Oekaze Kok en de Wob, daar moeten we toch eens over hebben

Openbaarheid versus beslotenheid

De keerzijde van openbaarheid is een toenemende voorzichtigheid om informatie aan het (digitale) papier toe te vertrouwen. Liever een gesprek zonder verslag dan kwetsbare zaken vastleggen die vroeger of later in een andere context worden geplaatst. Past bij het bestuur van een stad of land ook niet een mate van beslotenheid?

In 1998 zijn de ‘Aanwijzingen inzake externe contacten van rijksambtenaren’ vastgesteld. In de volksmond is dit de ‘Oekaze Kok’. Hierin wordt bepaald dat rijksambtenaren geen rechtstreeks contact mogen hebben met Kamerleden. Volgens deze ‘Aanwijzingen’ handelen ambtenaren onder het ministeriële gezag. Daarmee moet eerst toestemming worden gegeven door ministers alvorens rijksambtenaren contact hebben met leden van de Staten-Generaal. En dat contact moet in beginsel zijn in aanwezigheid van de betrokken minister. In de Regeling wordt ook gewezen op de wettelijke geheimhoudingsplicht.

Agenda voor Publiek Leiderschap, deel 10
In mijn zoektocht naar publiek leiderschap spreek ik met veel sleutelpersonen binnen en buiten de overheid. In die gesprekken doe ik veel ervaringen op, die ik omzet in een aantal observaties. Eerdere observaties plaatste ik al op platform O op 18 oktober7 november, 22 november, 28 november, 6 december, 13 december,  20 december en 31 januari en 7 februari. Graag krijg ik reacties hierop om op basis daarvan een Agenda voor Publiek Leiderschap te kunnen opstellen.

In een later kabinet, periode minister Atzo Nicolai, is deze Regeling iets soepeler uitgelegd. Maar de strekking is overeind gebleven.

Rechtstreeks contact
Zowel aan de ambtelijke kant als aan de volksvertegenwoordigingskant krijg ik te horen dat de afstand tussen volksvertegenwoordigers en ambtenaren hierdoor heel groot is. Het kan betekenen dat er een kennis/informatiegat gaapt. Het fenomeen van technische briefings bestaat wel, maar daar wordt relatief weinig gebruik gemaakt. Met als gevolg dat menig politiek debat veel tijd kwijt is aan waarheidsvinding. En bijkomend verschijnsel kan zijn, dat het begrip over en weer niet groot is. In recente debatten in de Tweede Kamer, alwaar zelfs over ambtenaren in persoon werd gesproken, was dat ook voelbaar.
Op gemeenteniveau is het wel gebruikelijk dat er rechtstreeks contact is tussen gemeenteraadsleden en ambtenaren. Veelal is er een gemeentelijke regeling waarin is vastgelegd welk beroep gemeenteraadsleden kunnen doen op ambtelijke kennis en informatie. De griffier speelt hier meestal een centrale rol. Maar direct contact is vaak mogelijk en wordt zelfs gestimuleerd, omdat het de voortgang van de debatten in de gemeenteraad kan bevorderen. Ambtenaren krijgen de ruimte om in te schatten hoe hiermee goed om te gaan. En over het algemeen zijn de ervaringen goed, zo blijkt uit ‘een onderzoek uit 2013 naar informatievoorziening aan de gemeenteraad’.

‘Het beeld begint zich op te dringen van mannen in regenjassen, met opgeslagen kragen en gleufhoeden’

Het gaat terug op de actieve informatie plicht bij gemeenten: ambtenaren worden geacht te voorzien in ‘alles wat de Raad nodig heeft voor de uitoefening van de taak’. Misschien een ideetje voor de Tweede en Eerste Kamer?

