Innovatieve aanbesteding helpt overheid om startups te vinden


Platform Overheid gaat op zoek naar de waarde van het programma Startup in Residence (SiR). Vandaag: Het aanbestedingsproces bij de overheid bleek een van de belangrijkste hindernissen in de samenwerking met startups. Maar daar lijkt verandering in gekomen, bijvoorbeeld met aanbestedingen op drie A4’tjes.

In een serie artikelen gaat platform Overheid op zoek naar de waarde van het programma Startup in Residence (SiR). In het kader van dit programma nodigen diverse overheden startups uit om innovatieve oplossingen te ontwikkelen voor maatschappelijke uitdagingen, die voortkomen uit landelijke, provinciale en regionale ambities. Lees nu het eerste, tweede en derde artikel in deze reeks. Bekijk hier ook de MOOC over dit onderwerp, ontwikkeld in samenwerking met het ministerie van BZK.

Ieder jaar koopt de overheid voor ongeveer 73 miljard euro aan opdrachten in. Dat gebeurt bij zo’n 70.000 leveranciers. Jaarlijks kunnen bedrijven circa 10.000 aanbestedingen van de overheid vinden op www.tenderned.nl. Maar er gaat wel eens een dag voorbij dat startups niet op die website met grote opdrachten kijken. Dat komt onder meer omdat ze de mensen en middelen niet hebben om zich door de papieren van die aanbestedingen te worstelen. Naast de formulieren van de overheid komt daar soms ook nog een Europees Aanbestedingsdocument bij kijken.

Juristen
De drempel van het papierwerk is over het algemeen niet minder geworden de laatste jaren. Gelukkig proberen wel steeds meer overheidsorganisaties hun aanbestedingen kort en bondig te maken. Volgens Arinda van der Meer, programmamanager Startup in Residence bij de gemeente Den Haag, begint het met experts die meedenken met het innovatieve proces, en adviseren wat je allemaal niet hoeft op te schrijven: “Het is soms wel moeilijk. Aanbestedingsrecht blijkt op meerdere manieren te interpreteren. Je zoekt juristen die open staan voor innovatie en die willen kijken wat wél kan.”

‘Je moet als ambtenaar de vorm van de aanbesteding laten afhangen van het type vraagstuk waarvoor je een startup zoekt’

De overheid kan vele verschillende aanbestedingsprocedures gebruiken, ook om startups aan te trekken. Volgens Van der Meer moet je als ambtenaar de vorm laten afhangen van het type vraagstuk (challenge) waarvoor je een startup zoekt: “Als het vraagstuk wat kleiner is, dan kiezen we voor een meervoudig onderhandse aanbesteding. Dat betekent dat je maar drie partijen hoeft te vragen en dat je die zelf mag kiezen. Je kunt op die manier sneller schakelen, maar die procedure mag je alleen gebruiken als je budget voor een opdracht niet boven de 214.000 euro uitkomt. Bij een aanbesteding in de vorm van een innovatiepartnerschap vraag je als overheidsorganisatie zo breed mogelijk uit. En je budget kan dan veel meer zijn dan 214.000 euro. Deze bedragen variëren wel per overheidsniveau.”
Het formulier bij een meervoudige onderhandse aanbesteding hoeft volgens Van der Meer maar acht of negen pagina’s te beslaan. Richard Lennartz wilde het voor minder doen. Hij is directeur bij UBR|HIS, een organisatie die inkoopt voor zes ministeries. In oktober 2017 sprak hij op een bijeenkomst met ambtenaren en leveranciers, over betere samenwerking bij inkoop door het Rijk. Gepijnigd door de bureaucratie die hij al jaren ervaarde, riep hij dat een aanbesteding van het Rijk op drie kantjes te doen moest zijn. Het project ‘3A4’ was geboren.

