Kaasschaaf óf leiderschap: doorpakken of doormodderen? Onder die pakkende titel schreef ik veertien jaar geleden een compact boekje. Toen het bezuinigingsspook (Rutte I) ook al actief was in het publieke domein. Belangrijkste boodschap van m’n pennenvrucht: never waste a good crisis! Laat nou die taakstelling (22 procent minder ambtenaren) van dit kabinet dit vraagstuk weer buitengewoon actueel maken! Met als hoofdvraag: kruipt iedereen in z’n eigen silo of koker om daar te gaan schaven of pakken we dit momentum om een aantal zaken fundamenteel anders aan te gaan vliegen? En hoe dan?
Ook ik had me niet gerealiseerd toen op 16 mei jongstleden het hoofdlijnenakkoord werd gepresenteerd dat de rijksdienst in de periode 2018-2023 met zo’n 22 procent was gegroeid. Onder meer resulterend in een overheid die we met elkaar wel erg complex hebben gemaakt. Helemaal als je het vanuit een keten of end-to-end-proces benadert. Dus ‘van zand tot klant’, dwars door alle functies heen. Vanuit het gezichtspunt van de gebruiker: burger of ondernemer. Iets wat dus schreeuwt om echt werk te maken van complexiteitsreductie. Zeker in relatie tot die te genereren maatschappelijke benefits.
Niet zo vreemd dus dat het kabinet-Schoof de ambitie heeft om onze overheid toekomstbestendig te maken
Niet zo vreemd dus dat het kabinet-Schoof de ambitie heeft om onze overheid toekomstbestendig te maken. Waarbij keuzes worden gemaakt die neerkomen op minder procedures, overhead, regels en administratieve verplichtingen: mede vanwege de structurele arbeidsmarktkrapte (Arbeidsmarkt dwingt overheid tot professioneler innovatieklimaat) moeten ambtenaren worden ingezet waar ze het hardste nodig zijn en beleid maken dat goed uitvoerbaar is. Waarbij het aantal rijksambtenaren met 22 procent moet worden teruggebracht.
Begin gewoon opnieuw
Mooi streven! De vraag is natuurlijk: hoe dan? Mijn advies: neem de wijze lessen van de specialist op gebied van re-engineering (Michael Hammer, 1948-2008) ter harte. Zijn boodschap: begin gewoon helemaal opnieuw. Vanuit de definitie dat re-engineering het opnieuw bedenken en ontwerpen van integrale bedrijfsprocessen is, met als doel ingrijpende verbeteringen te realiseren op de belangrijkste prestatie-indicatoren, zoals kosten, kwaliteit, doorlooptijd en service. Waarbij vier sleutelbegrippen centraal staan:
1) fundamenteel (ga terug naar de basis, begin opnieuw met nadenken);
2) radicaal (re-engineering draait niet om het verbeteren van het bestaande, maar om het uitvinden van volledig nieuwe bedrijfsprocessen);
3) procesbenadering (denk in termen van end-to-end-processen in termen van de aanvrager of de gebruiker);
4) dramatisch (leg de lat hoog door echt impact te maken passend bij de uitdaging: heb ambitie en ga voor minstens enkele tientallen procenten).
Pareto Principe
Tweede suggestie: omhels daarbij ook het Pareto Principe. Vilfredo Pareto was een Italiaans micro-econoom die begin vorige eeuw een principe formuleerde dat later als de bekende 80/20-regel op veel plaatsen z’n nut heeft bewezen. De regel beweert dat circa 20 procent van de elementen van een systeem verantwoordelijk zijn voor 80 procent van de werking ervan. In lijn daarmee zouden we omwille van de slagvaardigheid van besturen vaker genoegen moeten nemen met wet- en regelgeving die voor ongeveer 80 procent van de gevallen dekkend is. De behandeling van die overige 20 procent zou dan toevertrouwd kunnen worden aan vakdeskundige professionals die dan in de geest ervan handelen.
De regel beweert dat circa 20 procent van de elementen van een systeem verantwoordelijk zijn voor 80 procent van de werking ervan
Naarmate de tijd vordert kan dan op grond van cross case analyses een steeds groter deel van die missende 20 procent omgezet worden in formele regels, wat gelijkenissen vertoond met de rol die jurisprudentie vervult in de rechtspraak. Het voordeel is dat wet- en regelgeving veel sneller geïmplementeerd kunnen worden – en dus minder in de praktijk zal achterlopen – wat nu veelal het geval is. Want het organiseren van die laatste 20 procent aan uitzonderingen van bijzondere situaties kost 80 procent van de tijd!
Zowel centraliseren als decentraliseren
Tot slot: positioneer het op een slimme manier. Iedereen kent de slogan focus on costs: quality goes down; focus on quality, costs goes down. Zeker omdat het verzilveren van schaalvoordelen binnen de rijksdienst het imago heeft van centraliseren. Top-down-achtig. Als een soort van Kremlin. Waarbij vrijheidsgraden worden beperkt. Terwijl de kunst is om zowel te centraliseren als tegelijkertijd ook te decentraliseren. Waarbij de aard en het karakter van de toepassing of functionaliteit een centrale positie moet hebben. Vanuit de bedoeling, redenerend vanuit die gebruiker – en niet vanuit ons eigen koninkrijk of hertogdom.
Dus daar waar standaardisatie en uniformering schaalvoordelen (vooral backoffice) biedt vooral centraliseren. Maar daar waar lokale/regionale of segmentgewijze aanpak (vooral frontoffice) dominant is juist decentraliseren. Maar wel in onderlinge samenhang.
Serieus leiderschap
We hoeven elkaar niet te overtuigen dat dit om serieus leiderschap vraagt. Waarbij de ambtenaar als aanjager van de verandering wordt gepositioneerd – en niet als hoeder van het bestaande. Waarbij er ook buiten de lijntjes wordt gekleurd (Kleuren buiten de lijntjes: waar zijn onze bovenbazen?), met aanpakken die doorbraken forceren. Zoals het introduceren van regelarme zones, het benoemen van een proceseigenaar op ketenniveau (op hoogste niveau) opgezet volgens het zwaartepuntprincipe of een top die óók wordt afgerekend op de performance van de totale keten. Waarbij we bijvoorbeeld leren van onze Deense vrienden Deense digitale overheid succesvol dankzij langetermijnstrategie). In de geest van initiatieven als ‘Samen slimmer’, wat de SSO’s hebben opgesteld met concrete aanbevelingen om meer te standaardiseren, harmoniseren, bundelen, ontdubbelen en maatwerk verminderen. Ongetwijfeld ingewikkeld en lastig. Onthou daarom wat goeroe Simon Sinek ons leerde: if you really want to achieve anything in this world, you have to get used to the idea that not everybody will like you. Immers, als je het belangrijk vindt dat iedereen aardig tegen je doet, moet je gewoon ijscoman worden!
Geef een reactie