Integriteit is geen gemakkelijk of populair gespreksonderwerp. Het wordt nogal eens gezien als een vaag, overbodig en bovendien belerend (moralistisch) onderwerp. Het gesprek starten over integriteit heeft daarmee iets weg van het geven van seksuele voorlichting: het is met ongemak omgeven, gaat gepaard met rode wangetjes, is niet gespeend van talrijke goedbedoelde waarschuwingen en qua boodschap wordt er iets verteld dat de meesten eigenlijk (stiekem) al lang weten (dan wel sterk vermoeden).
Daarom heb ik samen met een collega een kernachtige en praktische brochure geschreven met tips voor het communiceren over integriteit. De brochure kwam mede tot stand op basis van gesprekken en interviews met communicatie- en integriteitsprofessionals van verschillende organisaties. Enkele aspecten licht ik hier samengevat voor u uit.[1]
- Toon van de top
Het (top)management is een belangrijke cultuurdrager van de organisatie. Het signaal dat het in woord en daad afgeeft over het belang van integriteit is daarmee een belangrijke bron van communicatie. Het management dient niet alleen regelmatig aandacht te besteden aan integriteit, maar moet natuurlijk zelf ook het goede voorbeeld geven en zich bewust zijn van zijn voorbeeldrol. Hier geldt het adagium ‘acties spreken luider woorden’. Het voorleven van de organisatiewaarden, het zelf bespreekbaar maken van lastige integriteitsissues en het aanmoedigen van medewerkers om het thema integriteit aan de orde stellen zijn voorbeelden van hoe het management er aandacht aan kan schenken. - Helderheid
Helderheid en duidelijkheid zijn algemene voorwaarden voor goede communicatie en gelden natuurlijk ook voor integriteit. Een duidelijke kernboodschap, met een positieve toonzetting, in voor iedereen begrijpelijke taal, liefst met gebruik van herkenbare voorbeelden en helderheid over wat verwacht wordt, dragen eraan bij dat de communicatie zijn doel bereikt. Omdat communicatie een vak apart is het raadzaam om communicatieadviseurs te betrekken bij het communiceren over integriteit. - Natuurlijke momenten
Communiceren over integriteit kan op verschillende manieren en momenten. Een goede tip is om aan te sluiten bij ‘natuurlijke momenten’. Door het onderwerp integriteit op verschillende momenten onder de aandacht te brengen, raakt het steeds meer ingebed in de cultuur van de organisatie. Voorbeelden van natuurlijke momenten in de personeelscyclus zijn: de werving en selectie van nieuwe medewerkers; de introductiecursus; het afleggen van de eed/belofte; het afdelingsoverleg; functionerings- en exitgesprekken. Waar het op neer komt is frappez toujours, oftewel het steeds weer opnieuw herhalen van de boodschap. - Interne en externe communicatie
Communiceren over integriteit is niet alleen belangrijk voor de medewerkers van de organisatie maar ook voor externe belanghebbenden (zoals burgers, contractpartners, toezichthouders, etcetera). Omdat de grens tussen de organisatie en de buitenwacht minder scherp is geworden door het gebruik van sociale media, kan interne informatie snel naar buiten komen en vice versa.
Proactieve communicatie en consistentie tussen de interne en externe boodschap is daarom van belang. Dit geldt zeker voor communicatie over (vermoedelijke) integriteitsschendingen. Vertel wat er mogelijk aan de hand is, geef aan wat vervolgstappen zijn, neem de tijd voor gedegen onderzoek en zwicht niet voor mediadruk. Externe communicatie is overigens geen kwestie van vrijblijvendheid. Zo schrijven de Ambtenarenwet en de Modelaanpak basisnormen integriteit voor dat overheidsorganisaties jaarlijkse verantwoording dienen af te leggen over het door hen gevoerde integriteitsbeleid. - Toon en label
Als integriteit alleen wordt besproken als er dingen mislopen, dan krijgt het onderwerp, dat in essentie een positief begrip is, een negatieve connotatie. Dat kan tot gevolg hebben dat medewerkers het louter gaan associëren met schendingen, problemen, misstanden en alle andere dingen die niet mogen en ze zich er liever voor afsluiten. Kies derhalve voor een opbouwende, positieve invalshoek. En als integriteit binnen uw organisatie wordt gepercipieerd als een te beladen onderwerp kies dan voor een ander label, zoals: ethiek, goed bestuur, organisatiewaarden, of omgaan met dilemma’s.
Net als het geven van seksuele voorlichting is het communiceren over integriteit omgeven met ongemak. Dit ongemak treft niet alleen de zender van de boodschap, maar ook de ontvangers ervan. Het daarom maar achterwege te laten is echter geen optie. Zonder goede communicatie kunnen organisaties en hun leidinggevenden het belang dat zij hechten aan integriteit niet voor het voetlicht brengen, met alle gevolgen van dien.
Voetnoot
[1] De brochure is geschreven door: Hoekstra, A., & Verbraeken, K. (2023). Communiceren over integriteit: inzichten en tips voor integriteitsprofessionals. Den Haag: Huis voor Klokkenluiders. De volledige versie is te raadplegen via: https://www.huisvoorklokkenluiders.nl/Publicaties/brochures/2023/08/18/brochure-communiceren-over-integriteit.
