De afgelopen jaren hielden gemeenten miljarden over.[1] Is het verstandig om van dit geld personeel aan te nemen? Of dienen gemeentebesturen juist nu eerst een paar kritische vragen te stellen?
Miljardenoverschotten, dat lijkt goed nieuws na alle alarmerende berichten over forse tekorten. Maar is dat wel zo? Overschotten zijn niet per se goed nieuws, aldus minister van Bruins Slot (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties). Zij geeft aan dat gemeenten het misschien te druk hadden door corona en de vluchtelingencrisis, waardoor ander werk niet of vertraagd opgepakt is.
Het lijkt een logische reflex om meer personeel aan te nemen en meer in te huren. Vooral omdat gemeenten voorzien dat de krapte en concurrentie op de arbeidsmarkt snel toeneemt. Dat is dan ook wat we in de cijfers van onze bedrijfsvoerings- en budget benchmarks terugzien en beluisteren in onze duidingsgesprekken met het management van gemeenten. En toch wringt hier de schoen. In onze optiek zouden gemeentebesturen en managers meer aandacht kunnen besteden aan een cruciale vraag: hoe kunnen we een bepaalde opgave zo eenvoudig mogelijk realiseren?
Maximaal resultaat
Met andere woorden, hoe kunnen we met zo weinig mogelijk middelen een maximaal resultaat behalen? Om deze cruciale vraag te kunnen beantwoorden speelt een tweede vraag een belangrijke rol, namelijk: hoe verhouden wij ons tot andere gemeenten?
Het gaat dan om benchmarkcijfers en ook om de vraag hoe andere gemeenten deze opgave en het proces hebben georganiseerd. Goed om je te realiseren dat meestal 80 procent van het resultaat in 20 procent van de inspanning wordt behaald.[2]
‘Er is nauwelijks een verband tussen de werklast en het aantal medewerkers’
Stelt een gemeente deze vragen vooraf niet, dan gaat de bedrijfseconomische wetmatigheid gelden: een taak kost zoveel tijd als ervoor beschikbaar is. Er blijkt namelijk nauwelijks een verband te zijn tussen de werklast en het aantal medewerkers.[3] Zijn medewerkers eenmaal aangenomen, dan neemt dat aantal niet meer af. Ze maken zichzelf namelijk niet overbodig, in tegendeel: ze zullen zich tot het uiterste inspannen om tot nut te zijn voor de organisatie (de meeste mensen deugen immers[4]). Uit benchmarkonderzoek onder duizenden organisaties blijkt dat de verschillen in de omvang van de formatie grotendeels verklaard worden door irrationele factoren. De belangrijkste daarvan: als er veel geld beschikbaar is, wordt ook veel geld uitgegeven. Het zijn dus gevaarlijke tijden nu.
Benchmark
Wat is het belang van een benchmark bij deze vraagstukken, met name in de publieke sector waar marktmechanismes ontbreken om efficiency te bevorderen? Hieronder lichten we dit toe aan de hand van onze ervaringen bij Vensters voor Bedrijfsvoering.[5]
Alle waterschappen, uitvoeringsorganisaties van het rijk en een groep gemeenten doen mee aan Vensters voor Bedrijfsvoering. Deze organisaties hebben daardoor inzicht in belangrijke vragen zoals:
- Hoe verhouden onze apparaatskosten zich tot die van vergelijkbare organisaties?
- Hoe verhouden onze totale uitgaven zich?
- En onze formatie en uitgaven per beleidsdomein?
- De overhead, het ziekteverzuim, in- en uitstroom?
Door jezelf te vergelijken met anderen krijg je inzicht in hoe je organisatie ervoor staat. Waar wijken we af, herkennen we dat en wat kunnen we daarvan leren?
Hieronder volgen twee voorbeeldschermen van een benchmarkvergelijking in Vensters. Het eerste geeft een beeld hoe de inkomsten en uitgaven (per inwoner) zich verhouden tot een groep vergelijkbare gemeenten. Het tweede laat zien hoe de personele lasten en inhuurkosten per inwoner zich verhouden. Voor beide vergelijkingen geldt dat de gemeente zelf geen informatie hoeft aan te leveren. Deze is namelijk al beschikbaar via de IV3 bij het CBS.
Daarnaast laat een benchmarkvergelijking zien welke gemeenten bepaalde taken goedkoper uitvoeren, of met minder mensen en welke gemeenten meer baten weten te genereren. Dat kan te maken hebben met ambities, met omstandigheden ofbeleid, maar ook met slimmer organiseren.
‘De benchmarkvergelijking is slechts een eerste stap’
Om vast te stellen of er binnen de eigen organisatie winst te behalen valt op één van de genoemde onderwerpen, is altijd nadere analyse nodig. De benchmarkvergelijking is slechts een eerste stap. Daarom brengen wij gemeenten en andere organisaties bij elkaar, om van elkaar te leren. Zo hebben we recent in een bijeenkomst gemeenten met leerbehoeften (oranje) en met goede praktijken (groen) met elkaar in contact gebracht. Dat leidde in september, op een duidingsbijeenkomst van Vensters, tot een interessante uitwisseling van kennis en ervaring.
Steeds lastiger opgave
Verschillende gemeenten hebben onderling contact gelegd en gaan met elkaar aan de slag om bijvoorbeeld beter zicht te krijgen op de Wet open overheid en op digitale transformatie, om ideeën en ervaringen uit te wisselen en om daarmee de slagkracht van hun eigen organisatie te verbeteren.
Wij begonnen dit artikel door te stellen dat gemeenten steeds meer personeel werven, een steeds lastiger opgave gezien de krapte op de arbeidsmarkt. De vraag die gemeenten zich volgens ons nog te weinig stellen is of ze hun opgaven wel zo efficiënt mogelijk uitvoeren. Kunnen zij met de huidge personeelsomvang wellicht meer bereiken? Een eerste stap om daarachter te komen is benchmarking. Een tweede stap is nadere analyse door in gesprek te gaan met collega-gemeenten. Stap drie is verbeteringen doorvoeren in de eigen organisatie. Vensters is een programma dat gemeenten begeleidt bij het benchmarken, het duiden van de resultaten en het in gesprek komen met andere gemeenten.
Voetnoten
[1] Gemeenten houden miljarden over. In: Binnenlands Bestuur, 7 oktober 2022.
[2] De wet van Pareto.
[3] Proefschrift ‘Overhead Gewaardeerd’, januari 2011, Mark Huijben/RUG.
[4] Naar het boek van Rutger Bregman.
[5] Venster voor Bedrijfsvoering is een platform waarmee publieke organisaties hun presteren vergelijken en van elkaars ervaringen kunnen leren, zie www.venster.nl.
