager of enterprise architecten. Door deze mensen te waarderen en ruimte te bieden deze rol op te pakken kan de digitale policy entrepreneur een bestuurlijke agenda faciliteren waar digitale thema’s ingebed zijn. Dat vergt inspanning op verschillende niveaus.
- Ambtelijk management kan simpel beginnen door personen die deze rol op zich (kunnen) nemen te identificeren en te verzorgen dat de digitale policy entrepreneur tijd krijgt de rol te vervullen. Geef daarbij ruimte om buiten de eigen taakomschrijving te opereren, over afdeling heen en – waar mogelijk – een directe lijn heeft naar de wethouder of gedeputeerde.
- Hrm kan de rol bespreekbaar maken in functioneringsgesprekken, niet alleen als extra taak maar als erkende kwaliteit. Door er een naam aan te geven en het op te nemen in functioneringsgesprekken ontstaat er (h)erkenning voor een kwaliteit die wordt gezien en ondersteund.
- Wethouders en gedeputeerden kunnen nauw contact houden met een digitale policy entrepreneur omdat het de mogelijkheid biedt meer zicht te krijgen op de koppelingen tussen politieke wensen, technologische moeilijkheden en organisatorische complexiteiten.
Juist omdat digitale uitdagingen specialistische kennis vereisen, steeds meer (geo)politieke gevolgen hebben en zich niet behouden tot één laag van de organisatie is het belangrijk te omarmen dat er mensen nodig zijn die problemen, oplossingen en aandacht kunnen koppelen. Daarmee geven we geen aanbevelingen over procesmatige koppelingen van ambtelijke en bestuurlijke processen maar benadrukken dat organisaties de mensen in positie moeten brengen die deze koppelingen kunnen maken. Digitale policy entrepreneurs kunnen een betere verbinding tussen politieke dynamiek en digitale strategieën faciliteren maar dan moet de organisatie deze mensen wel goed in positie brengen.
Geef een reactie