Papier en praktijk

De reorganisatie die het kabinet-Rutte III doorvoerde, ging ten koste – in elk geval op papier – van ons departementale commitment aan twee van de vijf transities die we in 2017 nog met een zekere verve als collectief hadden omarmd, ja zelfs op nadrukkelijke uitnodiging van ons topmanagement in ons hart hadden gesloten. Dat we dit destijds deden was een beweging de goede kant op. Zo zag ik dat, destijds.

Tijdens de grote IenW-directeurenconferentie in april 2017 hadden we elkaar in kleine groepen nog persoonlijke verhalen verteld. Over onze vaders en moeders, onze opvoeding en onze gepassioneerde studiekeuzes, over onze zorgen voor een duurzame wereld en onze motivatie om werk te maken van de vijf transities die als hoopgevende lichtpanelen in de plenaire zaal stonden opgesteld. Ook waren er in die tijd vele tientallen medewerkers op de verhalensessies afgekomen die in, toen nog, ons gebouw aan de Plesmanweg werden gehouden. In het gefilmde verslag dat we met z’n honderden bekeken tijdens een speciale sessie, net na de verhuizing naar de Rijnstraat, zagen we de vrolijkheid, de idealen en de persoonlijke lading die in dit proces bij velen naar boven aan het komen waren.
Ik zal het klef zeggen: daar krijg ik een warm gevoel van. Maar na de ingreep van Rutte III schrapten we twee van de vijf transities van onze werklijst. Alsof die er niet meer toe deden. ‘Nee, dat is een misverstand’, wordt me uitgelegd als ik daarnaar vraag, ‘zo scherp kun je dat niet met een schaartje knippen.’ Nee, vertel mij wat, dat is ook niet wat ikzelf had gedacht maar als de bestuursraad er – in april en mei 2018 – tot drie keer toe over moest spreken om een papieren stuk te produceren waarin twee van de vijf transities zijn weggeschreven en net wordt gedaan alsof klimaatadaptatie hetzelfde is als de klimaattransitie, schieten me de tranen in de ogen en ben ik de weg kwijt. Ofwel die discussie over de vraag voor welke transities we ons inzetten is niet relevant en de bestuursraad (BSR) gooit dat stuk alsnog in de prullenmand, of we menen dat we een uitputtende lijst van drie transities nodig hebben om ons afgeslankte werkpakket mee te richten.
In leiderschap zijn het altijd de meta-boodschappen die hard aankomen, niet de letterlijke taal. Wat heeft de departementale leiding eigenlijk willen uitdrukken – en is ze dat gelukt? Ik denk van niet.

Op zoek naar nuance
‘Je stelt het te zwart-wit Erik’, wordt me wel eens gezegd. Dat zou kunnen, ik schroom doorgaans niet om keuzes die in het geding zijn aan de orde te stellen als een echte keuze: dit of dat? Maar waar wordt ons als IenW’ers de gelegenheid geboden hierover samen de nuances op te zoeken, het grofmazige zwart-wit-schema inderdaad te verlaten en in gesprek te gaan over de gedachten achter dergelijke keuzes, de consequenties van deze besluiten, de gevolgen voor de aansturing van ons departement, de doorwerking daarvan naar het leiderschap dat hiervoor nodig is, de uitwerking ervan naar de cultuur die daarvoor vereist is, en naar de vraag wat dit betekent voor de noodzakelijke ruimte voor tegenspraak, meespraak en inspraak? En welke eisen moeten we dan gaan stellen aan de benodigde vaardigheden om dit type discours zorgvuldig en met aandacht voor de menselijke noot tot een goed einde te brengen, en de ontmoetingen hierover in te richten als ‘goede gesprekken’?
Wat ik bedoel met het goede gesprek, waarom het nodig is dit type gesprek met elkaar te voeren en wat dit dan betekent voor de benodigde gesprekskwaliteiten, zal ik uitgebreid bespreken in deel 3 van deze serie essays. Dat mondt uit in enkele praktijkgerichte aanbevelingen voor iedereen die van het goede gesprek concreet werk wil maken. Ik denk dat een verdere verbetering van de gesprekscultuur van ons ministerie hoe dan ook gediend is als de principes en suggesties die ik daar presenteer, serieus worden omarmd en ook worden toegepast in de reguliere vormen van gesprek: MT’s, werkoverleggen, projectbesprekingen, teamsessies, waar onze agenda’s vol mee staan. Kansen om ermee te oefenen zijn er genoeg. Hoe nodig dat is, mag blijken uit het volgende voorbeeld.