Keerzijde van openbaarheid
In ‘openbaar bestuur’ zit het woord openbaar. Onmiskenbaar is openbaarheid daarmee een opdracht voor het Nederlandse bestuur. Dat is zelfs vastgelegd in de Wet openbaarheid van bestuur, de Wob. Daarin is bepaald dat inwoners van Nederland recht hebben op informatie die is vastgelegd in documenten. Tenzij er zwaarwegende redenen zijn om informatie niet vrij te geven, hebben inwoners recht op inzage. Van dat recht wordt inmiddels goed gebruikgemaakt, niet alleen door betrokkenen maar ook door kranten en andere media.
Betrof het in eerste instantie vooral papieren documenten, inmiddels betreft het ook digitale informatie zoals mailverkeer en appjes. Uiteraard gaat het dan om de zakelijke kant in dat digitale verkeer. Maar toch, het kan heel confronterend zijn, als 10 jaar na dato een vrolijk mailtje of appje opduikt waaruit wordt opgemaakt dat de zaak toentertijd niet serieus is genomen.
De keerzijde van deze bedoelde openbaarheid is een toenemende voorzichtigheid om informatie aan het (digitale) papier toe te vertrouwen. Uit gesprekken maak ik op dat de echt gevoelige informatie niet altijd meer op het (digitale) papier wordt gezet. Liever een gesprek zonder verslag dan kwetsbare zaken vastleggen die vroeger of later in een andere context worden geplaatst.
Het beeld begint zich op te dringen van Deep Throat in de parkeergarage in Washington (Watergateschandaal beschreven in All the President’s Men ): mannen in regenjassen, met opgeslagen kragen en gleufhoeden op duistere plekken. De keerzijde van openbaarheid wordt dan stiekemheid.

Het is de vraag of bij het bestuur van stad of land ook niet een mate van beslotenheid past.

 

 

 

 

 

Vond je dit artikel interessant? Lees alle artikelen van: Mark Frequin
Deel dit artikel

Er zijn 3 reacties op dit artikel

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

    ">Ipe van der Deen
    Pensionado

    Tja, wat is contact in dit verband. Op gemeentelijk niveau heb ik ervaren dat het inderdaad vrij normaal is dat ambtenaren en raadsleden contact hebben. Dat een ambtenaar daarbij ook zegt: Ik weet niet of dit technische informatie is, moet ik even checken. Gewoon relaxter samenwerken dus.

    Als de TK-leden minder hijgerig worden om er een voorpaginaatje uit te halen is er met hen ook een gewoner bijpraat te regelen. Maar ja aandacht is waar het om draait in de politiek. Toch?
    In de tijd dat ik voorzitter van de DOR EZ was, rond de jaren ’10, hebben we het hier ook wel vaker over gehad met Chris Buijink, toenmalig SG op EZ, EL&I en EZ. Overigens ook over wat wij ‘cover my ass’ regels noemden en die werden bedacht als iemand een fout had gemaakt waar de TK over was gevallen en er daarom ineens ‘nieuw beleid’ moest komen. Ook al was het onzin.
    Wat toen regelmatig speelde was dat beleid (de binnendiensten) de minister en staatssecretaris uit de wind moest houden, want oh oh die vervelende kamervragen en dat uitvoering/handhaving (de buitendiensten) in een spagaat zaten met de maatschappij die uitleg verlangde over nieuw beleid. En het onbegrip bij beleid en uitvoering/handhaving over elkaars situatie.

    Het zal een hele toer zijn om uit die opgefokte spiraal van aandacht voor een fout te groeien naar een relaxter vorm van aandacht voor elkaar. En leren van fouten in plaats van er gelijk maar weer een ‘cover my ass’ regel of wet tegenaan te gooien om de TK tevreden te stellen (kijk eens wat een daadkrachtige min./stas.).

    Misschien kan het document (alhoewel dat is weer papier) over leiderschap daar bij helpen.

