Hoe richt je een participatietraject zo in dat het past bij de diagnose van het probleem en bij de behoeften van de betrokkenen? Nog te vaak worden participatietrajecten opgezet zonder dat aan deze voorwaarden wordt voldaan. Een onderzoek van het Nederlands Platform Burgerparticipatie en Overheidsbeleid (NPBO), Public Mediation en Populytics moet handreikingen opleveren hoe dit beter kan. Het onderzoek heeft de naam fitting the forum to the fuss. Daarmee wordt bedoeld dat je goed naar een probleem of een conflict moet kijken om te zien op welke manier je dit het beste kunt oplossen.
Wouter Mensink verzorgt bij Public Mediation conflictbemiddeling en participatietrajecten en vertelt hoe het in de praktijk vaak gaat en hoe het beter kan. ‘Er wordt een participatieplan gemaakt en dat wordt vervolgens uitgevoerd. Maar vaak is er geen goede probleemdefinitie en wil niet iedereen hetzelfde. Een participatietraject wordt veel succesvoller als je van tevoren goed weet wat er aan de hand is. Neem daarom voor je begint meer tijd, doe vooronderzoek, kijk goed wie er allemaal betrokken kunnen raken en werk met de mogelijke betrokkenen samen om tot een goede probleemanalyse te komen.’
Kleine tweak
Als je eenmaal bent begonnen, blijkt dat een participatietraject niet statisch is. Mensen reageren op wat er gezegd of gedaan wordt. Dat betekent dat aanpassingen nodig kunnen zijn, of dat je activiteiten onderneemt die van tevoren niet waren ingecalculeerd. Mensink noemt als voorbeeld de participatie rond een dijkversterking. ‘Een punt kwam steeds terug: partijen praatten langs elkaar heen, de discussie bleef abstract en het werd niet duidelijk wat nu eigenlijk het probleem was. Het hielp enorm om samen ter plekke te gaan kijken wat er aan de hand was. Toen dat voor iedereen duidelijk was geworden, lukte het om in gesprek te gaan over oplossingen.’
‘Maak een wandeling om te zien waar het over gaat’
De les hiervan: de gespreksvorm paste hier niet goed bij. Pas door een andere aanpak te kiezen – in dit geval dus kijken naar de situatie – ontstond een basis om verder te praten. Mensink: ‘Het toont aan dat je gaande het proces tot andere werkvormen kunt komen. Door een kleine tweak bereik je soms veel en doe je recht aan het gevoel van deelnemers dat de vorm soms niet goed past. Het verandert ook de dynamiek van het proces door eens een keer met elkaar de deur uit te gaan in plaats van steeds in de standaard vergadersituatie te blijven zitten. Maak een wandeling om te zien waar het eigenlijk over gaat. Wat ook helpt is het gebruik van visuele hulpmiddelen, zoals kaarten en foto’s. Wees creatief!’
Vakmanschap
Je moet bereid zijn om tijdens het proces constant je aanpak bij te stellen om daarmee de slaagkans te vergroten. Dat hoeft niet om ingrijpende wijzigingen te gaan, heeft Mensink ervaren. ‘Het komt vaak aan op kleine bijstellingen; het is een kwestie van vakmanschap om daar oog voor te hebben.’ Om dat vakmanschap te vergroten is het ook goed als de begeleiders van participatietrajecten met elkaar in gesprek gaan. ‘Wissel ervaringen uit en kijk of je op basis daarvan dingen in je eigen situatie kan of moet aanpassen. En blik ook terug: ben je wel gelukkig met de gemaakte keuzes?’
Ook belangrijk is om je te realiseren dat een participatietraject uit meerdere fora kan bestaan. Jurriën Helwig, stagiair vanuit een onderzoeksmaster politieke communicatie aan de UvA: ‘Wij van Public Mediation praten met kleinere groepen mensen, Populytics houdt een online raadpleging onder een veel grotere groep mensen en zet de bewoner daarbij als het ware op de stoel van de beleidsmaker. Het is interessant om de verschillende uitkomsten te zien en die aan elkaar te koppelen.’
