Als er een wind van verandering waait…

Met de accordering van de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS) is begin deze maand een historisch moment aangebroken: de overheid kiest ervoor om als een geheel te handelen. Gebaseerd op leidende principes als ‘samen versnellen als enige optie’, ‘centraal afspreken’, ‘federatief inrichten’ en ‘de vrijblijvendheid voorbij’. Waarbij waardecreatie voor burgers het wint van het vasthouden aan autonomie of ministeriële verantwoordelijkheid. Ver weg van ingewikkelde organogrammen of aandoenlijke fte-lijstjes. Maar zo’n fundamentele stap kan ook een wake-up call zijn voor onze andere bedrijfsvoerders. Wakker worden!

Beeld Pixabay

Begin deze maand werd de langverwachte NDS gepresenteerd die door Zsolt Szabó vanuit z’n rol als staatssecretaris in gang is gezet. Met als belangrijkste doel om met elkaar vanuit een overheid Nederland digitaal veilig te houden en om te zorgen voor goede dienstverlening aan burgers. Want zeg nou zelf, als we voor zo’n majeure opgave staan, gericht op dezelfde waardecreatie, dan is het toch volstrekt normaal dat gemeenten, provincies, waterschappen en publieke dienstverleners met elkaar een strategie hebben? Om schouder aan schouder te staan en elkaar te versterken, zodat we allemaal terechtkomen dat beloofde land.

Een overheid
Digitalisering maakt het niet alleen mogelijk om processen horizontaal te organiseren vanuit netwerken, het heeft ook ingrijpende gevolgen voor hoe we leven, wonen en werken. Denk maar eens aan de kansen en risico’s van kunstmatige intelligentie. Of hoe we ervoor zorgen dat onze digitale informatie veilig blijft. Of onze digitale weerbaarheid, gelet op de geopolitieke ontwikkelingen. Nog los van de alsmaar krapper wordende arbeidsmarkt en de steeds indringender wordende roep om eenvoud en simplificering.

Schaal is essentieel want de thema’s zijn te groot om afzonderlijk op te pakken

Samenwerking is daarbij essentieel, want de thema’s zijn te groot om afzonderlijk aan te pakken. Alleen door gezamenlijk op te trekken, kunnen we werk maken van de zes NDS-prioriteiten:

• het gezamenlijk inzetten van cloudtechnologie;
• het delen en benutten van data over overheidslagen heen;
• het benutten van de kansen van kunstmatige intelligentie (AI);
• het centraal stellen van burgers en ondernemers;
• het versterken van de digitale weerbaarheid en de digitale autonomie van de overheid;
• en het bevorderen van digitaal vakmanschap van ambtenaren, inclusief het werken in een moderne werkomgeving

Muur of windmolen?
Maar dit horizontale denken vanuit een overheid biedt nog meer kansen. Vanuit een gezonde ambitie. Want als er een wind van verandering gaat waaien, bouwen sommigen muren, anderen windmolens. En die windmolens staan op andere terreinen van de PIIOFACH-bedrijfsvoeringsdisciplines. Bijvoorbeeld inkoop. Overheidsbreed hebben we het dan over een inkoopmacht van een slordige 100 miljard euro. En dan gaat het niet zozeer om efficiency en categoriemanagement bij het slim boodschappen doen, maar vooral de koppeling met onze beleidsprioriteiten. Denk aan klimaat, energie of ons mobiliteitsbeleid. Nog los van de invulling van je voorbeeld- en launching customerrol bij innovaties en experimenten – om die beleidsdoelen dan ook sneller gerealiseerd te krijgen.

Happy cows give more milk
Maar ook op het terrein van de krappe arbeidsmarkt doen er zich interessante kansen voor. Kijk maar eens hoe we elkaar in de war for talent de tent uitvechten als overheidsdiensten. Allemaal vissen in diezelfde vijver. Met ronkende teksten en de indrukwekkender filmpjes waarin we onszelf aanprijzen als de meest attractieve werkgever. De een nog stoerder dan de ander.
Maar hoe logisch zou het zijn als je solliciteert bij UWV of bij Rijkswaterstaat en je wordt afgewezen, dat je dan wel behouden blijft als serieuze kandidaat voor een aanpalende overheidsdienst?

Taakstelling
Maar by far doen zich de meest uitdagende kansen voor in de wijze waarop we het met elkaar hebben georganiseerd in onze statische silo’s. Waarbij je uiteraard de huidige taakstelling als een blessing in disguise moet positioneren: never waste a good crisis. En ons niet beperken tot het minder lunchen, geen vergaderingen meer buiten de deur en het skippen van het personeelsblad, maar gericht op waar het echt over moet gaan: de processen door alle overheidslagen zo inrichten dat niet wijzelf als overheid centraal staan maar de burger. Gebaseerd op het gedachtegoed van de re-engineering specialist Michael Hammer.
Zijn boodschap: begin gewoon opnieuw. Vanuit de definitie dat re-engineering het ontwerpen van integrale bedrijfsprocessen is, met als doel ingrijpende verbeteringen te realiseren op de belangrijkste prestatie-indicatoren, zoals kwaliteit, doorlooptijd, eenvoud en toegankelijkheid – resulterend in lagere kosten. Waarbij vier sleutelbegrippen centraal staan:

• fundamenteel (begin opnieuw met nadenken);
• radicaal (re-engineering draait om het uitvinden van nieuwe bedrijfsprocessen);
• procesbenadering (denk in termen van end-to-end processen/klantreizen waarbij de gebruiker echt centraal staat);
• en dramatisch (heb ambitie en ga voor minstens enkele tientallen procenten).

En omhels daarbij ook het beproefde Pareto-principe (de 80/20-regel): 20 procent van de systeemelementen is verantwoordelijk voor 80 procent van de werking.

Als ambtenaren zijn we toch niet alleen besteld als hoeder van het bestaande?

Dus, hoe gaaf zou het zijn als er een top 10 wordt geformeerd van relevante levensgebeurtenissen (ik word 18, mijn partner is overleden, ik wil een onderneming starten, enzovoort) met als ambitie om voor deze kerst klinkende voorstellen te hebben hoe dit slimmer, eenvoudiger, efficiënter en gebruikersvriendelijker opgezet kan worden. Overheidsbreed. Gebruikmakend van de leidende principes van de NDS. Vanuit een klinkende ambitie, om zo gesteld te staan voor 2035. Dwars door de orde, zoals we leerden van Arre Zuurmond.
Want zoals te lezen valt in de rapporten van de Staat van de Uitvoering is het beroep op publieke dienstverlening in 2035 zo’n 30 procent hoger, wat we met de helft van de professionals gefikst moeten krijgen. Dan hoef je toch geen profeet te zijn om te voorspellen dat we dat met wat aandoenlijk schaven in de bestaande top-down ingerichte silo’s volstrekt niet gaan redden? Juist nu doet dit een appel op ons leiderschap. Want als ambtenaren zijn we toch niet alleen besteld als hoeder van het bestaande?