    14 mrt 2020
    ">Drs. JAN M. MUIJS
    Iets met beleid en coordinatie ;-)

    Beste Mark, oog viel op mededeling in de VOM-nieuwsbrief over jouw ‘column/artikel’ en deed me denken aan artikelenserie in het NRC, met artikel over topambtenaren en ‘uit de wind houden van de minister’ (https://www.nrc.nl/nieuws/2020/02/21/een-kaste-van-loyale-probleemverwijderaars-a3991281). Moet het in het Reuringcafé niet een keer gaan over het fenomeen ‘uit de wind houden’? Als het goed is draaien alle Machten, en in dit geval de Eerste, Tweede en Vierde, met op de achtergrond de Derde en Vijfde met een beschouwend oog, om het zo goed mogelijk realiseren van het ‘Algemeen Belang’. Aangezien er vele perspectieven zijn, moet dan ook niet over fouten worden gesproken, maar verschillen van inzichten en optimale besluiten. Vormen Oekazes van Kok en WOB’s dan ook geen uiting van een ‘verziekte’ verhouding tussen de machten, die ieder voor zich het Algemeen Belang willen toeëigenen? Zoals je aangeeft, neem aan dat we ‘Deep Throat’-situaties in parkeergarage, mannen in regenjassen, met opgeslagen kragen en gleufhoeden op duistere plekken, en stiekemheid toch niet als ‘normaal’ in ons sociaal verkeer tussen vertegenwoordigers van de bevolking beschouwen? Of komt het juist daardoor, dat het geloof in de overheid/-heden en politiek zo is afgebroken? Moet een topambtenaar niet juist de hofnar vormen die een minister of staatssecretaris meegeeft dat een keuze niet fout zal zijn maar optimaal, maar dat het nog wel vanuit het Algemeen Belang moet voortkomen. De spiraal gaat al een tijdje naar beneden, en kan mogelijk alleen worden omgebogen door te tonen waarom keuzes zullen worden gemaakt. Optimaal of suboptimaal, maar gemaakt moeten ze worden.

    Groet, kijk uit naar je volgende beschouwingen.

    13 mrt 2020
    ">J.W.Holtslag
    Pensioen

    Er is meer informatie buiten de ministeries dan er binnen. Behalve over het werkproces intern. De Kamer wil regelmatig afrekenen per uur over de snelheid van correspondentie, nota’s, scribenten. Etc. Onderzoeken naar alle emails van ambtenaren desnoods over de kleinste dingen worden interressant. Geklets en geroddel bij koffiemachines, maar dan digitaal. De Wob beoogt beeldinformatie , beleidsalternatieven, onderliggende informatie publiek te maken. Maar is geworden een regeling die de Archiefwet 24/7 de stukkenwisseling beschikbaar zou moeten maken. Zie de doeleinden van die wet waaronder verantwoording, rechtsgedingen en geschiedschrijving. Dat geeft natuurlijk druk op ambtelijke adviseurs en bewindspersonen, 24/7. De ambtenaar kan in iedere geschreven communicatie alle disclaimers opnemen die voorhanden zijn. Daar heeft een minister niets aan, een ambtenaar die zich indekt. Het wordt onaantrekkelijker om royaal akkoord te zetten op zo’n nota. De beroemde paraaf met datum. Stel je voor. Nog handiger is een gesprek zonder verslaglegging. Iedereen weet dat iedere kier tussen een ambtelijke tekst of uitlating oorzaak wordt van het verschijnsel ” gedoe “. Ooit had ik, kort, een coach toen dat modern was. Heb ik veel van geleerd. Hij zei me pas wel op: op tijd bang worden! Ik heb nartelijk gelachen, maar ben er nog ontsteld over. Dus als we zo doorgaan, lossen we de positie en taak van leidingevenden op in het luchtledige. Geen hofnarren functie meer: zoals duidelijk het alternatief hardop uitspreken, kritisch zijn bij voorstellen om scherper en beter te werken. Kan alleen als bewindslieden een persoonlijke statuur hebben en als aan de toewijding van ambtenaren niet hoeft te worden getwijfeld. Er schijnt vaak te worden gedacht dat de ambtelijke top ministers bewust met onvolledige indormarie naar de Kamer stuurt om de minister uit de wind te houden. Dus die lieden zijn behalve slecht ook dom. Zoek toch de spiraal naar boven. Wees royaal met informatie uit eigen beweging, laat onderzoek en toezicht de desnoods lastige waarheid publiceren. Maar laat een minister ruimte die meer moet zijn politiek gemanoeuvreer op de mediale vierkante centimeter. In het kader van artikel 68 en van de WOB.

    20 mrt 2020