3 A4’tjes
Hoe werkt dit in de praktijk? “Laat je computer dicht”, onderstreept Lennartz. “Pak een vel wit papier. Ga zitten met je collega en schrijf op wat je echt opgelost wil hebben. Durf alles weg te laten wat niet nodig is. Als overheid proberen we risico’s uit te sluiten en dan ga je veel opschrijven. Met een aanbesteding van drie A4’tjes moet je met risico’s kunnen omgaan, niet in de stress schieten als er iets gebeurt waar je geen rekening mee hebt gehouden.”
Maar Lennartz, die in januari 2018 flyers drukte met zijn idee, had nog een opdrachtgever nodig. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) wilde net aan een SiR-programma beginnen en kwam met hem en de UBR|HIS (het Programma Aanbesteding IWR) in contact. Wat het SiR-programma beoogde, paste bij een 3A4-aanbesteding. Zijn inkoopadviseur Ralf Koops ging samen met Fianne Smith, projectmanager bij SIR BZK, aan de slag. Om te beginnen met het eerdergenoemde blanco papier. Het leidde tot bondige beschrijvingen: vier aanbestedingen pasten op in totaal zeven A4. De gekozen procedure was die van het zogenoemde ‘innovatiepartnerschap’. BZK kon zo, na zes maanden met startups werken aan een demo, een bedrijf een raamcontract bieden voor de verdere realisatie.

‘Men was verbijsterd te horen dat wij een opgavegerichte aanbesteding hebben kunnen terugdringen tot 3 A4’tjes’

Internationaal baarde het aanbesteden op 3A4 veel opzien, zegt Smith: “Het is echt uniek. Op een internationale SiR-conferentie vertelden Amerikanen vol trots dat zij iets compleet nieuws hadden ontwikkeld: aanbesteden op tien A4. Daar hadden veel mensen bewondering voor. Toen wij vervolgens vertelden dat wij door middel van onze opgavegerichte aanbesteding het aantal pagina’s hebben kunnen terugdringen tot 3A4, was men verbijsterd. Zoiets hadden ze nog nooit gehoord.”
Vele vragen kwamen binnen over hoe dat mogelijk was, een aanbesteding op zo weinig pagina’s. Volgens Smith ligt de kracht van het korte aanbestedingsdocument niet in het aantal pagina’s, maar in de methode. “De aanpak van opgavegericht aanbesteden stelt niet de oplossing, maar de uitdagingen centraal. Dit zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke elementen van het proces worden opgenomen en zo een aanbesteding ontstaat die begrijpelijk, behapbaar en toch volledig is.”

Ervaringen delen
Ambtenaren die net zo enthousiast zijn en denken ‘stuur mij even zo’n standaardformulier van drie kantjes’ moet Lennartz teleurstellen. Je moet zelf aan de slag, er is geen template. De inkoopadviseurs van de HIS kunnen ambtenaren en startups helpen en Lennartz, met een ‘enorme allergie’ voor regels en procedures, kijkt soms over hun schouder mee. Inmiddels heeft hij met de Universiteit Utrecht een groep gevormd van tien organisaties die aanbesteden op 3A4 en ervaringen willen delen. Hij hoopt dat meer organisaties, en mensen binnen die organisaties, het aandurven: “Ik wil olievlekjes creëren.”

‘Als je op het aanbestedingsformulier niet alles afdekt met vragen, bied je bedrijven de ruimte om met ideeën te komen’

Lennartz is tevreden over de voortgang: “De resultaten zijn beter dan we hadden verwacht. Mensen zijn verrast over de marktpartijen die zich aandienen. Bedrijven die vaker aan overheden leveren, zeiden me dat ze er blij mee zijn. Het aanbesteden op 3A4 biedt hen gemak. Het is overzichtelijker en ondernemingen kunnen zich beter onderscheiden. Omdat je op het aanbestedingsformulier niet alles met vragen afdekt, bied je bedrijven ruimte om met ideeën te komen. Dan krijg je veel betere voorstellen uit de markt.”

Meer dan enkel pagina’s
Van der Meer en Smith werken inmiddels samen met de HIS voor het InterGov-programma, een SiR-variant waarbij verschillende overheden samen challenges uitzetten. Volgens hen is het aantal pagina’s niet het enige criterium om het aanbesteden voor startups aantrekkelijker te maken. “We wilden startups, naast Tenderned, via andere kanalen bereiken. We hebben de aanbesteding ook in het Engels opgesteld. We hebben de inzending op een simpele manier mogelijk gemaakt zonder ingewikkelde formulieren en taal. Als er een Europees Aanbestedingsdocument nodig is, dan proberen we dat ook zo veel mogelijk in te vullen voor de startups”, zegt Van der Meer.
Volgens haar is een toegankelijke aanbestedingsprocedure, en de rol die SiR daarin kan spelen, in een door corona geteisterde economie niet te onderschatten: “Het is nu nog relevanter. Startups hebben klanten nodig. SiR kan daarbij helpen.”

Vond je dit artikel interessant? Lees alle artikelen van: Rogier Boogers
Deel dit artikel

Er zijn nog geen reacties op dit artikel

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

*