Fouten maken mag: startups vragen lef van overheid


In een serie artikelen gaat platform Overheid op zoek naar de waarde van het programma Startup in Residence (SiR). Vandaag: SiR zit vol risico’s die een experimentele mentaliteit vragen van een organisatie. Hoe ziet dat lef eruit als de overheid samenwerkt met startups?

In een serie artikelen gaat platform Overheid op zoek naar de waarde van het programma Startup in Residence (SiR). In het kader van dit programma nodigen diverse overheden startups uit om innovatieve oplossingen te ontwikkelen voor maatschappelijke uitdagingen, die voortkomen uit landelijke, provinciale en regionale ambities. Lees hier het eerste artikel, hier het tweede, hier het derde, hier het vierde artikel, hier het vijfde artikel, hier het zesde artikel en hier het zevende artikel in deze reeks. Bekijk hier ook de MOOC over dit onderwerp, ontwikkeld in samenwerking met het ministerie van BZK.

Bij de aankondiging van de Agenda Digitale Overheid (NLDigibeter) wond staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) Raymond Knops er in 2018 geen doekjes om: “De overheid gaat op een andere manier werken. De luiken gaan open, we geven ruimte aan nieuwe initiatieven en gaan connecties aan met nieuwe partijen. We moeten niet bang zijn om fouten te maken. Dat hoort bij experimenteren. Zo komen we stap voor stap verder”.
De agenda, die elk jaar wordt vernieuwd, laat zien hoe het contact van de overheid met burgers en ondernemers slimmer, toegankelijker en persoonlijker kan. Onderdeel van NLDigibeter is SiR, de samenwerking met kleine ondernemingen die de overheid dwingt tot experimenteren. Het programma doet zo een beroep op het lef van gemeenten, provincies en het Rijk.

Durf bij aanbesteding
En lef toonde BZK toen het bij het eerste eigen SiR-programma in 2018 meteen koos voor een nieuwe vorm van aanbesteden: 3A4. Het experiment beoogde om overheidsorganisaties op drie kantjes hun aanbesteding te laten schrijven. Richard Lennartz, directeur Haagse Inkoop Samenwerking (HIS), koopt in voor zes departementen binnen het Rijk en ziet veel aanbestedingen langskomen. Juist bij die formulieren hoopt hij op meer durf. “Je merkt een veilige norm. Het is normaal dat je allemaal disclaimers opschrijft. Ambtenaren willen zich niet indekken, maar ze hebben toch het gevoel dat het zo hoort. Dat is gegroeid in twintig jaar, na de Bouwfraude. De markt werd toen claimgevoeliger. Er werden in de aanbesteding nog meer voorwaarden en eisen opgeschreven, wat niemand echt leuk vindt.”

‘Een ambtenaar die het anders wil doen, wordt teruggefloten’

Met het gebruik van 3A4 zorgde BZK al voor innovatie voordat het programma, dat zelf innovatie moet opleveren, goed en wel begonnen was. De papierwinkel werd voor startups bij het reageren op een challenge overzichtelijker. Inmiddels zijn veel andere organisaties ook overstag. Maar Lennartz wil meer. Ambtenaren die het lef hebben vooropgestelde formulieren links te laten liggen, moeten volgens hem de ruimte krijgen: “Veel organisaties hebben templates. Een ambtenaar die het anders wil doen, wordt teruggefloten. Uiteindelijk gaat het er dus om: zijn er mensen die het aandurven om templates aan de kant te zetten?”

Bestuurlijk lef
Dat lef werd ook bij startup officer Peter Elias en projectleider Marnix Heijsman van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) aangesproken. Maar misschien wel meer bij de managers binnen het departement die in 2017 het eerste SiR-programma van de Rijksoverheid de ruimte gaven, zegt Elias: “De grote durf kwam van de Directie Beschermen, Aanpakken en Voorkomen (BAV) van het Directoraat-Generaal Straffen en Beschermen. De directeur BAV Lisette de Bie was een driver, die durfde het aan om de zekerheid van vaste patronen te verlaten waarvan de uitkomst ongewis was. Dat was bestuurlijk lef. De rol van de eigenaar van een challenge, challenge owner, was nieuw. Hoe zou die rol zich verhouden tot het normale werkpatroon, tot de reguliere hiërarchie? Contracten waren niet dichtgetimmerd, werkprocessen nieuw, instrumentarium was in ontwikkeling en startups werken niet van negen tot vijf.”

