De meldprocedure: vinken of vonken?


De meldprocedure is nog vaak een kwestie van afvinken, stelt Alain Hoekstra. Tijd om niet alleen te vinken, maar ook te zorgen dat de vonken ervan afspatten. Daarvoor moeten organisaties voldoen aan een aantal randvoorwaarden.

Werkgevers met 50 werknemers of meer zijn sinds 1 juli 2016 door de Wet Huis voor klokkenluiders verplicht om een meldregeling voor vermoedens van misstanden te hebben. In 2023 is die wet vervangen door de Wet bescherming klokkenluiders, waardoor ook sommige kleinere organisaties verplicht zijn om een meldregeling te hebben. Dit gaat met name om bedrijven die onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme vallen.

Meldregeling
De wet stelt allerlei eisen aan de meldregeling. Zo moet de organisatie bekendmaken waar melders hun melding schriftelijk, mondeling of in persoon kunnen doen, is de organisatie gehouden aan reactietermijnen, moeten medewerkers een adviseur in vertrouwen kunnen raadplegen en dienen alle meldingen geregistreerd te worden, waarbij de identiteit van de melder niet zonder zijn toestemming bekend gemaakt mag worden.

‘Empathie en menselijkheid zijn belangrijk bij een goed meldproces’

De wet verschaft duidelijkheid en biedt bescherming aan klokkenluiders. Ik betwijfel alleen of deze wet in zichzelf voldoende garanties biedt voor een goed en succesvol verloop van meldprocessen. Organisaties die simpelweg een standaard meldregeling invoeren kunnen wel het vinkje zetten, maar beschikken daarmee nog niet over een goed werkende meldprocedure. Wat is er nodig om de stap te zetten van ‘vinken’ naar ‘vonken’? Uit onderzoek kan worden afgeleid dat meldprocedures pas echt goed werken als zij aan een aantal voorwaarden voldoen.

Succesvol melden
Ik begin bij het onderzoeksrapport Melden met succes: Een verkennend onderzoek naar de kenmerken van succesvol verlopen interne meldprocessen integriteit van de Universiteit Utrecht (2022). Daaruit blijkt dat een succesvol verloop van een meldproces samenhangt met aandacht voor transparantie, betrouwbaarheid, communicatie en leren.

‘Betrouwbaarheid is cruciaal’

Transparantie houdt in dat voor medewerkers/melders duidelijk dient te zijn over wat er kan worden gemeld; waar of bij wie kan worden gemeld; welke actoren betrokken zijn bij de behandeling; wat het verdere verloop van het meldproces is; wanneer en over wat de melder terugkoppeling krijgt (maar ook over wat er wel en niet gecommuniceerd kan worden); en welke acties de organisatie verbindt aan de uitkomst van het onderzoek naar de melding. Deze vormen van transparantie zijn belangrijk voor een goed verloop van het meldproces. Betrouwbaarheid is eveneens cruciaal. Het vertrouwen dat een melder in het meldproces heeft hangt samen met eerdere positieve of negatieve ervaringen, die hij/zij zelf beleefde of vernomen heeft van collega’s. Daarnaast hangt het vertrouwen ook af van de professionaliteit van de actoren die de melding behandelen en de interactie met de melder; een persoonlijke benadering, empathie en menselijkheid zijn hierbij van belang.

Weeffouten
Zowel voor transparantie als betrouwbaarheid is heldere communicatie essentieel. Dit geldt niet alleen voor tijdige en adequate communicatie met de melder maar ook met andere betrokken actoren zoals de onderzoekers. Zo moet helder zijn welke informatie wel en niet kan worden gedeeld en waarom dat zo is. Goede afstemming en communicatielijnen helpen betrokkenen om hun rol in het meldproces goed te vervullen, vergroten het vertrouwen in het meldproces en in de uiteindelijke uitkomsten.
Uit het onderzoek blijkt tevens dat aandacht voor leren bijdraagt aan het succesvolle verloop van meldtrajecten. Dat pleit ervoor dat organisaties terugblikken op afgehandelde meldtrajecten en stilstaan bij mogelijke verbeterpunten. Daarnaast is het natuurlijk verstandig om goed te kijken naar de aard van de melding en de wijze waarop deze eventueel samenhangt met weeffouten in de bedrijfsprocessen of in de organisatiecultuur. Zo draagt het trekken van lessen niet alleen bij aan het verloop van toekomstige meldtrajecten maar helpt het ook om incidenten in de toekomst te voorkomen.

‘Een samenhangende integriteitsaanpak is veel effectiever’

Naast de aandacht voor transparantie, betrouwbaarheid, communicatie en leren draagt ook integraliteit bij aan de werking van meldprocedures. Daarmee wordt bedoeld dat de meldregeling niet geïmplementeerd wordt als stand-alone maatregel maar onderdeel uitmaakt van een samenhangende integriteitsaanpak. Het inzicht dat een samenhangende integriteitsaanpak (vanwege synergievoordelen) veel effectiever is, is een nieuwe fase in de ontwikkeling van het ‘integriteitsdenken’.

Aansluiten bij integriteitsbeleid
Zo neemt de werking van de meldprocedure toe naarmate deze beter aansluit bij en ondersteund wordt door andere onderdelen van het integriteitsbeleid. Van het management vergt dit bijvoorbeeld dat zij medewerkers actief aanmoedigt om integriteitsschendingen of misstanden te melden. In de gedragscode dient nadrukkelijk aandacht te worden besteed aan het belang van melden en het bestaan van meldprocedure. De link met de rol van de vertrouwenspersoon is natuurlijk evident en verdient in de regeling geëxpliciteerd te worden.
Daarnaast kunnen het bestaan en de werking van de meldprocedure aan de orde worden gesteld in de introductiecursus voor nieuwe medewerkers, integriteitstrainingen, werkoverleggen en personeelsgesprekken. Oftewel, hoe meer verbindingen worden gelegd, hoe groter de kans dat afzonderlijke maatregelen (zoals de meldregeling) optimaal tot hun recht kunnen komen en hoe effectiever het integriteitsbeleid in zijn geheel zal zijn.
Kortom, door het opstellen en invoeren van een meldregeling voldoen organisaties aan de formele verplichting en kunnen zij een vinkje bij deze maatregel zetten. Maar organisaties die willen beschikken over goed werkende meldprocedures moeten meer doen. Door aandacht te besteden aan de genoemde randvoorwaarden kunnen zij niet alleen vinken maar ook vonken!

Beeld: Edgar Colomba

Vond je dit artikel interessant? Lees alle artikelen van: Alain Hoekstra
Deel dit artikel

Er zijn nog geen reacties op dit artikel

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*