De rol en taken van gemeenten gaan de komende jaren sterk veranderen. Naast de veranderingen in het sociaal domein zullen ook onder andere de Omgevingswet en participatie verder vorm krijgen. Om hier goed mee om te kunnen gaan zijn flexibiliteit en wendbaarheid in de organisatie noodzakelijk. Door een flexpool voor adviseurs op te zetten kan een organisatie flexibel gebruik maken van interne capaciteit bij (verander)opgaven. Zo biedt een pool veel kansen voor interne mobiliteit en talentontwikkeling en geeft het concreet vorm aan strategisch personeelsbeleid.
De gemeente Haarlemmermeer speelt op een slimme manier in op de behoefte aan uitdaging bij (jonge) talenten. Door steeds verschillende opdrachten te doen bij andere afdelingen worden flexpooladviseurs continu uitgedaagd. De flexpool doet opdrachten door de hele organisatie met een duidelijke kop en staart en een veranderkundig element. Flexpooladviseur Arne Wijnands vertelt: ‘We worden niet alleen ingezet als adviseur, maar ook als project- of procesmanager. Op dit moment doen we meerdere opdrachten per persoon, soms samen. Dit zorgt voor een mooie dynamiek. Bij al onze opdrachten stellen we het resultaat centraal.’
‘Door altijd intern te werven voor de flexpool houdt de organisatie kennis en vaardigheden in huis’
Door altijd intern te werven voor de flexpool houdt de organisatie kennis en vaardigheden in huis en voldoet ze aan de vraag naar flexibele inzet enerzijds en mobiliteit anderzijds. Hierdoor hoeft de gemeente een stuk minder in te huren, wat geld bespaart. Zo werkt flexpooladviseur Anna-Maria op dit moment aan de organisatie van de Ambtenaar 2.0-dag en is druk met de complexe aanbesteding van een nieuw informatiesysteem in het sociaal domein. En zet collega Nora zich in voor het i-Bewustzijn in de organisatie een nieuw werkproces rond informatievragen in het sociaal domein.
Arne, op zijn beurt, is betrokken bij het ‘in control’ komen van de organisatie en ondersteunt een traject rond verbetering van de advisering vanuit de bedrijfsvoering. ‘We zijn een zelfsturend team, zegt hij, dat zelf (groten)deels zijn doelen, werkwijze en bijdragen van de leden bepaalt. We zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het binnenhalen van opdrachten en de goede uitvoering daarvan. We weten wat er speelt, denken mee en signaleren mogelijke uitdagingen in de organisatie. Zo hebben we weinig overhead. Bovendien geven we een boost aan onze persoonlijke en teamontwikkeling.’
Rooskleuriger
In de gemeente Haarlemmermeer stromen er in de komende jaren veel mensen uit. Dat komt deels doordat medewerkers met pensioen gaan, maar ook omdat medewerkers een andere baan vinden. Verder stijgt de gemiddelde leeftijd nog steeds, al zijn deze cijfers wat rooskleuriger dan het landelijke beeld: de gemiddelde leeftijd van ambtenaren is in 2020 hoger dan 50 jaar . Het landelijke beeld is verder dat de uitstroom van oudere werknemers niet wordt opgevuld met jonge werknemers. Binnen een paar jaar heeft dit een krapte op de hele arbeidsmarkt tot gevolg, zoveel is duidelijk. Het is dus belangrijk om een strategische visie op personeel te ontwikkelen om deze veranderingen adequaat op te vangen.
Uit onderzoek van Linkedin blijkt dat jonge werknemers meer nog dan geld een uitdagende baan belangrijk vinden. Die uitdagingen zijn al voldoende in huis. Naast het aantrekken van nieuwe ‘jonge’ ambtenaren is het net zo belangrijk om de talenten intern voldoende ontwikkelkansen te geven. Het is tijd om echt strategisch personeelsbeleid te ontwikkelen. Met de oprichting van de flexpool speelt Haarlemmermeer alvast in op de veranderingen rondom het werk van de ambtenaar.
Wendbaar
Niet alleen de samenstelling van het personeelbestand, maar ook de complexiteit en diversiteit van de gemeentelijke taken verandert sterk de komende jaren. Zijn gemeenten net bekomen van de decentralisaties in het sociaal domein (er valt nog zoveel te doen), staat ons de volgende uitdaging te wachten: de Omgevingswet. Naast deze bestuurskundige veranderopgaven spelen ook de maatschappelijke ontwikkelingen zoals participatie en verregaande digitalisering een belangrijke rol. De huidige wereld om ons heen is zo veranderd dat onze vertrouwde manier van werken totaal niet meer synchroon loopt met de realiteit. Hoe lukt het de gemeente Haarlemmermeer op dit moment om zich aan dat nieuwe tempo aan te passen? Paul ’t Hart heeft het in zijn aanstekelijke essay over ambtelijk vakmanschap vooral over adaptiviteit als een van de antwoorden voor de overheid op deze wereld in beweging. Ook de gemeente Haarlemmermeer moet een wendbare organisatie zijn, waarin flexibiliteit en verandervermogen worden gefaciliteerd. De flexpool draagt direct bij aan deze adaptieve organisatie.
‘Een flexpool draagt direct bij aan een adaptieve organisatie’
De mens vertegenwoordigt het ware kapitaal van de organisatie. Op het moment dat een van hen thuis komt te zitten, komt deze waarde in letterlijke zin onder druk te staan. Zowel in sociale als in financiële zin een duidelijk argument om te investeren in de medewerker: talent boven structuur dus. En hoe kun je talent nu beter ontwikkelen dan hen uit de hiërarchische structuur te halen en daar in te zetten waar het (uitdagende) werk ligt?
Maar de flexpool biedt de organisatie veel meer kansen. Werknemers die toetreden tot de pool krijgen de kans zich breder te ontwikkelen in een zeer dynamische context. Dit bevordert mobiliteit in de organisatie. De generalisten komen bovendien beter tot hun recht. Paul ’t Hart omschrijft de ambtenaar die hoort bij zo’n adaptieve organisatie; deze ambtenaar 3.0 hebben we al lang in huis. Het wordt tijd om hen een meer bepalende rol te geven in de organisatie.
Goed begin
Doen is de beste manier van denken! Zo begint het prachtige inspiratiefilmpje van de Vrije Denkers, inmiddels verplicht materiaal in workshops. Het filmpje legt een zenuw bloot. De tijd van dikke beleidsnota’s en memo’s is voorbij. Het is tijd om daadwerkelijk wat te doen. Dus gewoon durven, proberen en leren van elkaar. Niet allemaal opnieuw het wiel uitvinden. Zo hebben wij veel mogen leren van de PUMA’s uit West-Brabant. Geheel terecht winnaars van de A&O 3-2-1-co prijs. Niet blijven praten over mobiliteit, talentontwikkeling en strategische personeelsplanning maar gewoon aan de slag gaan. Een flexpool starten is een goed begin.
De auteurs werken alledrie in de flexpool. Wil je meer weten over de flexpool, neem dan contact op met Arne.Wijnands@haarlemmermeer.nl, Anna-Maria.Schwarze@haarlemmermeer.nl of Nora.de.Boer@haarlemmermeer.nl. Of kom ze tegen op de Ambtenaar 2.0-dag, 7 oktober aanstaande in de gemeente Haarlemmermeer.