Tijdens een conferentie van afdelingshoofden in juli 2017, de dag nadat het essay Weerwoord en waarheid was gepubliceerd, werd bij ons aan tafel de vraag opgeworpen waarom IenW voor ‘deze vijf transities heeft gekozen’ en of het nog mogelijk was over die keuze een discussie te starten. Dát was nou net een brug te ver, ‘dat debat is gesloten’, zo werd vanuit de bestuursraad te verstaan gegeven. ‘Wanneer werd het geopend dan?’, mompelde iemand vilein bij ons aan tafel. Hier raakten we aan een taboe, een heilig huisje dat niet ter discussie gesteld kon worden. Hier werd de gebrekkige tegenspraakcultuur van ons departement onmiddellijk zichtbaar. Of meer algemeen gesteld: hier werd zichtbaar dat we er moeite mee hebben zaken te bespreken die gevoelig liggen en fundamentele verschillen van inzicht naar boven zouden kunnen halen. Er was een grote huiver bij ons topmanagement om het spel open te leggen en ruimte te maken voor een intern gesprek (of voor een serie gesprekken) waarvan de uitkomst onzeker zou zijn. Het is misschien begrijpelijk dat het ongewisse van de uitkomst of wellicht van de dynamiek die dergelijke gesprekken zouden veroorzaken, de bestuursraad ertoe bracht af te zien van een intern debat over de adequaatheid van de transitielijst. Misschien was er ook in de boezem van de bestuursraad wel te veel voorgevallen om over deze keuze nog eens in alle vrijheid met elkaar in gesprek te gaan.
Wat de overwegingen ook zijn geweest, dat gesprek op en met de werkvloer heeft nooit plaatsgevonden. En dat is niet zo handig, om het eufemistisch te zeggen, want ook de vijf thema’s uit de Koers 2016-2020 zijn zonder intern debat vastgesteld. En dát is schadelijk gebleken voor het draagvlak van die keuzes. Daar is tenminste een van de BSR-leden zich terdege van bewust: ‘Er is wel tegenspraak geweest maar daar is totaal niet naar geluisterd. Maar als je dát zegt, dan is het gezeur en wordt er gezegd: “we hebben het vastgesteld, we gaan er niet weer over beginnen”.’
Hoe dan ook is evident dat het totstandkomingsproces van de koers in elk participatiehandboek als ‘slechte casuïstiek’ opgevoerd zou kunnen worden. Dit feit heeft ingrijpende gevolgen voor de doorwerking van dit stuk, dat toch als strategisch document juist ‘sturend’ of richtinggevend zou moeten zijn op koers, agenda, werkprocessen, gedrag, cultuur en organisatiecompetenties. Nu maken we dezelfde fout ten aanzien van de transities. De gevolgen zijn te raden, treurig genoeg. En de werkvloer heeft haar oordeel al klaar – venijnig en cynisch.

