Hoe moeilijk of makkelijk is het om een subsidie aan te vragen? De Rekenkamer Oost-Nederland onderzocht afgelopen jaar deze vraag. Het idee om naar de toegankelijkheid van subsidies te kijken werd ons aangereikt door Statenleden uit Overijssel en Gelderland. Regelmatig horen zij verhalen van burgers en bedrijven die subsidie aanvragen een ingewikkeld karwei vinden, waar je soms zelfs een gespecialiseerd bureau voor nodig zou hebben om kans van slagen te maken. Klopt dit beeld? Wat doet de provincie om een subsidieaanvraag toegankelijk te maken en hoe wordt dat ervaren door mensen die een subsidie aanvragen?
Beeld: Pexels
Subsidies zijn een belangrijk instrument voor provincies en gemeenten. In Gelderland en Overijssel bestaat ongeveer een derde van de begroting uit subsidies. Met een subsidieregeling wil de provincie beleidsdoelen bereiken door activiteiten en plannen van burgers en bedrijven te ondersteunen die zij zonder subsidie niet zouden (kunnen) verwezenlijken. Maar als een subsidieaanvraag een onoverkomelijke hobbel is, levert dat vooral frustratie op voor de aanvrager en wordt een subsidieregeling minder effectief. Toegankelijkheid van subsidies is daarom een randvoorwaarde voor doeltreffend beleid. Inzicht in toegankelijkheid is dus van belang om het gevoerde beleid te kunnen controleren en beoordelen of het beleid succesvol is.
Toegankelijkheid van subsidies is daarmee een logisch onderwerp van (rekenkamer-)onderzoek. Bij de oriëntatie op het onderwerp viel echter op, dat er niet eerder een soortgelijk onderzoek is gedaan naar de toegankelijkheid van subsidies bij overheden. In dit artikel delen we daarom onze ervaringen en conclusies. De conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek zijn namelijk ook relevant voor andere provincies en gemeenten.
Wat is dat: toegankelijkheid van subsidies?
Misschien denkt u bij het woord ‘toegankelijkheid’ direct aan de Europese Toegankelijkheidswet, die vorig jaar is ingegaan en die digitale producten en diensten toegankelijk moet maken voor mensen met een beperking. Voor de duidelijkheid: in dit onderzoek draait het niet om toegankelijkheid voor mensen met een beperking, hoewel het er wel onderdeel van is. We vatten het begrip ‘toegankelijkheid’ breder op en kijken naar of de beoogde subsidieaanvragers (de doelgroep) in staat zijn om een subsidieaanvraag in te dienen. Daarbij kijken we zowel uit het perspectief van de overheid als dat van de burger (doelgroep). Het gaat dus om wat de provincie concreet doet om subsidies toegankelijk te maken én om hoe de doelgroep toegankelijkheid ervaart.
Daarbij doemt een moeilijkheid voor het onderzoek op: hoe onderzoek je de ervaring van doelgroepen die mogelijk niet bereikt of afgehaakt zijn? Als iemand niet weet dat hij of zij subsidie aan had kunnen vragen, maar hier niet van op de hoogte was, kan diegene dat ook niet aangeven in een enquête over subsidies. In dit onderzoek hebben we een pragmatische keuze gemaakt. In plaats van op zoek te gaan naar niet bereikte of afgehaakte doelgroepen, hebben we er voor gekozen om met belangen- of brancheorganisaties als vertegenwoordigers van doelgroepen te spreken. Dit geeft een beeld van hoe de toegankelijkheid van subsidies wordt ervaren door hun achterban. Daarbij is het goed om te beseffen dat provinciale subsidies het vaakst gericht zijn op bedrijven en maatschappelijke organisaties en veel minder op individuele burgers. Dit hangt samen met het takenpakket van de provincie, dat sterk gericht is op het fysiek-ruimtelijke domein en veel minder op het sociale domein.
In het onderzoek vertalen we toegankelijkheid naar het nemen van drie hordes. Om succesvol een subsidie aan te vragen, is het noodzakelijk dat een potentiële aanvrager alle drie de hordes overwint (zie figuur). De aanvrager moet in de eerste plaats weten dat de provincie subsidie heeft voor de activiteit die de aanvrager wil ondernemen. Vervolgens moet iemand de subsidie kunnen vinden. Als laatste stap moet je het aanvraagproces doorlopen door het aanvraagformulier bij de provincie in te vullen. Daarbij spelen verschillende elementen een rol: een duidelijk proces, gebruik van heldere taal, toegankelijkheid voor mensen met een beperking, de mate van verantwoording achteraf en de ondersteuning die door de provincie wordt aangeboden.
