De dynamiek van projecten


In hun boek Omgaan met projectdynamiek bieden Philip van Beeck Calkoen en Evert Gianotten een handzame en succesvolle aanpak voor projectleiders. Zijn er aanknopingspunten te vinden tussen de dynamiek van ruimtelijke projecten en de aanpak van het coronavirus?

Vanwege het coronavirus ging de presentatie van een boek over projectdynamiek niet door. Dat was om vele redenen jammer, want juist toen (en nu) zou het interessant zijn om te horen in hoeverre de auteurs de principes uit hun boek ook van toepassing achtten voor het oplossen of beheersbaar houden van het virusprobleem. Want als er nu een (mondiaal) “project” is dat ons leven beheerst, dan is het wel het coronavirus. Misschien kan en mag het virus in eerste instantie niet vergeleken worden met ruimtelijke projecten, zoals de aanleg van een weg, maar – zij het op een andere schaal en in een andere dimensie – toch kent het gemeenschappelijke kenmerken. En dus zou een enigszins vergelijkbare, professionele managementbenadering hier op zijn plaats zijn.

Open aanpak
Op het eerste gezicht zijn vooral spanning en turbulentie bij beide terreinen herkenbaar: politici, (pseudo)deskundigen en media buitelen over elkaar heen om de problemen ‘te duiden’ of oplossingen te suggereren. De regie op de informatievoorziening lijkt – en dat kan eigenlijk niet anders – niet vlekkeloos te werken. Wel lijkt het erop dat het kabinet (inclusief het RIVM) er alles aan doet om open en interactief te zijn. Dat is in ieder geval anders dan Philip van Beeck Calkoen en Evert Gianotten, beiden afkomstig uit de advieswereld, in hun praktijk zien. Volgens hen hebben verantwoordelijke projectmanagers als het spannend wordt en de turbulentie rond het project dynamischer eerder de neiging over te schakelen naar een gesloten aanpak, dan openheid te betrachten en de regie te voeren over de wisselwerking met de omgeving.
‘Vaak komt die neiging tot een gesloten aanpak voort uit onzekerheid en de vrees de regie kwijt te raken wanneer je met de omgeving in dialoog gaat. Dat is een misvatting uit onbekendheid. Het vergt dus inzicht in dynamische oordeels- en besluitvormingsprocessen en vervolgens vaardigheid, zelfvertrouwen en lef om daarmee om te gaan. Met dit boek hebben wij niet de wetenschappelijke analyse van dit vraagstuk willen geven (dat is niet meer nodig) maar een drempelverlagende handreiking aan projectleiders om hen te helpen en aan te moedigen dit pad te betreden en onzekerheden te leren (en durven) hanteren in plaats van vruchteloos ze te trachten uit te bannen,’ aldus Van Beeck Calkoen.
Als je projecten gaat afschermen van partijen die belang hebben bij de uitkomsten ervan (in positieve of in negatieve zin), is de begrijpelijke reactie dat die partijen zich des temeer zullen inspannen hun belangen gehoord te krijgen, via protest, de pers, de politiek of de rechter. Die ongewenste dynamiek neemt dus eerder toe dan af door een gesloten aanpak te kiezen. Opmerkelijk!

Aanknopingspunten coronacrisis
Het boek Omgaan met projectdynamiek bepleit vooral aan de slag te gaan met een ‘beproefd procesmodel’. Dat geeft immers vertrouwen. Het model bestaat uit tien logische stappen – initiatie, analyse van de context en partijen, procesorganisatie, agendavorming, arenavorming, procesorganisatie, onderzoek, opties en oplossingsrichtingen, oordeelsvorming en besluitvorming – maar door de dynamiek blijft ook dat een flexibel en iteratief proces. Maar of al die stappen in de huidige crisis ook echt nodig zijn en niet veel te lang duren is in het boek niet aan de orde. Het gaat daarin dan ook vooral over projecten in de sfeer van gebiedsontwikkeling, stedelijke ontwikkeling, waterbouw, vastgoed en infrastructuur.

‘De effectiviteit van optreden is sterk afhankelijk van een genuanceerd beeld van stakeholders’

Misschien is mijn vergelijking tussen de aanpak van het coronavirus en de dynamiek van fysiek ruimtelijke projecten volkomen misplaatst. Maar ja, ook hier hoop ik aanknopingspunten te vinden, mij verplaatsend in de rol en verantwoordelijkheden van coronacrisismanagers die wanhopig op zoek zijn naar een effectieve aanpak. De effectiviteit van hun optreden is in ieder geval sterk afhankelijk van een genuanceerd en geactualiseerd beeld van stakeholders. Zij bepalen immers voor een belangrijk deel de dynamiek rond dergelijke projecten. Allerlei vormen van interactieve processtrategie, waarbij co-creatie en samenwerking het meest effectief blijken te zijn. ‘Dat betekent geen vooropgezette definitie van probleemstelling en oplossing, DAD (Decide, Announce, Defend), maar een vraagstelling die met de betrokken omgeving tot een gedeelde opgave wordt ontwikkeld. Niet communiceren over de (gegeven) probleemstelling, maar door communicatie komen tot de probleemstelling.’ Dat is misschien wel een erg wijze les, vooral nu.

Philip van Beeck Calkoen en Evert Gianotten (2019): Omgaan met projectdynamiek; een handzame, mensgerichte, succesvolle aanpak voor projectleiders, Delft Academic Press/VSSD, ISBN 978 90 6562 435 2, 108 blz., Delft.

 

 

Vond je dit artikel interessant? Lees alle artikelen van: Robbert Coops
Deel dit artikel

Er zijn nog geen reacties op dit artikel

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*