Opgaven
Maar de afloop is misschien nog wel treuriger. Zonder intern discours, zonder een ritueel afscheid, zonder een vorm van mentale verwerking of emotionele nazorg vonden we onszelf medio 2018 terug met een lijstje in onze handen waarop twee van de vijf transities niet meer voorkwamen. Krijg nou wat!
Allereerst dit: blijkbaar was er dus tóch nog wel ruimte om de keuze uit 2017 (die in de zomer van 2016 al was ingezet, ter voorbereiding op de formatie een jaar later) te veranderen. ‘Ja maar je ziet toch dat de omstandigheden ingrijpend zijn gewijzigd door Rutte III?’, is dan de uitleg. O zeker, dat is me niet ontgaan, al was het maar omdat ik de krant lees, zou ik er grappend aan kunnen toevoegen. Maar zeg me nou eens eerlijk: als het om transities gaat – fundamentele maatschappelijke veranderingen die wereldwijd doorwerken, zoals klimaatverandering, economische circulariteit, migratiestromen, informatisering, verzwakking van democratische instituties en een groeiende kloof tussen rijke elite en arme massa – dan is een reorganisatie van de Haagse vierkante kilometer toch niet meer dan een minor point? In elk geval geen aanleiding om een wijziging door te voeren in onze officiële transitie-agenda voor het fysieke domein, waaraan we met ons water-, mobiliteit- en milieuwerk dagelijks blijven bijdragen, ongeacht bij welk departement een bepaald beleidsveld is ondergebracht? Is klimaat voor ons geen transitie-opgave meer omdat de afdeling in een ander harkje is gehangen?
Als we serieus werk willen maken van ‘opgaven gestuurd werken’ dan lijkt me de aanpassing van onze transitielijst zelfs contraproductief, een stap terug richting verkokering, een pervertering van wat we willen omdat hiermee expliciet wordt gezegd dat ons officiële werkpakket (welke directies hebben we over?) leidend is, en niet de opgave. We passen de opgave aan bij ons werkpakket, dat is wat we deden, zo analyseer ik onze officiële reactie op de reorganisatie. Dat is ‘werkpakket gestuurd werken’, zo suggereren we nu door op papier een aangepast transitieverhaal te hebben. De maatschappelijke opgaven zijn toch niet veranderd door een politieke deal aan de formatietafel? Ons werkpakket inderdaad wel, dat heeft Rutte III zelf geregeld. Maar onze oriëntatie op het grote geheel, op een duurzaam Nederland dat zich te midden van de internationale transities moet blijven positioneren en aanpassen, is daarmee toch niet veranderd – zou toch niet moeten meeveranderen?

Tijdens de grote IenW-directeurenconferentie in april 2018 hebben we relatief veel tijd gestoken in de vraag wat het betekent ‘opgaven gestuurd’ te werken. Daar ga ik in later in deze serie essays nader op in, vanuit de gedachte dat de complexiteit en gecompliceerdheid van ons werk manifest zou moeten worden in onze interne en externe gesprekken. De eenvoud van onze overlegvormen zou wel eens een indicatie kunnen zijn van de tekortschietende versimpeling waarmee we de complexe en ingewikkelde transitievraagstukken te lijf gaan. Het goede gesprek over transities en onderliggende keuzes of de hieruit voortvloeiende consequenties, is nooit goed op gang gekomen. Doen we alsnog een goede poging of nemen we onszelf opnieuw in de maling door sessies misschien wel uit te schrijven maar deze niet te ontwerpen conform enkele grondregels van een dialoog, een vrij gesprek, een onderzoekende structuur?
Op mijn lijn van denken valt best iets af te dingen, maar op het officiële beleid evenzeer. Daarover zou ik ons departement een debat gunnen, een goed gesprek, op niveau gevoerd, over de volle breedte en met dezelfde persoonlijke diepte als we hebben opgezocht in de verhalensessies rondom de transities.
Dan beginnen we recht te doen aan onze eigen intenties toen we in 2017 een verhalenproces zijn gestart. Dan zijn we trouw aan de integriteit waarmee we onszelf en de collega’s hebben uitgenodigd de verbinding aan te gaan – vanuit onze passies – met de duurzame transities in het fysieke domein die als grote overkoepelende opgaven leidend behoren te zijn voor ons professionele commitment. Zo’n gesprek – tientallen keren herhaald, niet als bijzaak maar als core business – zou ik nou een teken van aandacht vinden, ja zelfs een teken van liefde, inderdaad.