‘Om te kunnen werken met startups moet je in je eigen organisatie ook een startupmentaliteit hebben’

SiR vroeg van JenV dus intern om een andere instelling. Het programma hielp zo ook de organisatieontwikkeling. “Om te kunnen werken met startups moet je in je eigen organisatie ook een startupmentaliteit hebben. Dus fouten snel vinden, snel benoemen, er snel van leren en tijdens de wedstrijd omschakelen en doorstarten. Dat stelt eisen aan bestuurders die moeten durven loslaten en aan ambtenaren die van gebaande paden moeten willen afstappen. Het moet normaal zijn om te experimenteren. Het enige voorspelbare aan zo’n traject is dat er zal moeten worden bijgeschakeld en dat de precieze uitkomst niet voorspelbaar is. Dit betekent ook dat je als challenge owner kort op de bal moet spelen én het hele veld moet overzien.”

Ver- en wantrouwen
JenV durfde het aan om met SiR van start te gaan, ook al was de manier waarop nog niet helemaal duidelijk. Heijsman: “Lisette de Bie zag dit programma als laying down tracks while building the bridges. We moesten de precieze routes nog uitstippelen en juiste tools ontwikkelen maar wilden die tijdens het proces ontdekken. Elke reis begint bij die eerste stap.” Nieuwe en betere oplossingen voor de maatschappelijke opgaven van het ministerie, gecombineerd met de mogelijkheid om samen met startups te leren, stonden voor De Bie hierbij centraal.

‘In het enthousiasme over een experiment of project kan er een fout doorheen glippen’

Voor het eerste programma zette JenV vier challenges uit. Drie weken voor de deadline was het aanbod van startups nog dun, waar Elias ‘enigszins’ onrustig van werd. Op de dag van de deadline kwamen nog veel voorstellen binnen. Na de selectie van de startups stuurde het ministerie de contracten op. Maar er was een bedrijf dat niks terugzond. “Die startup zei: ‘ik heb al een hand gegeven. Met zo’n dik contract voel ik mij gewantrouwd, niet vertrouwd’. Toen hebben we opnieuw gepraat en hen overgehaald mee te doen. We moeten ons aanpassen aan die mentaliteit. Geen dikke contracten met schijnzekerheden, maar de bereidheid in co-working maatschappelijke vraagstukken op te lossen”, zegt Elias.

Fouten rechtzetten
Een van de eerste startups bij JenV was Pandora Intelligence. Deze startup ontwikkelde een toepassing waarmee het levensverhaal van een verdachte in beeld wordt gebracht. Als onderdeel van het programma Koersen en Kansen was het een van de innovatieve projecten die een andere uitvoering van straffen onderzocht. Daar was de experimentele mentaliteit al aanwezig. Maar in het enthousiasme over het experiment glipte er een fout tussendoor, zegt beleidsmedewerker Lieke Schouwenaars: “We vormden een werkgroep met onder meer het Openbaar Ministerie en de Kinderbescherming. Maar we hadden de Rechtspraak niet uitgenodigd. Die had op het eind, in de korte tijd die ons nog restte, veel vragen. Ze hadden goede aanvullingen maar het kostte wel overredingskracht om ze ernaar te laten kijken. Je moet betrokkenen niet alleen identificeren maar ook nadenken hoe je die gaat betrekken. Wat betekent het als ik de een wel of niet uitnodig? Pandora Intelligence heeft veel tijd besteed aan overleg met andere organisaties, ook de Rechtspraak.”

Samenwerking gewoner, maar niet minder innovatief
De flexibele kaders waarbinnen startups bewegen en fouten snel (kunnen) worden rechtgezet, vragen van de overheid vertrouwen in de kunde en toewijding van deze bedrijven. Projectleider Heijsman (die na het interview overstapte naar de Inspectie Leefomgeving en Transport) geeft een voorbeeld: “Gisteren hebben startups via video hun voorstellen gepitcht. In zes gesprekken hebben we het geen één keer over geld gehad. Het gaat veel meer om concrete, innovatieve, creatieve oplossingen voor een probleem waarbij de opgave-eigenaar onderdeel van het proces is, dan om een standaardproduct tegen de laagste prijs.  De contracten zijn ook al een stuk kleiner. Hier heeft ons Inkoopuitvoeringscentrum ons enorm mee geholpen. Als ministerie kijken we veel meer of we vertrouwen hebben in een startup om vijf maanden mee samen te werken. De lessons learned uit drie edties SIR-programmeringen hebben er nu toe geleid dat we meerdere malen per jaar kunnen starten, er een permanente influx van challenges is en de samenwerking met startups gewoner wordt, maar niet minder innovatief.”

Vond je dit artikel interessant? Lees alle artikelen van: Rogier Boogers
Deel dit artikel

Er zijn nog geen reacties op dit artikel

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

*