In het onderzoek komen alle drie de hordes aan de orde. De HAN heeft in opdracht van de Rekenkamer een Overijsselse subsidieregeling onderzocht in hun Usability-lab. Hier moest een groep mensen in een labsetting een subsidie zoeken en vervolgens aanvragen. De provincie Gelderland had dit onderzoek zelf al laten uitvoeren. Daarnaast zijn er vertegenwoordigers van doelgroepen geïnterviewd en is de inzet van de provincie op toegankelijkheid van subsidies onderzocht.
Toegankelijkheid is actief balans zoeken
De provincies Overijssel en Gelderland hebben de afgelopen jaren ingezet op het verbeteren van toegankelijkheid. Daarbij richtten zij zich vooral op het digitale aanvraagformulier en de voorwaarden in subsidieregelingen. Nieuwe subsidieregelingen worden zo eenvoudig mogelijk ingestoken en er is aandacht voor het gebruik van duidelijke taal. Uit ons onderzoek blijkt dat de provincies er vrij goed in slagen om subsidieregelingen makkelijk toegankelijk te maken en dat doelgroepen in staat zijn om het aanvraagproces te doorlopen. Betekent dat dat een aanvraag altijd makkelijk is? Niet per definitie, want soms is het niet te voorkomen dat er vragen over staatssteun met moeilijke woorden gesteld worden (zoals de-minimisverordening) of dat er uitgebreide projectplannen opgesteld moeten worden om ervoor te zorgen dat het overheidsgeld goed terecht komt. Daarnaast kan ook een aanvraag zonder projectplan of staatssteunregels door individuen nog steeds als lastig ervaren worden.
Dit laat zien dat bij het werken aan toegankelijkheid continu de afweging moet worden gemaakt tussen toegankelijkheid, doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. Een 100% toegankelijke regeling bestaat niet. De overheid geeft geen ‘gratis geld’ weg, maar wil doelen bereiken met subsidieregeling. Daarbij moet ze zich aan de wet houden – en dus er voor zorgen dat er verantwoording kan worden afgelegd over de bestemming van de subsidie en de mate waarin de subsidie bijdroeg aan het beleidsdoel. Het betekent ook dat er voorwaarden in een subsidieregeling nodig zijn, die de aanvraag – van vooral hogere bedragen – minder makkelijk kunnen maken. In de praktijk vergt dit bij iedere subsidieregeling opnieuw dat er actief en bewust gezocht wordt naar balans tussen toegankelijkheid en doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid.
Bereiken van doelgroepen verdient aandacht
Voor beide provincies geldt ook dat het bereiken van doelgroepen een aandachtspunt is. Of en hoe de doelgroep wordt bereikt, varieert per subsidieregeling. Doelgroepen benoemen dat regelingen niet altijd aansluiten bij hun werkelijkheid en behoefte – de timing, de hoogte van het subsidiebedrag en de voorwaarden worden niet altijd als logisch ervaren. Een ander belangrijk aandachtspunt dat in alle gesprekken met doelgroepen terugkwam, is dat de provincie als ver weg ervaren worden. Over het algemeen is er sprake van afstand tot de overheid, en veel mensen weten niet precies wat er in het provinciehuis gebeurt. Voor een brede groep burgers en ondernemers geldt dat het een grote stap is om op zoek te gaan naar een subsidie of een formulier in te vullen – en daarmee het risico te lopen dat je een fout maakt. Dat is een belangrijke, maar kwetsbare conclusie. Het gevoel dat de overheid er misschien niet voor jou is, kan een provincie of een gemeente niet alleen wegnemen of oplossen. Maar het onderstreept de noodzaak om zorgvuldig te zijn bij de uitvoering van een subsidieregeling en blijvend aandacht te besteden aan toegankelijkheid.
Wat kan een gemeente of provincie concreet doen om de toegankelijkheid te verbeteren? Uit het onderzoek komen een aantal succesfactoren naar voren. Inzet op begrijpelijke taal en goede digitale systemen is een belangrijke start. Bij het maken van nieuwe subsidieregelingen is het belangrijk om de doelgroep te betrekken, om zo goede aansluiting bij de doelgroep te krijgen. Daarnaast is het goed om eens in de zoveel tijd als provincie of gemeente de eigen praktijk tegen het licht te houden en praktijkonderzoek te doen. Inspiratie hiervoor kan gevonden worden bij het Usability-lab van de HAN.
Dieper in het onderzoek duiken? Bekijk de rapporten voor Overijssel en Gelderland op de website van de Rekenkamer Oost-Nederland.
Geef een reactie