Diepgang
Het is mij gaan opvallen dat we – niet alleen op twitter! – wandelende oordeelsmachines zijn geworden. Ook dát is een oordeel, ik weet het, maar deze is gebaseerd op met name de vele tientallen socratische gesprekken waar ik de laatste jaren aan deelnam of die ik mocht begeleiden. Dat zijn bijzondere vormen van gemeenschappelijk onderzoek naar belangrijke vraagstukken die – in zekere zin – alle mensen raken. In dergelijke gesprekken is het de kunst aannames, vooroordelen en meningen te onderscheiden van concrete ervaringen, feiten en waarnemingen. De gespreksleider moet juist dáár extreem alert op zijn. Die duizenden uren praktijkoefeningen hebben me een extra zintuig opgeleverd.
Dat zintuig laat me zien dat ‘we’ snel een mening paraat en een oordeel klaar hebben, nog voordat we ook maar een fractie van de relevante factoren in beeld hebben gebracht. Onze normale gesprekken zitten vol met misverstanden omdat we niet genoeg tijd nemen voor uitleg, begripsverheldering, feitenkennis, uitsortering, vraagformulering, logica en nog zo wat dingen. Zodra we daar wél even de tijd voor nemen zijn we ook onmiddellijk verrast door de onzuivere communicatie die we met terugwerkende kracht herkennen in ons eigen doen en laten, wat we tot voor kort nog als normaal hadden beschouwd.
Kunnen oordelen vind ik een cruciale competentie. Ze is voor iedereen belangrijk zowel in werk als privé. Voor een goed oordeel – in complexe vraagstukken en moeilijke situaties – is evenwel eerst heel veel informatie nodig, én daarna een zorgvuldige selectie van de meest relevante informatie, én een belichting van verschillende perspectieven, én het doordenken van consequenties, én het analyseren van oorzaken en gevolgen, én het uitzuiveren van ethische dilemma’s, én het blijven betwijfelen van wat je denkt zolang het gesprek of het onderzoek voortduurt.

Beslismachines
Bijna dagelijks zit ik op het werk in gesprekken die beginnen met een mening of oordeel, van iemand over een onderwerp, nog voordat de anderen hun licht erover hebben kunnen laten schijnen. Ikzelf ben vaak geen uitzondering op die regel. Hoeveel is die mening dan eigenlijk nog waard? Of: waarom vergaderen we dan eigenlijk nog? Wie met een mening opent heeft het voor zichzelf al moeilijker gemaakt om tijdens de vergadering een nieuw perspectief te omarmen. Dan moet je terugkomen op een eerder ingenomen standpunt. De psychologie leert ons, dat dit moeilijk is. In die moeilijkheden raken we dagelijks verzeild door voortdurend in vergaderingen te snel te inventariseren wat we ervan vinden. We moeten immers door naar het volgende punt. Zo zijn besprekingen ‘beslismachines’: nodig als het moet, o zeker, maar des te meer schadelijk als het doorlopen proces onvoldoende is geweest.
Informatie zoeken en delen, verschillende kanten van een vraagstuk belichten, alle opties met evenveel passie uitwerken: het schiet er zo ontzettend vaak bij in – tijdens gesprekken. Dat soort dingen doen we nauwelijks, in elk geval bijna nooit grondig en zorgvuldig genoeg om het punt te bereiken waarop we zouden kunnen denken dat een bepaald advies of een bepaald besluit voldoende rekening houdt met alle relevante factoren. Ik beweer dus niet dat compleetheid cruciaal is. Want het zoeken en afwegen en discussiëren en twijfelen moet ook ophouden zodra een besluit genomen of een keuze gemaakt moet worden. Dat kan de heilzame werking van een deadline zijn.
Tegenspreken is niet grenzeloos.

