Niemand houdt van extra papierwerk, maar omdat ik onderzoeker ben van onnodige bureaucratie probeer ik ook een geïnteresseerde houding aan te nemen als ik er zelf mee te maken heb.
Op een vrijdagmiddag, inmiddels alweer even geleden, mocht ik een factuur sturen naar Rijkswaterstaat. Dit bleek uit een uitgebreide e-mail. Daarin werd ook gesteld dat ik een kleine ondernemer was. Daarom had men voor mij alvast de keuze gemaakt voor de meest eenvoudige vorm van e-factureren. Bij de e-mail zaten drie attachments: een handleiding voor de zelfregistratie op een portaal, een werkinstructie en een ‘lightbon’. Iets van vermoeidheid bekroop me toch.
‘Bedrijven moeten erop kunnen rekenen dat de overheid facturen elektronisch kan ontvangen’
In Nederland is het voor leveranciers aan de rijksoverheid verplicht om elektronisch te factureren. Europa legt die verplichting juist op aan de overheid. Bedrijven moeten erop kunnen rekenen dat de overheid facturen elektronisch kan ontvangen. Om kleine ondernemers tegemoet te komen is er ook een portaal waar zij een factuur kunnen aanmaken.
Ik wist al eerder dat het verplicht werd. Daarom had ik niet voor de eenvoudigste factuurmethode gekozen. Laten we het dan maar meteen goed doen, dacht ik, en zorgen dat ik, net als de grote jongens, direct vanuit de boekhouding kan factureren. Daar ging heel wat tijd overheen. Door kinderziektes in het systeem kostte mijn eerste factuur aan Economische Zaken me enkele maanden. Maar, meende ik, toen was ik dan ook klaar om ‘het gemak te ervaren van de uniforme wijze waarop ik alle rijksdiensten kan bereiken’, zoals het in de folder werd geformuleerd.
Die vrijdag echter werkte deze uniforme wijze niet. Mijn factuur kwam terug met een blanco foutmelding. Geen reacties op mijn mail aan de helpdesks. Toch maar registreren op het portaal dan. Geen van mijn organisatiegegevens bleek daar correct. En wijzigen kon niet. Dit weekend ging het niet meer lukken. Maar maandag kon ik misschien met wat hulp de factuur toch versturen op de wijze waarin ik zoveel tijd had geïnvesteerd.
Het kostte die maandag een paar mails voordat ik echt antwoord kreeg. Nee. Er is een nieuw systeem. Daarin zit deze werkwijze, waarop je de factuur ook op het portaal moet aanmaken. Het is niet anders.
*Deze column verscheen oorspronkelijk in het Financieele Dagblad op 13 oktober 2018.
Naschrift
Met de elektronische factuur op zich is niks mis. Ze rollen uit elk boekhoudpakket en zijn op zichzelf geen last voor ondernemers. Maar steeds meer organisaties binnen het rijk eisen aanlevering via ‘access point providers’ of juist om de factuur aan te maken op een factuurportaal. E-facturen via andere wegen worden volautomatisch geweigerd.
Het merendeel van de gemeenten, provincies, waterschappen en zelfstandige bestuursorganen eist inmiddels ook e-facturatie via de inkoopvoorwaarden. Een klein deel kan juist nog geen e-facturen ontvangen.
Stichting Kafkabrigade verzorgt ook masterclasses over digitalisering en behoorlijk bestuur. Klik hier voor meer informatie