‘Een evaluatietool is lastig’
Mensink schetst de lagen waaruit een participatietraject kan bestaan. ‘Je kunt digitaal een brede raadpleging doen van een groot deel of zelfs alle inwoners van een gemeente; daarmee kun je duizenden mensen bereiken. In een burgerforum met 25 tot 30 mensen kun je een echte dialoog voeren, waarin ook de uitkomsten van het grotere online onderzoek aan de orde kunnen komen. Je kunt een klankbordgroep met belanghebbende organisaties inrichten, en een regiegroep met raadsvertegenwoordigers om politiek en bestuur bij het participatietraject te betrekken.’
Fora
Moet het zo? Zeker niet, reageert Mensink: ‘Nee, we onderzoeken juist de combinaties van fora, er is niet een beste manier om het aan te pakken. Kijk naar het probleem en naar de combinatie die daar het best bij past. Soms is misschien een forum al voldoende, soms heb je ze alle vier nodig. Soms kun je politiek en bestuur erbij betrekken, maar in andere situaties moet je ze misschien bewust op afstand houden.’ Helwig: ‘Het onderzoek moet duidelijk maken hoe je met de verschillende vormen kunt inspelen op de wensen van burgers.’
‘We willen het denkproces stimuleren en de sensitiviteit bevorderen’
Min of meer in lijn met de aanpassingen die tijdens een participatietraject wenselijk kunnen zijn, is ook het onderzoek onderweg enigszins aangepast. Mensink: ‘We hadden aanvankelijk het idee om een evaluatietool te maken, maar we hebben gemerkt dat dat lastig is. Je moet mensen meer meenemen in de stappen die nodig zijn voor een goed participatietraject, in het soort afwegingen dat ze moeten maken. Daarvoor is een kant-en-klare tool niet geschikt. Het document waar we mee komen is een hulpmiddel voor participatieprofessionals die trajecten willen organiseren of dat laten doen en een bestek voor een aanbesteding moeten opstellen. Wij leveren inzichten om na te denken over bijvoorbeeld de verhouding met de politiek. We kunnen niet zeggen hoe hun keuzes moeten uitvallen, maar we willen het denkproces stimuleren en daarmee de sensitiviteit bevorderen.’
Goed onderzoek vooraf
Het onderzoek levert uiteindelijk dus geen handleiding op met panklare recepten voor het opzetten van een participatietraject, maar maakt wel een aantal zaken duidelijk. Goed onderzoek vooraf waar de participatie precies over moet gaan helpt de deelnemers om beter beslagen ten ijs te komen. Anders gezegd: je kunt geen goed participatieplan maken voor je met de betrokkenen hebt gesproken. Bovendien voorkom je daarmee wantrouwen bij de deelnemers, die hebben dan niet het idee dat alles toch al is geregeld. Duidelijk is ook dat participatie niet in beton is gegoten, maar juist erg afhankelijk is van de situatie. Je moet dan ook bereid zijn om tijdens het proces aanpassingen uit te voeren. Veel werk? Mensink: ‘Uiteindelijk gaat het erom dat je verder komt.’
De onderzoeksresultaten zijn op 23 november gepresenteerd en bediscussieerd op de State of Conflict-conferentie (Doelenzaal, Universiteit van Amsterdam). Het onderzoek fitting the forum to the fuss is mogelijk gemaakt door de Hanzehogeschool Groningen, Erasmus Universiteit Rotterdam, het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Voor meer informatie, ga naar www.kennisknooppuntparticipatie.nl.
*Dit artikel verscheen oorspronkelijk in Publiek Denken 47: Burgerparticipatie.
Tekst: Maurits van den Toorn
Beeld: Hilbert Krane