Persoonlijke onderlaag, de stille stroom
Maar er is meer dat onze aandacht verdient. Mijn pleidooi voor zorgvuldige besluitvormingsprocessen waarin we eerst relevante feiten én verschillende perspectieven een verantwoorde plek geven voordat we knopen doorhakken en projecten in gang zetten, moet uitgebreid worden met een pleidooi voor aandacht voor de persoonlijke laag van onze betrokkenheid. Deze gedachte zal ik als een taaie kauwgumsliert door deze hele serie essays heentrekken.
De grondaanname is dat onze persoonlijkheden en onze persoonlijke voor- en afkeuren in al onze werkprocessen volop meedoen. Dat is in weerwil van de daaraan tegengestelde veronderstelling, dat we neutraal zijn en in dienst van onze politieke bazen geen kleur zouden moeten bekennen. Dit is de dominante stelregel in onze organisatie, tenminste als we onze expliciete manier van werken als maatstaf nemen. We problematiseren de persoonlijke voorkeur niet, maken daar geen punt van: als we onze mening geven in beleidsprocessen, doen we dat op grond van feiten, onderzoeken, opvattingen van anderen zoals belangrijke stakeholders of zichtbare burgergroepen. We wekken aldus de indruk dat we goed nadenken, slim en functioneel keurig handelen en een intellectueel hoogstandje leveren. Maar juist door onze persoonlijke voorkeuren niet als een relevante factor openlijk op tafel te leggen – of met evenveel aandacht te analyseren als alle feiten, berekeningen en onderzoeken die we hebben verzameld – veronachtzamen we vermoedelijk de emotionele onderstroom en de onbewuste processen die ons doen spreken of zwijgen, hard laten werken of uitputten, doen rennen of tot stoppen manen, aandrijven naar grote hoogten of juist tegenhouden nog voor we goed en wel zijn begonnen. We lijken dus (officieel, in formele zin) te denken dat het persoonlijke er niet toe doet. Dat noem ik een denkfout en een systeemfout.

Subjectiviteit
Volgens mij zijn onze emotionele en spirituele verlangens, vermogens en genoegens niet stil te zetten door ze afwezig te wanen, ze te verzwijgen, niet aan de orde te stellen. Ze doen – wellicht ongewild – ‘keihard’ mee als we vergaderen over groene mobiliteit, beleid voor internationale zeehavens, de filedruk, drinkwatervervuiling en duurzame inkoopprocedures. Dat is voor mijzelf onmiddellijk zichtbaar als ik de vraag stel, aan mijzelf, waarom ik zeg wat ik zeg, beweer wat ik beweer, bezweer wat ik bezweer. In mijzelf kan ik mijn subjectieve smaak, persoonlijke gevoelens en ethische voorkeuren niet met een ‘Chinese muur’ scheiden van de beleids- of projectinhoud die in de bespreekagenda keurig aan de orde werd gesteld. Mijn binnenste kan ik niet kaltstellen.
Misschien ben ik een uitzonderlijk exemplaar van het menselijk ras, maar vooralsnog vermoed ik dat ik behoorlijk lijk op ieder ander. Het grootste verschil tussen mij en vele anderen zou wellicht kunnen zijn dat ik openlijk erken dat mijn subjectiviteit volop meedoet in hoe ik opereer, wat ik stimuleer, waar ik voor pleit, wat ik bevorder en tegenhoud, waartoe ik de organisatie graag beweeg. En dat is not done.
Ik bedoel daarmee: het is niet gebruikelijk en volgens sommigen ook onwenselijk, om je privévoorkeuren openlijk in te zetten om de ene zaak te bevorderen en de andere te beteugelen. Toch is dat precies waar ik voor pleit. Nee nee! Ik beweer niet dat mijn politieke voorkeur voor, zeg, meer fietspaden, betekent dat ik alles zal doen vanuit mijn functie om de fietser te bevoordelen. Dat is nou precies niet wat ik bedoel. Het gaat me erom dat ik me van mijn voorkeuren bewust ben, dat ik die bereid ben te delen met de collega’s en dat we ons tot al onze persoonlijke preferenties goed moeten verhouden in relatie tot de inhoudelijke klus waar we voor staan. Daar moeten we ruimte voor maken in, wat ik noem, het goede gesprek.
Omdat mijn aspiraties, inspiraties en emoties meedoen in wat ik zeg, doe en wil, moet ik weten wie ik ben, hoe ikzelf in de wereld sta, wat ik met andere mensen wil doen en wat zij mij doen. Ik moet mezelf kennen om ook maar iets van de wereld en het leven te kunnen begrijpen, wat voorwaardelijk is voor goed functioneren in privé en werk. Mijn nieuwsgierigheid gaat uit naar de vraag hoe ik van binnen eigenlijk in elkaar steek – omdat dit binnenste mij vormt en stuurt, óók in mijn werk.